Nội dung
Một trong những cách tốt nhất để các cửa hàng, doanh nghiệp phục vụ tốt khách hàng của mình là đặt việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả trở thành ưu tiên chiến lược. Vậy trên thực tế quản lý chuỗi cung ứng là gì? Làm thế nào để đưa ra kế hoạch quản lý hiệu quả nhất? Bạn cần hiểu rõ được các giai đoạn, quy trình của mô hình này sẽ giúp bạn đưa ra được chiến lược quản lý phù hợp nhất tối ưu được chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh. Cùng TPos tìm hiểu các thông tin được chia sẻ dưới đây.
Quản lý chuỗi cung ứng là gì?
Quản lý chuỗi cung ứng (Supply chain management - SCM) là việc đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp để mọi quy trình diễn ra suôn sẻ hơn. Bao gồm: hàng tồn kho, nguyên liệu để sản xuất, nhà cung cấp nguyên vật liệu để sản xuất, nhà cung cấp hàng hóa, vận chuyển,... Là việc tối ưu hóa việc tạo ra sản phẩm và dòng chảy từ nguồn cung ứng nguyên liệu thô đến sản xuất, hậu cần và giao hàng cho khách hàng cuối cùng.
SCM bao gồm việc lập kế hoạch tổng hợp và thực hiện các quy trình cần thiết để quản lý sự di chuyển của vật liệu, thông tin và vốn tài chính trong các hoạt động như lập kế hoạch nhu cầu , tìm nguồn cung ứng, sản xuất, quản lý và lưu trữ hàng tồn kho, vận chuyển - hoặc hậu cần - và trả lại lượng dư thừa hoặc bị lỗi.
Quản lý chuỗi cung ứng dựa vào cả chiến lược kinh doanh, cần có quy trình nghiêm ngặt, phần mềm chuyên dụng và sự cộng tác để hoạt động, theo dõi và kiểm soát từng bộ phận trong chuỗi cung ứng nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh tế và chất lượng sản phẩm.
Bởi vì đó là một cam kết rộng lớn và phức tạp, mỗi đối tác - từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất và hơn thế nữa - phải giao tiếp và làm việc cùng nhau để tạo ra hiệu quả, quản lý rủi ro và thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi.
Ngoài ra, tính bền vững của chuỗi cung ứng - bao gồm các vấn đề môi trường, xã hội và luật pháp, ngoài mua sắm bền vững - và khái niệm liên quan chặt chẽ về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp - đánh giá tác động của một công ty đối với môi trường và phúc lợi xã hội - là những lĩnh vực quan tâm chính của các công ty ngày nay.
Tại sao quản lý chuỗi cung ứng lại quan trọng trong kinh doanh?
Quản lý chuỗi cung ứng rất quan trọng vì nó có thể giúp đạt được một số mục tiêu kinh doanh nhanh chóng. Ví dụ, kiểm soát các quy trình sản xuất có thể cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm nguy cơ thu hồi và kiện cáo đồng thời giúp xây dựng thương hiệu tiêu dùng mạnh.
Tiết kiệm chi phí: Mục tiêu bao trùm của SCM là hiệu quả cao hơn, nghĩa là tiết kiệm chi phí. Một công ty có thể dự đoán chính xác nhu cầu sẽ không chi tiêu quá mức vào hàng tồn kho. Điều đó cải thiện dòng tiền - ít tiền bị ràng buộc hơn trong các sản phẩm nằm trong nhà kho và các công ty nhận ra chi phí sản xuất, vận chuyển và vận chuyển hàng tồn kho thấp hơn . Bằng cách áp dụng các quy trình hiệu quả hơn, các doanh nghiệp cũng có thể tăng năng suất và giảm chi phí lao động.
Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: quản lý chuỗi cung ứng giúp giảm thiểu tình huống công ty hết sản phẩm phổ biến. Điều đó khiến khách hàng hài lòng và có thể lôi kéo họ mua hàng của bạn trong tương lai so với đối thủ cạnh tranh. Khi họ tối ưu hóa chuỗi cung ứng của mình, các tổ chức cũng có thể tìm cách vận chuyển sản phẩm nhanh hơn và tốn ít tiền hơn, có khả năng tiết kiệm được. Cuối cùng, tính minh bạch cao hơn cho phép khách hàng theo dõi trạng thái đơn đặt hàng của họ bất cứ lúc nào.
