Nội dung
Tiền là yếu tố cần thiết để bắt đầu một hoạt động kinh doanh, nhưng làm sao để quản lý dòng tiền hiệu quả thì rất khó để giải đáp. Đối với nhiều nhà quản trị tài chính thì việc quản lý nguồn tiền quyết định đến sự sống còn của cả doanh nghiệp, gắn liền xuyên suốt trong quá trình hoạt động.
Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ khái niệm cũng như cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh.
Quản lý dòng tiền là gì?
Khái niệm
Trước khi muốn biết quản lý dòng tiền là gì, bạn cần phải hiểu khái niệm thế nào là dòng tiền. Có thể hiểu đơn giản dòng tiền là sử chuyển động, sự lưu chuyển vào, ra hay thu, chi của các khoản tiền tệ trong một doanh nghiệp.
Vậy quản lý dòng tiền là cách thức quản lý dòng tiền ra, vào của doanh nghiệp hay nó là quá trình theo dõi, phân tích và tối ưu số tiền thu được bằng tiền mặt trừ đi các khoản chi phí tiền mặt. Là hoạt động hoạch định, quản lý các khoản thu - chi của cửa hàng.
Quản lý dòng tiền được xem là hiệu quả khi bạn có thể hạn chế hoặc làm chậm quá trình chi tiêu tiền mặt và huy động hoặc làm tăng các khoản thu về.
Mục tiêu chính của các doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh đó chính là tạo ra một dòng tiền dương hay nói cách khác là mong muốn nhận được tiền vào nhiều hơn dòng tiền ra. Vì vậy, việc quản lý, kiểm soát dòng tiền trong kinh doanh là vô cùng cần thiết.
Tầm quan trọng của quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp
Những lợi ích khi quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả:
Giúp quá trình kinh doanh ổn định và giảm thiểu chi phí
Dễ dàng chủ động trong việc sử dụng nguồn tiền khi cần cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở mỗi thời điểm.
Đối phó tốt hơn với những rủi ro trong kinh doanh hay những giai đoạn khó khăn không lường trước được.
Dễ dàng kiểm soát tránh thất thoát.
Giúp tiết kiệm tiền đầu tư khi đưa ra những đánh giá, lựa chọn phương án đầu tư phù hợp với dòng tiền dựa trên cơ sở phân tích khả năng sinh lời và mức độ rủi ro.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách chính xác và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp....
Dù là công ty lớn hay nhỏ thì việc quản lý nguồn tiền cũng là vấn đề quan trọng, đặc biệt khi dòng tiền vận động liên tục thì việc đảm bảo sự ổn định của nó quyết định mức độ an toàn và ổn định trong hoạt động kinh doanh. Những rủi ro về tiền đều khiến những nhà kinh doanh đau đầu, nhất là vấn đề chênh lệch và thất thoát không rõ nguyên nhân. Cùng tìm hiểu cách quản lý dòng tiền hiệu quả trong phần tiếp theo nhé.
Bật mí cách quản lý dòng tiền hiệu quả trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch dự báo dòng tiền theo thời gian
Cần dự báo dòng tiền thường xuyên và liên tục để kiểm soát, cân đối dòng tiền vào ra. Để quản lý dòng tiền hiệu quả và dễ theo dõi bạn nên lập một kế hoạch đơn giản ghi đầy đủ những dự kiến trong tương lai gần về những khoản tiền sẽ chi, khoản dự trù cho từng mốc thời gian cụ thể.
Việc dự báo dòng tiền cần đảm bảo chặt chẽ sự vào ra của nguồn tiền, hạn chế thiếu hụt. Quan trọng là đủ tiền để doanh nghiệp có thể vận hành được các hoạt động cơ bản.
Hãy bắt đầu bản kế hoạch dự báo dòng tiền bằng cách kiểm tra lượng tiền mặt đang có sẵn và các nguồn thu khác nhau.
Tiếp theo đói là dự đoán chi tiết những khoản tiền chi ra và thời gian cụ thể, mục đích chi trả cho các gì. Lên danh sách những khoản chi đáng kể trong kế hoạch dự báo dòng tiền. Ví dụ như tiền thuê mặt bằng, tồn kho, tiền lương, thuế, chi phí quảng cáo hay các khoản nợ cần thanh toán,...
Quản lý dòng tiền rạch ròi
Trong kinh doanh, không phải cứ nắm bắt được mình đang có bao nhiêu tiền và đã chi bao nhiêu là có thể quản lý tốt được nguồn tiền. Do hoạt động kinh doanh luôn diễn ra liên tục và mang tính chất khác nhau (như tiền hàng, tiền lãi, tiền rủi ro,...), vì vậy, việc quản lý dòng tiền theo từng nhóm khác nhau là rất cần thiết .
