Review phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp tốt nhất hiện nay

Cửa hàng vật tư nông nghiệp thường có hàng trăm các loại hàng hóa như thuốc trừ sâu, phân bón, dụng cụ nông nghiệp hay cây giống trồng,... Nếu bạn đang gặp vấn đề trong việc quản lý và phân loại hàng hóa trong cửa hàng thì không nên bỏ qua giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp. Đây được xem là giải pháp công nghệ được nhiều chủ cửa hàng lựa chọn giúp đơn giản hóa các quy trình quản lý hàng hóa, tồn kho, công nợ,...

Tại sao phần mềm này trở thành yếu tố quan trọng đối với mỗi cửa hàng vật tư? Và đâu là phần mềm quản lý bán hàng vật tư nông nghiệp hiệu quả nhất? Cùng TPos tìm hiểu trong bài chia sẻ dưới đây nhé.

Vấn đề khó khăn trong quản lý bán hàng vật tư nông nghiệp là gì?

1. Làm sao để quản lý các loại hàng hóa, tồn kho?

Khi mở cửa hàng vật tư nông nghiệp có đa dạng các mặt hàng, loại sản phẩm được chia theo nhiều nhóm khác nhau như phân bón, chế phẩm sinh học, thuốc bảo vệ thực vật hay các loại giống cây trồng,...

Đặc biệt hơn, các sản phẩm vật tư nông nghiệp thường tương tự nhau với nhiều thương hiệu, giá cả,... Chỉ việc ghi chép để nhớ thôi cũng đã khá đau đầu rồi. 

Nếu không có phần mềm quản lý bán hàng vật tư, chỉ quản lý ghi chép bằng sổ sách thông thường sẽ rất dễ gây ra sai sót trong việc theo dõi hàng tồn kho của từng sản phẩm, cũng như thể biết hết hạn sử dụng, thông tin hàng hóa,... Và khi chỉ quản lý theo kiểu truyền thống, bạn sẽ không nắm bắt được hàng nào hết, mặt hàng nào còn tồn nhiều để lên kế hoạch nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời. Đây là một trong những lý do gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và chi phí của cửa hàng.

2. Những sai sót khi quản lý công nợ

Với các cửa hàng vật tư nông nghiệp, khách hàng sẽ thường không trả tiền hàng một lần, mà phải ghi nợ chia thành từng đợt trả hoặc đợi hết vụ mùa mới thanh toán hết cho bạn. Vì vậy, nếu chỉ quản lý công nợ bằng sổ sách hay excel trở nên khó  khăn hơn, khi tiền nợ ngày càng tăng dần. Việc này sẽ dễ gây nhầm lẫn, sai sót không đáng có.

Còn đối với công nợ của nhà cung cấp, bạn không thể kiểm soát được công nợ mà nhà cung cấp đưa ra liệu có khớp với những gì mà bạn ghi chú hay không. Những chứng từ được lưu trữ sẽ giúp bạn loại bỏ được tối đa các thiệt hại cho cửa hàng. 

3. Quy trình bán hàng thiếu chuyên nghiệp

Trong thời buổi cạnh tranh về chất lượng sản phẩm và phục vụ như hiện nay, việc thu hút khách hàng đã dần trở nên khó khăn hơn trong việc chiều lòng khách hàng. Nhiều cửa hàng vật tư khi mới khai trương đã hoạt động trên bờ vực thua lỗ, không đủ doanh thu, không đủ khách hàng,... 

Nguyên nhân chính có thể là do chất lượng sản phẩm, giá cả không hợp lý,... Nhưng có khi nào bạn đấy chưa phải là vấn đề chưa. 

Nếu bạn đã gặp tình huống như thế này: lúc ít khách hàng thì không sao nhưng lúc cửa hàng đông khách thì phải làm thế nào? Thao tác thực hiện chậm chạp của việc tiếp nhận khách theo cách truyền thống làm thời gian chờ lâu hay dễ nhầm lẫn đơn hàng khác, thanh toán nhầm lẫn cho khách. Chỉ riêng việc này thôi đã làm người đủ mệt và gây mất thiện cảm với người mua rồi. Không xử lý tốt trong việc quản lý bán hàng sẽ làm bạn thiếu chuyên nghiệp, dần mất điểm trong mắt khách hàng và dẫn đến mất doanh thu. 