Ít vấn đề về chất lượng hơn: Nâng cao chất lượng hàng hóa và dịch vụ là một trong những mục tiêu chính của quản lý chuỗi cung ứng. Một công ty có thể đưa ra quy trình đảm bảo chất lượng tốt hơn hoặc thông báo rằng một nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển nhất định có tỷ lệ lô hàng bị hư hỏng cao hơn nhiều, sau đó làm việc với đối tác để khắc phục điều đó. Khách hàng rõ ràng sẽ đánh giá cao những cải tiến chất lượng đáng chú ý và nhóm dịch vụ đánh giá cao việc lấy lại thời gian và tiền bạc khi đã bỏ ra để giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng. SCM hiệu quả giảm thiểu việc thu hồi sản phẩm và các vụ kiện gây thiệt hại lâu dài cho danh tiếng thương hiệu của bạn.
Chuỗi cung ứng mạnh mẽ hơn, linh hoạt hơn: Các công ty thành lập SCM có tầm nhìn vào toàn bộ chuỗi giá trị của họ và có thể chia sẻ thông tin với tất cả các bên liên quan. Các giám đốc tài chính có thể định lượng tác động tài chính của việc nhà cung cấp đối mặt với tình trạng thiếu thành phần chính hoặc nhà bán lẻ thấy doanh số cho một sản phẩm nhất định giảm. Điều quan trọng là doanh nghiệp có thông báo trước để có thể phản ứng nhanh chóng và tránh giảm doanh thu hoặc tăng đơn đặt hàng bị bỏ lỡ cho khách hàng trong khi vẫn thông báo cho đối tác. Khả năng sang số nhanh chóng này đặt những người có chiến lược SCM rõ ràng vào vị trí tốt hơn nhiều nếu thiên tai, dịch bệnh, bất ổn kinh tế hoặc một sự kiện tương tự ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
Bền vững hơn: Một chuỗi cung ứng tối ưu hóa việc mua và sản xuất sẽ tạo ra ít chất thải hơn. Một kế hoạch nhu cầu chính xác giúp người mua chỉ mua những gì họ cần, có nghĩa là sẽ có ít hàng tồn kho hơn để xử lý. Nắm vững tính bền vững của chuỗi cung ứng và bạn sẽ sản xuất và vận chuyển ít mặt hàng không cần thiết hơn. Điều đó làm giảm dấu ấn môi trường của một doanh nghiệp, vốn ngày càng quan trọng đối với khách hàng - 81% người tiêu dùng toàn cầu trả lời khảo sát về tính bền vững của Nielsen cho biết việc các công ty giảm tác động của họ lên môi trường là rất quan trọng.
Tạo lợi thế cạnh tranh: Mục tiêu cuối cùng của các nỗ lực SCM là mang lại cho các công ty một lợi thế cạnh tranh rõ ràng. Những lợi ích được thảo luận ở trên có thể tách một tổ chức khỏi các đối thủ cạnh tranh, cho dù thông qua giá thấp hơn, trải nghiệm khách hàng đặc biệt, chuỗi cung ứng linh hoạt hơn - hay tất cả những điều trên. Và một khi doanh nghiệp đảm bảo vị thế ở hoặc gần đỉnh, doanh nghiệp đó sẽ giành được thị phần và theo dõi lợi nhuận tăng trưởng.
Nhìn chung, quản lý chuỗi cung ứng cung cấp một số cơ hội cho các công ty cải thiện tỷ suất lợi nhuận của họ và đặc biệt quan trọng đối với các công ty có quy mô hoạt động lớn và quốc tế.
Các giai đoạn trong hệ thống quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý chuỗi cung ứng là quá trình tích hợp quản lý cung và cầu, không chỉ trong tổ chức mà còn trên tất cả các thành viên và kênh khác nhau trong chuỗi cung ứng để chúng làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và hiệu quả nhất.
Có năm thành phần cơ bản trong hệ thống quản lý chuỗi cung ứng :
Lập kế hoạch
SCM bắt đầu với việc lập kế hoạch. Trước tiên, cửa hàng, doanh nghiệp phải xác định số lượng vật tư hoặc sản phẩm mà họ cần, thường bằng cách sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho giúp xây dựng dự báo chính xác và cung cấp phân tích chi tiết. Là một phần của quá trình này, SCM phải tìm ra lao động, vốn và đối tác mà SCM sẽ cần để đáp ứng nhu cầu dự kiến.