Với cách quản lý này, bạn không chỉ đảm bảo được tính ổn định cho hoạt động kinh doanh mà còn dễ dàng tính toán thu chi, lãi lỗ hoặc nắm bắt được những lỗ hổng trong dòng tiền.
Quản lý công nợ
Đa phần các doanh nghiệp sẽ có những khoản chiết khấu, ưu đãi cho khách hàng, chẳng hạn như việc bán thiếu để hỗ trợ khách mua nhiều hơn. Tuy nhiên, nếu khách hàng trả trễ hơn dự kiến sẽ khiến chủ doanh nghiệp không xoay vòng vốn kịp, cản trở cho việc lấy hàng tiếp theo hoặc các công việc đầu tư khác.
Khách hàng là tài sản lớn nhưng cũng cần phải lưu ý rằng nhiều khả năng họ sẽ trở thành tiêu sản của bạn. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ trước khi ra quyết định bán thiếu cho khách, hãy lựa chọn khách hàng có đủ năng lực kinh doanh và có khả năng chi trả cho đúng hạn.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên thiết lập các quy định về thanh toán khi mua bán, gắn liền với quy định Pháp luật để ràng buộc khách hàng.
Dự đoán trước nhu cầu và cân đối nhập hàng
Không phải tất cả các sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp đều được khách hàng chú ý đến. Việc này có thể khiến nguồn vốn của doanh nghiệp bị tồn đọng trong kho, làm chậm trễ hoạt động kinh doanh, không đủ vốn nhập thêm hàng đã hết,... Đặc biệt đối với những sản phẩm có hạn sử dụng việc tồn kho sẽ gây ra nhiều thiệt hại, mất uy tín với khách hàng,...
Vì vậy, việc nắm bắt nhu cầu khách hàng đối với từng loại sản phẩm. Khi nhập hàng không nhất thiết phải nhập tất cả sản phẩm với số lượng lớn, chỉ cần tập trung vào các mặt hàng được ưa chuộng nhiều hơn thôi.
Dự trù các khoản chi phí phát sinh
Một số lưu ý khi quản lý tiền mặt đó là luôn phải có một khoản dự trù các chi phí phát sinh, phòng những rủi ro không lường trước được.
Nếu bạn không lường trước khoản này, khi có rủi ro phát sinh sẽ khiến bạn xoay sở không kịp. Đây cũng chính là lý do vì sao hay xảy ra những cuộc khủng hoảng lớn trong nội bộ dù là công ty lớn hay nhỏ.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần dự trù các khoản đầu tư lớn. Nếu trong thời gian hoạt động, sẽ có những nhu cầu cần mở rộng quy mô kinh doanh hay việc đầu tư đáp ứng nhu cầu khách hàng. Bạn cần dự trù một khoản ngân sách riêng để đáp ứng kịp thời các nhu cầu này.
Thiết lập mục tiêu về doanh số
Việc lập ra mục tiêu về doanh số hàng tuần, hàng tháng,... sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn đang sở hữu một đội ngũ nhân viên, việc lập ra mục tiêu doanh số hàng tháng sẽ giúp bạn biết được năng lực của từng nhân viên, từ đó đưa ra các đánh giá xét thưởng hiệu quả.
Việc thưởng cho nhân viên theo doanh thu sẽ giúp họ tích cực và chủ động hơn trong việc bán hàng. Ngoài ra mục tiêu doanh số sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được chiến lược phù hợp để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh như các chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng,...
Các công cụ quản lý dòng tiền trong kinh doanh
Quản lý dòng tiền bằng sổ sách
Đây là các truyền thống vẫn thường dùng chủ yếu cho các cửa hàng nhỏ, lẻ hoặc các cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh. Vì số tiền thu chi không quá nhiều hơn nữa rủi ro không cao, vì vậy việc quản lý tiền theo cách ghi chép vẫn mang lại một số hiệu quả nhất định.
Kết hợp với việc quản lý hàng hóa, lượng chi tiêu được ghi ra và tổng hợp mỗi ngày để xem lãi lỗ thế nào. Tuy nhiên, hình thức quản lý dòng tiền này bị giới hạn bởi quy mô cửa hàng và rất mất thời gian trong việc tính toán, dễ dẫn đến nhiều sai lầm làm thất thoát tiền bạc. Hơn nữa nếu là mất sổ sách thì toàn bộ thông tin thu chi của cửa hàng cũng bị mất, đây chính là một rủi ro rất lớn.
