Nội dung
Quản lý hàng tồn kho là một hoạt động rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào có sản phẩm để bán. Nếu bạn mới bắt đầu với một số lượng nhỏ sản phẩm mà không có nhiều biến thể, Microsoft Excel là một công cụ tốt cho người mới bắt đầu để tạo mẫu danh sách hàng tồn kho. Vậy đâu là cách quản lý hàng hóa bằng Excel hiệu quả?
Việc sử dụng hiệu quả Excel để quản lý hàng tồn kho trực tuyến đòi hỏi thời gian và việc thiết lập các mẫu chính xác ngay từ ban đầu là rất quan trọng. Trong bài đăng này, TPos sẽ cung cấp cho bạn các mẹo về xây dựng và cách quản lý kho bằng Excel hiệu quả, chính xác.
Ưu và Nhược điểm của cách quản lý hàng hóa trên excel là gì?
Ưu điểm
Ưu điểm lớn nhất đó chính là miễn phí, không tốn kém khi tải xuống các bảng tính miễn phí hoặc chi phí thấp. Đối với các bản excel online, còn khi cài vào máy tính phần mềm excel của Microsoft Office bạn cần phải trả phí dùng hàng năm nhưng không cao.
Bạn có thể làm được làm được rất nhiều báo cáo phục vụ cho việc quản lý.
Có thể tùy chỉnh - Thêm hoặc xóa cột và sử dụng công thức. Bạn có thể thao tác trực tiếp trên cơ sở dữ liệu để sửa đổi các giao dịch nhập xuất, thông tin về hàng hóa, khách hàng,... Hoặc tạo thêm các báo cáo theo nhu cầu thực tế ở từng thời điểm. Mức độ tùy chỉnh này có nghĩa là các doanh nghiệp có thể tạo ra một công cụ quản lý hàng tồn kho hoàn toàn phù hợp với nhu cầu chính xác của họ, có lẽ mà không cần thực hiện các thỏa hiệp lớn trong quá trình thực hiện.
Có thể chia sẻ - Tải tài liệu lên bộ nhớ đám mây như Dropbox hoặc Google Docs và chia sẻ nó với nhóm của bạn. Điều này có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể truy cập bảng tính của bạn ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Nhược điểm
Hầu hết các bảng tính Excel bắt đầu hoạt động dưới dạng tài liệu có thể quản lý được. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các cột và hàng trên bảng tính của bạn cũng vậy. Tất cả chúng ta đều đã thấy những bảng tính khó sử dụng ngoài kia, những bảng tính chạy hơn 100 cột và 1000 hàng. Những trang tính này là cơn ác mộng đã trở thành hiện thực, những tài liệu có khả năng làm nghẹt máy tính của bạn mỗi khi bạn cố gắng tải một trang.
Tất cả đều mất thời gian để tạo bảng tính, nhập công thức và thêm dữ liệu. Duy trì bảng tính là một thời gian khác. Cần có thời gian để tạo hoặc điều chỉnh các công thức và tăng chức năng bảng tính để phù hợp với sự phát triển kinh doanh của bạn.
Nếu bạn xóa nhầm hoặc thay đổi thông tin trên bảng tính, việc khôi phục nó có thể không dễ dàng.
Hạn chế - Không giống như phần mềm quản lý hàng tồn kho quét mã QR và mã vạch và nắm bắt dữ liệu mà chúng cung cấp, bảng tính kiểm kê Excel yêu cầu nhập thủ công. Và bạn sẽ không có dữ liệu thời gian thực. Và việc nhập liệu thủ công vẫn thường xuyên xảy ra sai số và phải kiểm tra thường xuyên.
Làm thế nào để sử dụng Excel quản lý hàng tồn kho?
Theo dõi hàng tồn kho bằng cách sử dụng Excel có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn. Bạn có thể thêm vô số danh mục, các sổ làm việc khác nhau, các công thức phức tạp để tính toán và hơn thế nữa.
Chìa khóa để tận dụng tối đa Excel như một công cụ quản lý hàng tồn kho là tìm ra các chi tiết phù hợp để theo dõi cũng như các danh mục bạn sẽ sử dụng để tách dữ liệu của mình.
Dưới đây là một số gợi ý về những thứ cần theo dõi:
Mô tả
Mã số mã vạch hoặc mã QR
Mã hàng
Vị trí
Số thùng
Các đơn vị
Số lượng
Sắp xếp lại số lượng
Trị giá
Giá trị hàng tồn kho
Đây là những gợi ý. Hãy xóa những thứ không liên quan đến doanh nghiệp của bạn hoặc thêm các mục bổ sung mà bạn muốn theo dõi. Những danh mục cụ thể này sẽ cung cấp cho bạn nền tảng vững chắc để xây dựng bảng tính quản lý hàng tồn kho của mình.