4. Thiếu chính xác trong việc đánh giá tình hình kinh doanh

Nếu chỉ theo dõi tình hình buôn bán bằng cách ghi chép doanh thu, chi phí hàng ngày thì bạn sẽ không thể nào xác định được chính xác toàn bộ các khoản chi và thu trong một kỳ, một tháng hay một năm. Việc tính toán lợi nhuận thu được sẽ không đảm bảo được tính chính xác.

Điều này, bạn cũng đồng nghĩa với việc bạn khó đánh giá được chất lượng sản phẩm của từng lô hàng, thương hiệu, nhà cung cấp có bán chạy hay không để đưa ra được kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng vật tư nông nghiệp ngay bây giờ?

Trước đây, để giải quyết các vấn đề nêu trên, nhiều người sẽ chọn thuê các dịch vụ bên ngoài hay thuê thêm nhân viên trông coi sổ sách, ghi chép các giao dịch xảy ra. Các cách này trên cơ bản chỉ giải quyết được những khó khăn ở bước đầu, nhưng sẽ khiến cửa hàng phát sinh nhiều khoản chi phí. Thay vì vậy, tại sao bạn không đơn giản hóa những quy trình đó bằng cách sử dụng phần mềm quản lý vật tư nông nghiệp?

1. Quản lý cửa hàng một cách toàn diện

Một phần mềm cho nhiều tính năng quản lý cửa hàng, quản lý kho, quản lý nhân viên,... dữ liệu luôn được thống nhất, quy trình đơn giản, ít tốn thời gian mà còn tiết kiệm chi phí. 

Nhiều phần mềm quản lý được thiết kế theo quy trình hoạt động của các cửa hàng với quy mô lớn nhỏ khác nhau, hỗ trợ quản lý toàn diện mọi góc cạnh cho người dùng.

2. Quản lý tồn kho tránh được các thất thoát không đáng có

Với tính năng quản lý tồn kho được tích hợp trên hệ thống, sẽ giúp bạn quản lý được hàng tồn kho chi tiết và khoa học hơn. Bạn hoàn toàn không cần lo lắng đến tình trạng sai sót và thất thoát hàng hóa. 

Dù bạn ở bất cứ đâu vẫn có thể theo dõi được tình trạng hàng hóa của mình. 

3. Mọi tình hình kinh doanh đều được nắm bắt

 Doanh thu, chi phí, công nợ khách hàng, nhà cung cấp,... đều được thống kê rõ ràng trên hệ thống. Bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh ở mọi lúc mọi nơi, ở bất kỳ thời điểm nào để xem xét và đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất.

4. Giám sát được nhân viên

Nếu cửa hàng của bạn dùng cách quản lý truyền thống, buộc phải có nhân viên trực tại cửa hàng xuyên suốt 24/7 để kiểm soát tình hình kinh doanh thì phần mềm quản lý sẽ giúp bạn giám sát hoạt động của nhân viên cũng như tình hình kinh doanh tại nhiều chi nhánh ở mọi lúc mọi nơi. 

5. Tiết kiệm được chi phí thuê nhân viên

Khi phần lớn các khó khăn về quản lý tồn kho, quản lý công nợ, chăm sóc khách hàng,...của cửa hàng vật tư được phần mềm xử lý triệt để. 

Thay vì thuê đến cả chục nhân viên kiểm kê kho, nhân viên kế toán quản lý công nợ,... thì nay bạn chỉ cần thuê từ 2-3 người để theo dõi và giám sát công việc thông qua phần mềm mà thôi.

Giúp cửa hàng vật tư nông nghiệp tiết kiệm tối đa các chi phí.

6. Dễ mở rộng quy mô kinh doanh

Khi mọi việc quản lý được xử lý hiệu quả, bạn sẽ có nhiều thời gian để gặp gỡ các đối tác, trao đổi nhiều giao dịch làm ăn mới, và tính toán mở rộng quy mô kinh doanh.