Tìm nguồn cung ứng
Đây là khi một cửa hàng, doanh nghiệp xác định các nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cần dựa trên kế hoạch của mình.
Trong nỗ lực xây dựng khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng , một nhà sản xuất có thể có nhiều nhà cung cấp cho một thành phần quan trọng, trong trường hợp một nhà cung cấp ngừng hoạt động hoặc giảm năng lực. Điều đó làm tăng thêm sự dư thừa nhưng có thể phải trả giá là phức tạp hơn. Quản lý các mối quan hệ dư thừa cũng nằm trong phần này của SCM.
Sản xuất
Ngay cả đối với các công ty thuê ngoài sản xuất hoặc mua toàn bộ hoặc một phần thành phẩm, đây là bước quan trọng. Công ty phải mua thành phẩm hoặc tất cả các bộ phận và nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất hàng hóa dựa trên kế hoạch nhu cầu của mình, kiểm tra chất lượng, sau đó đóng gói các mặt hàng để vận chuyển hoặc phân phối trực tiếp.
Giao hàng
Giao hàng là bước cuối cùng trong chuỗi cung ứng chuyển tiếp và kéo theo việc đưa hàng hóa hoặc dịch vụ đến tay khách hàng, cho dù là doanh nghiệp khác hay người tiêu dùng. Doanh nghiệp phải tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên các đơn đặt hàng để đảm bảo có thể đáp ứng các mốc thời gian giao hàng đã hứa và tránh các vấn đề về hạ nguồn, như các SKU có nhu cầu cao sắp hết hàng. Thành phần này cũng bao gồm lập hóa đơn và thu tiền từ khách hàng.
Hoàn trả
Vòng đời của sản phẩm không phải lúc nào cũng kết thúc khi người dùng cuối nhận được một mặt hàng. Đôi khi sản phẩm được gửi lại, cho dù do khách hàng không hài lòng, lỗi, tồn kho quá mức hoặc yêu cầu bảo hành. Sau đó, mặt hàng sẽ di chuyển qua chuỗi cung ứng ngược lại cho đến khi đến tay công ty chịu trách nhiệm hoàn lại tiền hoặc thay thế. Sau đó, công ty đó hoặc loại bỏ mặt hàng, sửa chữa hoặc trả lại hàng tồn kho sẵn có.
Một xu hướng gần đây là “hoàn tiền không đổi trả”, trong đó người bán trực tuyến xác định rằng họ sẽ tốn nhiều tiền hơn để nhận lại một món hàng so với số tiền mà nó có thể thu lại và chọn chỉ cần hoàn lại tiền và yêu cầu khách hàng giữ lại sản phẩm.
8 quy trình chuỗi cung ứng hoạt động
Mua hàng: Trước khi có thể sản xuất hoặc bán bất cứ thứ gì, doanh nghiệp cần phải mua nguyên vật liệu hoặc hàng hóa. Đó là nơi mà hoạt động mua hàng xuất hiện. Dựa trên kế hoạch và nhu cầu hiện tại, cửa hàng, doanh nghiệp sẽ gửi đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp và đảm bảo họ có thể đáp ứng các yêu cầu về số lượng và thời gian.
Sản xuất: Nếu tổ chức của bạn kinh doanh chế tạo, sản xuất ra mọi thứ, thì quy trình đó rõ ràng là một phần cơ bản của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng. Các nhà sản xuất phải lập kế hoạch vận hành sản xuất và đảm bảo họ có đủ năng lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu. Họ cũng phải theo dõi hàng hóa dở dang và hàng hóa đã hoàn thành.
Quản lý hàng tồn kho: Một cửa hàng hay doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình trạng của tất cả các thành phần và mặt hàng khi họ nhận, sử dụng và vận chuyển chúng ra ngoài. Nó cần biết thông tin chi tiết và vị trí của từng phần hàng tồn kho đến và đi khỏi cơ sở của mình. Quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc tối ưu hóa lượng hàng tồn kho để tăng lượng hàng tồn kho và giảm chi phí nắm giữ.
Quản lý đơn đặt hàng: Các công ty - cụ thể là các nhà bán lẻ - có thể nhận đơn đặt hàng qua nhiều kênh và cần có cách tổ chức chúng. Quản lý đơn đặt hàng bao gồm việc phân loại và ưu tiên các đơn đặt hàng và định tuyến chúng đến các vị trí thực hiện thích hợp, chẳng hạn như nhà kho hoặc cửa hàng bán lẻ trong khu vực. Hệ thống quản lý đơn đặt hàng cũng theo dõi các đơn đặt hàng khi chúng được hoàn thành và chuyển đến khách hàng.