Một số phép tính thường được sử dụng nhất trên bảng tính kiểm kê Excel là gì? Hãy thử những điều này để bắt đầu:
Số lượng trong kho
Chi phí mua hàng
Giá trị hàng tồn kho
Số lượng sắp xếp lại
Giống như theo dõi dữ liệu của bạn, đây là những đề xuất cơ bản. Bạn có thể tùy chỉnh và cấu hình nó để làm hầu hết mọi thứ. Nếu có các phép tính khác mà bạn thấy có giá trị để quản lý khoảng không quảng cáo của mình, hãy thêm chúng vào trang tính của bạn.
Điểm hấp dẫn thực sự của Excel là nó cho phép bạn xây dựng chính xác những gì bạn muốn, thay vì cố gắng đưa các nhu cầu cụ thể của bạn vào một chương trình có thể có hoặc không có các tính năng chính xác mà bạn đang tìm kiếm.
Các bước quản lý kho bằng Excel
Cách tạo file quản lý kho bằng excel - Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu
Bước 1: Mở và tạo một file mới.
Bước 2: Bạn tạo các sheet mới tên từng sheet là: TỔNG HỢP, NHẬP, XUẤT, DANH MỤC, BÁO CÁO.
Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet.
Cách làm file Excel xuất nhập tồn kho như sau:
Tạo sheet NHẬP
Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng (nhập hàng), Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp
Bạn cũng có thể thêm các cột như: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.
Tạo sheet XUẤT
Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng (xuất hàng), Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Khách hàng.
Cũng như trên, bạn có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.
Tạo sheet DANH MỤC
Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm. Đây là nơi lưu trữ các thông tin chung về hàng hóa bao gồm tên hàng, mã hàng, ĐVT,...
Khi thực hiện nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị các thông tin lưu trữ liên quan.
Ví dụ: Nhập mã hàng XYZ thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục chính xác lên để ta bán. Việc này sẽ giúp bạn đỡ mất thời gian trong việc nhớ thông tin.
Tạo sheet BÁO CÁO
Đối với các file quản lý bằng Excel, thông thường chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.
Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu. Còn đối với báo cáo Xuất - Nhập - Tồn sẽ bao gồm: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và tồn cuối
>> Chủ shop có thể download mẫu quản lý kho bằng Excel miễn phí này 3 Mẫu file quản lý kho bằng excel.rar để hỗ trợ công việc quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng hiệu quả hơn.
Sử dụng công thức để tính toán
Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho. Nhiều người nghĩ là phải học Excel thật siêu thì mới làm được phần quản lý kho hàng. Tuy nhiên, trên thực tế với các hàm Excel phổ biến, bạn có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc trong việc quản lý.
Với 1 file Excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, ngoài các công thức cơ bản như cộng, trừ nhân, chia, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:
Hàm Vlookup: hàm tìm kiếm theo cột.
Khi nhập, xuất bạn chỉ nhập thông tin mã hàng là đủ. Vì khi dùng hàm Vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang, các thông tin liên quan khác về tên hàng và đơn vị tính, giá… sẽ tự động hiển thị.
Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan trọng dùng để tính tổng có điều kiện.
Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: với từng mã hàng. Từ đó, xác định được số tồn cuối kỳ.
Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không. Khi viết hàm Vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.
Vấn đề phát sinh khi dùng Vlookup ở dòng chưa có dữ liệu tên hàng thì sẽ trả về #N/A
Khi dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A làm cho file Excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.
Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi.
Ví dụ: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán
Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán
Trên đây là những cách quản lý kho bằng Excel cơ bản. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ với số lượng hàng ít. Nếu cửa hàng của bạn có quy mô lớn hơn thì tốt nhất là bạn sử dụng giải pháp thay thế đó là phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán hàng và quản lý tồn kho.
Giải pháp thay thế Excel tiết kiệm thời gian - Phần mềm quản lý bán hàng
Đối với các công ty lớn hơn với nhiều kho hàng, sử dụng Excel không còn là một lựa chọn. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng nhận thấy rằng việc nhập dữ liệu trên bảng tính tốn nhiều công sức và có khả năng xảy ra sai sót cao do con người gây ra.
Do đó, hiện nay nhiều chủ cửa hàng, doanh nghiệp đã và đang dẫn chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm bán hàng offline để quản lý kho hàng hiệu quả hơn thay vì chỉ sử dụng excel dễ xảy ra lỗi không đáng có. Tùy chọn ưu tiên cho những người dùng này là giải pháp phần mềm tự động hóa nhiều tác vụ cần thiết để giải quyết nhu cầu kinh doanh và theo dõi hàng tồn kho.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho đơn giản hóa quy trình. Một số tính năng bao gồm:
Quét và tải lên mã QR và mã vạch cũng như chi tiết sản phẩm liên quan của chúng.