Bằng việc kết hợp với phần mềm bán hàng, bạn có thể mở thêm nhiều chi nhánh mới mà không cần lo lắng về mặt quản lý đồng bộ các chuỗi với nhau.

TPos POS - Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp hiệu quả nhất được nhiều chủ cửa hàng tin dùng

Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp TPos POS là một trong những giải pháp công nghệ rất cần thiết đối với các cửa hàng kinh doanh vật tư. Các sản phẩm vật tư nông nghiệp hiện nay rất đa dạng về cả mẫu mã, chủng loại, thông tin và giá cả. Vì thế phần mềm TPos sẽ giúp hỗ trợ giải quyết các khó khăn trong việc quản lý, người bán hàng không cần phải lúc nào cũng ghi nhớ hết các mặt hàng mà vẫn có thể đảm bảo được hiệu quả tối ưu nhất.

>>Phần mềm quản lý bán hàng TPos POS - giải pháp quản lý tối ưu cho cửa hàng vật tư nông nghiệp mang lại hiệu quả tối đa nhất.

1. Quản lý hàng tồn kho

Ưu thế nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng vật tư TPos chính là quản lý xuất nhập tồn kho. 

Hệ thống sẽ lưu trữ được các thông tin hàng hóa, số lượng hàng tồn kho. Cập nhật liên tục các giao dịch xuất nhập vật tư nông nghiệp của cửa hàng. Cho phép chủ cửa hàng theo dõi được hạn sử dụng của từng sản phẩm khác nhau. Việc này góp phần đảm bảo tuyệt đối các sản phẩm bán ra đều chất lượng và an toàn theo quy định. 

Việc quản lý xuất nhập kho chính xác giúp bạn theo dõi được số lượng sản phẩm của từng nhà cung cấp và từng đó đánh giá được mặt hàng nào bán chạy hơn để lên kế hoạch nhập hàng thương hiệu đó. 

Đặc biệt, phần mềm quản lý vật tư nông nghiệp hoàn toàn có thể giúp bạn chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng chi nhánh, các kho hàng với nhau khi hết hàng. Việc này vừa nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng vừa không sợ bị nhầm lẫn số liệu giữa các kho. 

2. Quản lý bán hàng

Các cửa hàng vật tư nông nghiệp thường sẽ cần lưu trữ rất nhiều thông tin giao dịch, hóa đơn mỗi ngày. 

Tính năng bán hàng của phần mềm không chỉ giúp nhớ giá bán của vật tư mà còn lưu trữ các giao dịch, thông tin khách hàng, nhà cung cấp. 

Với việc kinh doanh đặc thù, bán cho người nông dân theo vụ mùa, bạn có thể thiết lập giá bán sỉ với số lượng lớn, đưa ra các chiết khấu thích hợp để thu hút khách hàng. Điều này có thể áp dụng khi bạn là đại lý cửa hàng vật tư nông nghiệp. 

Hệ thống còn tích hợp các thiết bị ngoại vi hỗ trợ bán hàng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy tính, máy POS, máy in,...

Hơn thế nữa, nhân viên chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch hoặc nhập mã sản phẩm trên máy tính là có thể tra được đơn giá, thông tin, số lượng sản phẩm và chương trình khuyến mãi. Tất cả sẽ được hiển thị trên giao diện máy tính, sau đó xuất hóa đơn nhanh chóng mà không làm mất thời gian của khách hàng hàng dù trong giờ cao điểm.

3. Quản lý công nợ 

Đặc thù của hình thức kinh doanh vật tư nông nghiệp đó là bán thiếu. Khi hoàn thành vụ mùa khách hàng sẽ thanh toán tất cả các chi phí đã nợ. Việc này buộc bạn phải ghi sổ để quản lý. 

Có rất nhiều cách để lưu trữ công nợ như ghi sổ sách, bảng tính excel,... tuy nhiên, việc này có thể gây ra các sai lệch, do khách hàng không chỉ mua một lần duy nhất, họ thường chia ra nhiều đợt, lúc này, việc nhập liệu và thực hiện công thức tính toán sẽ khó khăn hơn. 