Quản lý kho hàng: Mặc dù tương tự như quản lý hàng tồn kho, quản lý kho hàng tập trung vào sự di chuyển của hàng hóa trong kho và các quy trình công việc liên quan. Ví dụ: chỉ đạo nhân viên khi họ cất giữ sản phẩm đến và hoàn thành đơn đặt hàng của khách, đóng gói, vận chuyển - từng công đoạn được quản lý chỉn chu sẽ mang lại .
Dịch vụ khách hàng: Các doanh nghiệp phải thông báo cho khách hàng khi đơn đặt hàng của họ di chuyển qua chuỗi cung ứng. Cho khách hàng biết liệu bạn có thể đáp ứng yêu cầu của họ hay không, sau đó cung cấp cho họ cách theo dõi đơn đặt hàng trong thời gian thực. Một chuỗi cung ứng có hiệu suất cao đòi hỏi giao tiếp thường xuyên và nhất quán với các đối tác và khách hàng của bạn.
Hậu cần ngược: Trung bình khách hàng gửi lại 30% các giao dịch mua hàng trực tuyến, với tỷ lệ hoàn trả cao nhất là 50% đối với một số thương hiệu may mặc, các chuyên gia cho biết. Các công ty phải tìm ra những cách hiệu quả để xử lý các sản phẩm bị trả lại . Một đối tác trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối, hoặc khách hàng cuối cùng có thể bắt đầu quá trình này. Các nhóm SCM nên có chính sách rõ ràng về thời điểm được phép trả lại và các quy tắc nêu chi tiết khi nào nên trả lại hàng hóa để kiểm kê, sửa chữa hoặc tiêu hủy chúng.
Theo dõi hiệu suất chuỗi cung ứng: Các nhà lãnh đạo phải thiết lập các KPI của chuỗi cung ứng và các thước đo khác để hiểu liệu tổ chức của họ có đáp ứng các tiêu chuẩn về hiệu suất hoạt động hay không. Các chỉ số này phải được theo dõi trong thời gian thực và thường xuyên xem xét lại để tránh các vấn đề xuất hiện trong tầm ngắm. Các công ty có thể đo lường năng suất, chi phí, tỷ lệ lấp đầy, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và sự hài lòng của khách hàng.
Cách quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả dành cho cửa hàng
Phân khúc khách hàng dựa trên nhu cầu
Việc phân khúc khách hàng theo nhu cầu là yếu tố vô cùng quan trọng do không phải tất cả khách hàng đều có khả năng hay nhu cầu chi trả như nhau.
Việc phân khúc khách hàng theo nhu cầu đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu thật kỹ các nhu cầu, phân tích khả năng sinh lời của từng phân khúc, tính toán các khoản chi phí, lợi ích hay thậm chí là các dịch vụ chuyên biệt dùng để phục vụ cho từng nhóm khách hàng khác nhau.
Tìm hiểu dấu hiệu của thị trường
Việc này sẽ giúp chủ kinh doanh dễ dàng lên kế hoạch hoạt động phù hợp hơn. Để việc quản lý đạt được hiệu quả thì các bên tham gia cần phải biết quan sát và cập nhật thông tin. Từ đó, đưa ra các dụ báo về nhu cầu thị trường nhằm điều chỉnh và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
Việc xác định thị trường, nhu cầu khách hàng cũng là cơ sở giúp bạn hạn chế tối đa các nguy cơ hết hàng, cung cấp hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách kịp thời. Việc chia sẻ thông tin giữa các nhà sản xuất và nhà phân phối cũng là yếu tố quan trọng hỗ trợ việc đưa ra quyết định điều chỉnh chính xác hơn.
Tạo sự khác biệt trong sản phẩm đến gần hơn với khách hàng
Các nhà sản xuất cần phải cải thiện hơn về khả năng ứng biến khi thị trường thay đổi để đổi mới sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Nếu doanh nghiệp càng chậm trễ trong việc phân bổ, thì chuỗi cung ứng sẽ càng lưu trữ nhiều hàng hóa tồn kho hơn,.