Quản lý dòng tiền bằng excel
Quản lý dòng tiền bằng excel thường được dùng chủ yếu cho bên kế toán với cấu trúc theo bảng, tích hợp nhiều phép tính cho việc quản trị dòng tiền đơn giản. Đây là cách được sử dụng khá phổ biến đối với các cửa hàng có quy mô vừa hay có cả các cửa hàng lớn với mặt hàng kinh doanh có dòng tiền ổn định.
Việc quản lý tiền dựa trên bảng excel có các công thức được tính toán lập trình sẵn phục vụ cho việc quản lý chính xác hơn, đồng thời lưu trữ các thông tin giao dịch, lượng tiền thu chi hàng ngày.
Tuy nhiên, để sử dụng phương pháp này hiệu quả, bạn cần nắm được các cách tính, cách sử dụng hàm, cũng như tạo ra mẫu file excel quản lý dòng tiền một cách khoa học và tổng quan nhất.
Một bất cập đối với phương pháp này đó là người quản lý sẽ khó nắm bắt được tình hình kinh doanh khi không có mặt tại cửa hàng. Trong quá trình chỉnh sửa hay cập nhật dữ liệu mới nếu xảy ra mất điện hoặc thiết bị xảy ra sự cố thì toàn bộ quá trình tính toán dữ liệu sẽ bị mất.
Quản lý dòng tiền bằng phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ quản lý được nhiều chủ cửa hàng, doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm tích hợp đầy đủ các công cụ quản lý cho quá trình kinh doanh nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí.
Ngoài những tính năng cho quản lý dòng tiền, phần mềm này còn có thể quản lý hàng hóa, tồn kho, quản lý khách hàng, nhân viên và báo cáo,...
Đối với dòng tiền sẽ được ghi nhận chi tiết cho từng đơn hàng, tiền hàng theo từng nhà cung cấp, việc quản lý công nợ, trả lương cho nhân viên hay các chi phí phát sinh khác,... Bên cạnh đó khả năng tính toán cho đưa ra các báo cáo giúp người kinh doanh dễ dàng đánh giá được tốc độ thay đổi của dòng tiền, doanh thu, nắm bắt được những chi phí nào đang gia tăng, giảm thiểu thấp nhất mức độ rủi ro do thất thoát.
Hơn thế nữa, khi sử dụng phần mềm việc quản lý dòng tiền sẽ có khả năng đồng bộ thông tin bán hàng đa kênh. Nếu bạn có kết hợp bán hàng online thì việc kiểm soát dòng tiền sẽ dễ dàng hơn. Toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ từ thông tin khách hàng, đơn hàng, công nợ, doanh thu,... trên một giao diện hệ thống phần mềm. Như vậy sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát nhất về tình hình kinh doanh cũng như chi tiết dòng tiền theo từng kênh bán hàng riêng.
Đồng thời, các dữ liệu bán hàng sẽ được lưu trữ trên điện toán đám mây, luôn được bảo mật an toàn. Bạn có thể truy cập phần mềm để theo dõi việc bán hàng bất cứ nơi đâu, với mọi loại thiết bị từ máy tính, laptop, điện thoại thông minh,... Ngoài ra, cũng không cần phải lo lắng khi cửa hàng bị mất kết nối internet, các dữ liệu sẽ tự động đồng bộ và cập nhập ngay khi có mạng trở lại.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn quản lý kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Với TPos - phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý dòng tiền mạnh mẽ, hỗ trợ các shop lớn nhỏ, kiểm soát tiền, thu chi chính xác và thuận tiện.
Phần mềm bán hàng TPos giúp mọi giao dịch trong cửa hàng như bán hàng, nhập hàng,... sẽ được tạo thành các khoản thu chi tự động, cập nhật liên tục. Bên cạnh đó, báo cáo chi tiết với các số liệu cụ thể nguồn thu chi của từng chi nhánh, từng kênh bán hàng theo thời gian thực. Trong báo cáo kinh doanh, bạn không chỉ xem được tình hình bán hàng tổng quan của cửa hàng mà còn có thể lọc theo từng chi nhánh, theo nhân viên, theo khách hàng hoặc theo phương thức thanh toán,... Từ đó, bạn sẽ đánh giá được thu chi tiền cho những khoản nào, cụ thể là bao nhiêu và đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
Tóm lại
Bản chất của việc quản trị dòng tiền là hiểu rõ được công việc kinh doanh, tiếp cận được các nguồn vốn hoạt động kịp thời, áp dụng xây dựng kế hoạch và vận hàng công ty một cách chủ động.
Dòng tiền là nguồn sống của mọi mô hình kinh doanh. Quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh suôn sẻ mà còn là nền tảng để phát triển và mở rộng doanh nghiệp.
Hy vọng với những thông tin mà TPos chia sẻ trên đây đã mang lại nhiều kiến thức hữu ích cho các bạn.