Chính vì thế, phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp TPos đã phát triển tốt nhất tính năng quản lý công nợ không chỉ của khách hàng mà còn của nhà cung cấp. 

TPos giúp bạn theo dõi được công nợ theo chi tiết đơn hàng của từng khách hàng. Liên tục cập nhật và tính dồn các khoản nợ  mới. Từ đó, giúp bạn thu hồi nợ nhanh chóng và chính xác mà không gây ra bất kỳ tranh cãi nào với khách hàng.

Tương tự đó, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý công nợ của bạn về những lần nhập hàng hóa mới từ nhà sản xuất. Dễ dàng theo dõi tất cả các khoản công nợ theo từ lô hàng nhập về, để dễ đối chiếu với sổ sách từ nhà cung cấp.

4. Quản lý tình hình kinh doanh

Việc theo dõi và đánh giá được doanh thu, chi phí, lãi lỗ sau mỗi đợt bán hàng là yếu tố quan trọng để giúp bạn nhanh chóng lên được các chiến lược cải thiện và phát triển. 

Là một chủ cửa hàng, bạn hoàn toàn có thể theo dõi, giám sát và đánh giá được toàn bộ hoạt động thu chi, tình hình lãi lỗ của cửa hàng ở từng thời điểm ngay trên phần mềm quản lý bán hàng vật tư thay vì chỉ ngồi đợi kế toán tổng kết chốt sổ cuối kỳ. 

Phần mềm lưu trữ toàn bộ giao dịch phát sinh của cửa hàng, bạn sẽ lo lắng về các vấn đề sai lệch và thiếu sót.

Việc này không chỉ giúp bạn đánh giá chính xác hiệu quả của cửa hàng mà còn lên được kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn trong tương lai.

5. Quản lý nhân viên

Nhân viên sẽ được phân quyền trên hệ thống để thực hiện những nhiệm vụ nhất định. Chủ cửa hàng sẽ dễ dàng xem được năng suất, doanh số bán hàng của từng nhân viên, từ đó, đưa ra mức lương thưởng hợp lý. 

6. Quản lý thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng, mọi hoạt động giao dịch đều được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Bạn có thể tạo các chương trình tích điểm cho khách hàng thân thiết, với TPos bạn có thể thiết lập mức giá dành cho nhóm khách hàng thân thiết hay mua hàng với số lượng và tặng nhiều ưu đãi cho giá trị đơn hàng của họ.

7. Giao diện bán hàng

Giao diện đơn giản dễ sử dụng, chỉ cần được hướng dẫn 15-20 phút, một người không rành về công nghệ vẫn có thể sử dụng được dễ dàng. 

Bạn nhận được gì khi quyết định mua phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp của TPos?

Không những tối ưu được quy trình bán hàng với những tính năng quản lý nổi bật kể trên, bạn còn được tư vấn tận tình. Dù ở bất kỳ đâu, đội ngũ nhân viên của TPos luôn sẵn sàng đến tận nơi hỗ trợ, hướng dẫn và lắp đặt cho bạn.

Khi có sự cố thì bạn gọi ai? Bạn đừng lo lắng vì phần mềm được bảo hành trọn đời, mọi lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng đều được nhân viên TPos hỗ trợ khắc phục thông qua ultraview, teamview,... hoặc có thể tận nơi. 

Nếu vẫn chưa thực sự chắc chắn về phần mềm TPos, bạn hoàn toàn có thể đăng ký dùng thử 7 ngày để trải nghiệm toàn bộ tính năng. 

Tóm lại

Không thể phủ nhận vai trò của phần mềm quản lý vật tư nông nghiệp đối với quá trình hoạt động bán hàng. Với những chức năng tiện ích như trên, bạn hoàn toàn có thể thoải mái quản lý và kinh doanh cửa hàng vật tư nông nghiệp chỉ với một vài thao tác đơn giản. 

Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã nắm chắc được giải pháp công nghệ mới như phần mềm bán hàng TPos POS để có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh và loại bỏ được hầu hết các rủi ro trong quá trình kinh doanh của mình.

>>Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm một số hình thức khởi nghiệp nông nghiệp dành cho người ít vốn vô cùng hiệu quả.