Nội dung
Quản lý đơn hàng là một công việc vô cùng quan trọng đối với các chủ cửa hàng đang kinh doanh online. Đây là một công việc không hề dễ dàng, nó có ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy bạn cần nắm vững các cách quản lý đơn hàng để việc kinh doanh có thể thuận lợi phát triển.
Quản lý đơn hàng là gì?
Mỗi khi bạn đặt hàng tại một cửa hàng, sẽ có một quy trình chạy ẩn cho đến khi bạn cuối cùng nhận được đơn mua hàng của mình. Quá trình này được gọi là quản lý đơn hàng, về cơ bản các chủ cửa hàng sẽ là người theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng và xử lý các bước liên quan để giao tận tay đến cho khách hàng. Quá trình này thường bao gồm chấp nhận đơn đặt hàng, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng được khách yêu cầu trong đơn đặt hàng. Cuối cùng là theo dõi chúng cho đến khi chúng được khách hàng ký nhận.
Quy trình quản lý đơn hàng online đúng chuẩn
Quy trình quản lý đơn hàng online bắt đầu ngay sau khi khách hàng đặt hàng và thanh toán. Thông tin của đơn đặt hàng sẽ được gửi đến kho của cửa hàng, nơi đây nhân viên quản lý kho sẽ lấy hàng, đóng gói cẩn thận và vận chuyển. Quá trình kết thúc khi khách hàng xác nhận đã nhận được sản phẩm.
Hầu hết các quy trình quản lý đơn hàng chuẩn có thể được chia thành 3 giai đoạn: nhận đơn đặt hàng của khách, hoàn thành đơn đặt hàng và xử lý các quy trình sau bán hàng. Chi tiết cách hoạt động của từng giai đoạn là:
Giai đoạn 1: Nhận đơn yêu cầu của khách hàng
Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý đơn hàng là khi khách đã đặt hàng và lựa chọn hình thức thanh toán xong, đối với các chủ cửa hàng nhỏ không sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, lúc này sẽ phải có thêm công đoạn nhân viên gọi điện lại xác nhận đơn hàng. Sau khi hoàn tất, thông tin chi tiết về việc mua hàng sẽ được chuyển đến kho hàng của để nhân viên kho có thể tiếp nhận thông tin và bắt đầu chuẩn bị các sản phẩm có trong đơn hàng.
Giai đoạn 2: Thực hiện đơn đặt hàng
Trong giai đoạn thứ hai, bạn sẽ tiếp nhận thông tin và hoàn thành đơn đặt hàng cho khách hàng. Giai đoạn này có thể được chia thành 2 bước như sau:
Bước 1: Lấy hàng và đóng gói
Việc thực hiện đơn đặt hàng bắt đầu với quá trình lấy hàng, trong đó các mặt hàng được lấy từ kho. Các nhà kho thường được xếp bằng các giá kệ chứa các loại sản phẩm khác nhau, do đó nhân viên kho cần có khả năng lựa chọn đúng mặt hàng để đóng gói hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sau khi các mặt hàng đã được đóng gói kỹ lưỡng nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho và giao đến đơn vị vận chuyển
Bước 2: Vận chuyển
Sau khi đã đóng gói đơn hàng, bước tiếp theo là chuyển hàng. Nhân viên vận chuyển sẽ đính kèm nhãn vận chuyển và hóa đơn áp dụng vào đơn đặt hàng. Gửi email xác nhận giao hàng và theo dõi đơn hàng cho khách hàng.
Giai đoạn 3: Xử lý các quy trình sau bán hàng
Giai đoạn cuối cùng của quản lý đơn hàng là xử lý các quy trình sau bán hàng. Các doanh nghiệp sẽ liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi và đảm bảo rằng khách hàng hài lòng với việc mua hàng của mình, đồng thời giải quyết các trường hợp trả lại hàng và hoàn lại tiền nếu khách hàng không hài lòng.
Cả ba giai đoạn này sẽ cùng nhau tạo nên một quy trình quản lý đơn hàng chuẩn điển hình. Tuy nhiên bạn có thể tùy chỉnh chiến lược quản lý đơn hàng để phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình. Quản lý đơn hàng cũng có thể áp dụng cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thay vì hàng hóa, mặc dù quy trình này hơi khác một chút.
Ví dụ: Nếu một công ty cung cấp phần mềm. Thay vì phải đóng gói và vận chuyển sản phẩm, thì công ty sẽ phải xác nhận yêu cầu của khách hàng sau đó thiết lập nó trên điện thoại hoặc máy tính của khách hàng. Cuối cùng là hướng dẫn sử dụng và lắng nghe ý kiến từ họ.
Cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất
Hiện nay có nhiều doanh nghiệp dùng các phương pháp thủ công để quản lý đơn hàng, điều này không phải là vô nghĩa. Nhưng với sự phát triển của công nghệ, việc bạn cố gắng hoàn thành tốt từng đơn hàng sẽ khiến bạn tụt hậu hơn so với các doanh nghiệp khác.
Vì vậy để có thể phát triển vững mạnh các doanh nghiệp cần phải thay thế phương pháp quản lý thủ công bằng các cách quản lý thông minh từ phần mềm. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí cho nhân lực và đảm bảo được quá trình vận hành được diễn ra suôn sẻ.
Những lợi ích khi quản lý đơn hàng bằng phần mềm
1. Tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho cửa hàng
Những công việc trong quy trình quản lý đơn hàng từ tạo đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, đóng gói sản phẩm, vận chuyển đơn hàng đến việc xử lý tiền hoàn lại sẽ được thực hiện dễ dàng với phần mềm quản lý đơn hàng. Do đó bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí thuê nhân viên thực hiện các công việc này.
Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm để quản lý đơn hàng, hàng hóa sẽ được quản lý một cách chi tiết và chính xác. Người dùng có thể dễ dàng kiểm tra và theo dõi, từ đó có thể loại bỏ những tổn thất không đáng có trong quá trình kinh doanh.
2. Giúp quy trình bán hàng diễn ra thuận lợi, không sai sót
Bây giờ, hãy tưởng tượng rằng doanh nghiệp của bạn đang thành công. Bạn có rất nhiều đơn hàng đến từ khắp nơi trên thế giới thông qua nhiều kênh bán hàng khác nhau. Nếu không có phần mềm bạn chậm trễ hoặc xử lý sai lầm khách hàng sẽ phàn nàn về thời gian giao hàng và yêu cầu hoàn lại tiền, ảnh hưởng nhiều đến danh tiếng của cửa hàng
Khi sử dụng phần mềm bán hàng bạn sẽ tránh được những sai lầm khi xử lý khối lượng lớn đơn đặt hàng có mức độ phức tạp cao. Khách hàng sẽ nhận đúng đơn hàng một cách nhanh nhất. Qua đó giúp quy trình bán hàng của doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi hơn và tạo được uy tín trong mắt khách hàng.
3. Quản lý vận chuyển dễ dàng và tiết kiệm
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có liên kết với đơn vị vận chuyển, giúp các doanh nghiệp có thể giao hàng nhanh chóng trên toàn quốc. Các chủ doanh nghiệp giờ đây sẽ không còn phải tốn công sức và thời gian để tìm kiếm các đơn vị ship hàng như trước nữa.
Nhiều phần mềm quản lý bán hàng có liên kết với các đối tác vận chuyển, giao hàng nhanh toàn quốc. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể tiết kiệm tối đa thời gian, công sức cho việc tìm kiếm hay gọi ship thuê ngoài mà không khỏi lo lắng về các vấn đề có thể xảy ra.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ đưa ra nhiều đối tác vận chuyển uy tín và bạn có thể lựa chọn đơn vị phù hợp với mình.
4.Dịch vụ khách hàng tốt hơn
Phần mềm quản lý đơn hàng không chỉ giúp các doanh nghiệp bán hàng dễ dàng hơn nhiều và hoạt động kinh doanh hàng ngày hiệu quả hơn mà nó còn làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Khi khách hàng nhìn thấy đơn đặt hàng của họ được nhập ngay trước mắt, họ biết đơn hàng của họ đang trong tình trạng nào, đã được vận chuyển đến đâu, điều này sẽ làm họ sẽ cảm thấy hài lòng ngay lập tức cũng như cảm giác thoải mái khi biết mọi thứ đang hoạt động ra sao. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, khách hàng sẽ tự động nhận được email xác nhận đơn hàng ngay sau khi đơn hàng được đặt thành công.
5. Xem báo cáo kiểm tra tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi
Các phần mềm quản lý đơn hàng hiện nay còn một tính năng thông minh nữa là là có thể tích hợp với điện thoại. Do đó, nó có thể gửi báo cáo, hoặc bạn cũng có thể chủ động xem báo cáo, tình hình kinh doanh cửa hàng mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động của mình. Từ đó giúp chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình kinh doanh của cửa hàng mình và kịp thời đưa ra các phương pháp xử lý.
Với phần mềm quản lý đơn hàng TPos sở hữu tất cả những tính năng ưu việt trên, giúp bạn tối ưu trong việc quản lý bán hàng, thúc đẩy doanh thu. Hiện nay, với việc đăng ký dùng thử miễn phí, bạn hoàn toàn có thể trải nghiệm các tính năng quản lý cửa hàng tuyệt vời của TPos. Ngay bây giờ hãy cùng TPos trải nghiệm ngay tại đây các bạn nhé.