Ngoài ra, cần chú ý đến thời gian kích hoạt sản xuất sản phẩm để đáp ứng nhu cầu phát sinh từ khách hàng hay cần thay đổi nguyên liệu tương ứng trong quá trình sản xuất.
Tìm kiếm và quản lý các nguồn cung hiệu quả
Tìm kiếm nhà cung cấp và quản lý các nguồn cung đúng cách sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các loại chi phí từ nguyên vật liệu, thành phẩm hay dịch vụ. Từ đó, gia tăng lợi thế cạnh tranh trong doanh nghiệp, giảm giá thành bán sản phẩm và tăng lợi nhuận. Lúc này, doanh nghiệp cần cân nhắc cách tiếp cận của mình với nhà cung cấp.
Ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng
Ứng dụng các giải pháp công nghệ vào mô hình chuỗi cung ứng là yếu tố rất cần thiết giúp quản lý được cùng lúc các chuỗi cung ứng, dòng lưu chuyển hàng hóa, thông tin sản phẩm,...
Đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa sản xuất vừa trực tiếp bán hàng, một hệ thống công nghệ là rất cần thiết. Phần mềm quản lý bán hàng hiện nay là giải pháp được rất nhiều chủ kinh doanh lựa chọn do tích hợp được các tính năng giúp tự động hóa mọi quy trình, hạn chế được các rủi ro không đáng có.
Với phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh của cửa hàng, toàn bộ chuỗi cung ứng từ nhập kho, bán hàng đến xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Xây dựng hệ thống thước đo hiệu quả trên nhiều kênh
Xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả là vô cùng cần thiết. Việc đánh giá sẽ giúp bạn xác định tình trạng kinh doanh, đưa ra những giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động quản trị chuỗi cung ứng.
Ví dụ về chuỗi cung ứng
Ví dụ về chuỗi cung ứng của Vinamilk
Làm thế nào để Vinamilk có thể kiểm soát hoạt động từ việc sản xuất cho đến phân phối tới tay người tiêu dùng khi có hơn 200 mặt hàng khác nhau? Để tránh bị phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu, Vinamilk đã tăng cường việc liên kết với nhiều đối tác cung cấp. Việc hợp tác với nhiều nhà cung cấp nguyên liệu sẽ giảm mức độ phụ thuộc, đảm bảo luôn để nguyên liệu để sản xuất.
Mặc dù Vinamilk có nhiều sản phẩm nhưng không phải bất cứ sản phẩm nào của họ cũng được khách hàng chào đón. Vì thế, Vinamilk luôn tập trung chủ yếu vào các sản phẩm sữa trong nước. Vinamilk cũng kiên quyết cắt bỏ các bộ phận làm ăn không tốt.
Chuyển quá trình hậu cần cho bên thứ ba, Vinamilk tập trung vào việc nghiên cứu và sản xuất ra sản phẩm còn việc phân phối hàng hóa sẽ giao cho bên thứ ba đến các đại lý, cửa hàng và đến người tiêu dùng. Điều này giúp họ tập trung vào nguồn lực tài chính và thời gian để tạo ra những sản phẩm chất lượng, phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Ví dụ về chuỗi cung ứng của Zara
Công ty may mặc Zara đã áp dụng chiến lược SCM nhắm mục tiêu cải thiện tính bền vững. Thương hiệu đã chuyển sang sử dụng bông hữu cơ và các vật liệu khác có dấu ấn môi trường nhỏ hơn. Công ty cũng có một đội xe chạy bằng dầu diesel sinh học để vận chuyển sản phẩm đến các kho và cửa hàng.
Zara sản xuất phần lớn quần áo mà hãng bán ra và họ đã tìm cách giảm thiểu chất thải từ quá trình sản xuất. Vì vậy, nó đã triển khai công nghệ giúp đo và cắt vải cho một loại quần áo nhất định theo cách lãng phí ít vải nhất có thể. Đến năm 2025, Zara đã cam kết sản xuất không có rác thải đổ vào các bãi chôn lấp và dựa vào các nguồn tái tạo cho 80% năng lượng được sử dụng bởi các cửa hàng, trung tâm phân phối và văn phòng của mình.
Kết luận
Quản lý chuỗi cung ứng rất quan trọng trong một hệ thống cửa hàng, doanh nghiệp. Với những chia sẻ trên TPos hy vọng đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích, giúp hiểu hơn về cách làm thế nào để quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả nhất.
