Nội dung
Nếu như bạn đang tìm hiểu cách quản lý bán hàng bằng excel thì đây chính là câu trả lời chính xác và đầy đủ nhất!
Đối với các bạn mới kinh doanh, bất kể bán online hay offline thì việc quản lý bán hàng bằng excel là điều hết sức cần thiết bởi nó giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian so với việc ghi chép tay vào sổ sách. Thông qua đó, bạn có thể quản lý hàng hóa xuất nhập tồn nhanh chóng hơn hết. Tuy nhiên, bạn cũng cần phân tích một số điều sau đây khi sử dụng excel để quản lý bán hàng.
Điều kiện cần để tiến hành quản lý bán hàng bằng excel
Tất nhiên là bạn cần có máy tính đã được cài đặt công cụ excel và bộ Office Microsoft sử dụng phiên bản 2007 trở lên, bạn đã có đầy đủ “dụng cụ” để quản lý hàng hóa của cửa hàng mình. Trong đó, những hàm cơ bản được dùng để tính hàng hóa xuất nhập tồn có thể là hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (lf), hàm tìm kiếm (Lookup),... Bạn cần tự trau dồi và học hỏi để có được những hiểu biết về excel. Nắm rõ chúng sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
Hướng dẫn cách quản lý bán hàng trên excel
Như đã nói trên, để thực hiện thao tác cách quản lý bán hàng bằng excel này, bạn cần nắm những hàm cơ bản nhất. Kế đó là tạo những danh mục thật logic để quản lý hàng hóa đơn giản là điều mà bạn có thể tận dụng thông qua công cụ này. Những danh mục bạn có thể tạo như:
Danh mục sản phẩm
Tạo danh mục chứa đầy đủ các sản phẩm sẽ giúp bạn nắm được toàn bộ sản phẩm của cửa hàng mình đồng thời quản lý sẽ nhanh chóng hơn. Những danh mục mà bạn nên tạo trong hàng hóa như: tên hàng hóa, loại hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng hàng đã nhập, hàng tồn.
Quản lý nhập - xuất - tồn kho bằng excel
Đương nhiên, đây chính là “thế mạnh” mà excel mang đến cho người dùng để quản lý hàng hóa. Những mục này có thể bao bao gồm những thông tin như: ngày phát sinh giao dịch, chứng từ đã giao dịch, mã hàng, tên hàng, số lượng hàng, đơn vị tính cho từng mặt hàng, đơn giá, thành tiền, ghi chú,... Riêng hàng tồn kho, bạn nên có thêm mục ngày tháng nhập hàng, thời hạn sử dụng (nếu có) để tiện cho việc thanh lý hàng.
Lập báo cáo hàng hóa bằng file excel
Muốn theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn trong cửa hàng, kho hàng của mình, bạn cần nắm một số hàm excel cơ bản như: Vlookup, SUM, SUBTOTAL, SUMIF, SUMIFS. Những hàm này có thể giúp bạn xem hàng hóa xuất nhập tồn dưới hình thức như một báo cáo hàng hóa chi tiết nhất.
Ưu nhược điểm của quản lý bán hàng bằng excel
Ưu điểm
Quản lý thông tin hàng hóa xuất nhập tồn chính xác và nhanh chóng hơn
Doanh thu, chi phí vận hàng được tính chính xác hơn, tránh nhầm lẫn, sai sót.
Tiết kiệm chi phí so với những phần mềm hiện có trên thị trường
Nhược điểm
Các thao tác trên máy tính có thể gặp phải tình trạng treo máy, đơ máy, khiến bạn mất nhiều thời gian. Trường hợp cửa hàng có nhiều khách nhưng lại xảy ra sự cố này, nhiều khả năng bạn sẽ quên hoặc thao tác thiếu trong việc trừ đi số hàng đã bán.
Yêu cầu người dùng phải có trình độ nhất định để có thể sử dụng thành thạo excel và quản lý thông tin, hàng hóa
Dữ liệu hoàn toàn tập trung tại máy tính, bạn không thể quản lý từ xa
Dữ liệu, thông tin nhiều khả năng bị mất do virus hoặc máy tính hư hỏng
Giới hạn chức năng quản lý bán hàng
Đây là một phương pháp đã cũ không còn hiệu quả nữa
Những lựa chọn khác để quản lý bán hàng
Với những bất tiện trên, sử dụng excel để quản lý hàng hóa vẫn chưa thể giúp bạn tối ưu thời gian quản lý bán hàng. Bên cạnh đó, vẫn có 2 cách khác giúp bạn quản lý hàng hóa mà không phải là excel.
Quản lý bằng sổ sách
Cách quản lý hàng hóa bằng phương pháp truyền thống chính là sự lựa chọn của những cửa hàng nhỏ, hàng hóa ít. Ghi chép sổ sách sẽ tránh được tình trạng máy bị treo, đơ máy. Bạn cũng không mất chi phí đầu tư máy tính để thực hiện trên excel. Tuy nhiên, nhược điểm của quản lý hàng hóa bằng máy tính chính là mất thời gian tính toán sổ sách thủ công, không đảm bảo số liệu chính xác, không tránh được những sai sót trong quá trình tính toán.
Quản lý bằng phần mềm quản lý bán hàng mang lại hiệu quả cao
Với những bất tiện mà hai cách quản lý trên đem lại, không thể giúp người dùng tiết kiệm thời gian, công sức, ngược lại còn khá rắc rối. Chúng tôi đưa ra thêm một giải pháp, giúp người dùng tiết kiệm thời gian, công sức hiệu quả: sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Một phần mềm không những có thể giúp bạn thống kê toàn bộ hàng hóa của mình mà còn tích hợp bán hàng đa kênh, quản lý tất tần tật mọi hoạt động bán hàng, cho bạn cái nhìn tổng thể về mọi hoạt động kinh doanh của mình.
Về việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng online vào công việc kinh doanh của cửa hàng, hiện nay được rất nhiều người hàng yêu thích. Lý do là vì nó giúp tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh, tránh được sai sót trong các khâu bán hàng và giúp tăng doanh thu lợi nhuận cho cửa hàng. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng nhưng TPos vẫn là phần mềm được ưa chuộng nhiều nhất. Lý do là vì:
Trên đây là chia sẻ cách quản lý bán hàng bằng excel và một số gợi ý về quản lý bán hàng khác bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích, giúp việc quản lý bán hàng của bạn đạt được hiệu quả nhiều hơn. Chúc bạn ngày càng thành công và mở rộng quy mô kinh doanh của cửa hàng mình.