Hệ thống cập nhật nhanh chóng số lượng hàng xuất - nhập - tồn kho.
Cập nhật chính xác tình trạng của hàng hóa có trong kho.
Chế độ xem có thể tùy chỉnh, có thể sắp xếp.
Các công thức và phép tính tích hợp sẵn.
Cung cấp các báo cáo từ tổng quan đến chi tiết của từng kho và sản phẩm.
Dữ liệu thời gian thực được lưu trữ an toàn và dễ dàng đồng bộ hóa, truy xuất và chia sẻ.
Phần mềm quản lý kho tự động hóa rất nhiều quy trình quản lý hàng tồn kho cho người dùng sau khi khởi chạy phần mềm ban đầu. Excel yêu cầu một cách tiếp cận thực tế hơn.
Trước khi bạn bắt đầu nhập dữ liệu trong Excel, tại sao không kiểm tra ứng dụng quản lý hàng tồn kho? Bắt đầu với bản dùng thử miễn phí của Phần mềm quản lý kho hàng TPos.
Mẹo thành công với quản lý kho bằng Excel ít dữ liệu
Nếu bạn chọn cách quản lý tồn kho bằng Excel cho nhu cầu quản lý hàng tồn kho của mình, có nhiều cách để khắc phục nhiều nhược điểm mà chúng tôi đã liệt kê trong phần trước.
Excel yêu cầu bảo trì thực hành nhiều hơn so với phần mềm quản lý hàng tồn kho, nhưng bạn có thể làm cho nó hoạt động bằng cách triển khai một số phương pháp hay nhất cơ bản.
Kiểm tra hàng ngày
Bằng cách sử dụng các cuộc kiểm tra được lên lịch thường xuyên, bạn có thể phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng có cơ hội phức tạp theo thời gian.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, kiểm tra hàng ngày có thể là một công việc phi thực tế. Nếu đúng như vậy, hãy xem xét kiểm tra chu kỳ, trong đó bạn so sánh các con số thực của mình với các con số trên bảng tính của mình một cách thường xuyên, luân phiên.
Một giải pháp khác là theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn cả trên giấy và trên bảng tính. Điều này có vẻ giống như công việc gấp đôi, nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn số lượng hàng ngày để so sánh với bảng tính của bạn và phát hiện sự khác biệt.
Mấu chốt ở đây là việc phát hiện ra vấn đề sớm là rất quan trọng. Khi số đếm bị tắt trong thời gian dài hơn, các vấn đề ngày càng tăng và phức tạp.
Cập nhật ngay lập tức
Vì bất kỳ lý do gì, người quản lý hàng tồn kho của bạn gặp sự cố khiến họ không thể thực hiện các thay đổi đối với trang tính khi hàng tồn kho thay đổi. Họ ghi nhận những thay đổi, nhưng công việc xảy ra và những thay đổi đó bị lãng quên. Bây giờ hàng tồn kho của bạn đã tắt. Nếu bạn không thực hiện kiểm tra hàng ngày, lỗi này có thể tồn tại lâu dài. Có thể có nhiều lỗi hơn. Điều tiếp theo, toàn bộ hàng tồn kho của bạn là sai.
Chìa khóa để ngăn ngừa những lỗi này là cập nhật trang tính Excel của bạn ngay lập tức bất cứ khi nào xảy ra thay đổi hàng tồn kho.
Sao lưu dữ liệu quản lý
Bảng kiểm kê Excel của bạn là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong doanh nghiệp của bạn. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng nó đã được sao lưu. Như đã đề cập trước đó, lỗi Excel xảy ra và đôi khi dữ liệu quan trọng bị mất.
Bằng cách thực hiện sao lưu thường xuyên, bạn có thể giảm bớt tác động của những sai lầm và mất dữ liệu.
Tổng hợp dữ liệu báo cáo hàng tháng
Một trong những sai sót lớn của Excel là nó làm cho việc phân tích dữ liệu lịch sử trở nên khó khăn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách đảm bảo rằng bạn đang tổng hợp dữ liệu của mình thường xuyên để báo cáo dễ dàng hơn.
Bằng cách lấy thông tin từ trang tính Excel của bạn và chuyển nó sang các định dạng khác (biểu đồ, bảng, đồ thị,...), bạn sẽ có thể phát hiện các xu hướng và vấn đề theo thời gian. Điều này có thể tác động tích cực đến lợi nhuận của bạn.
Đánh giá dữ liệu và kết quả
Dữ liệu là rất tốt, nhưng nếu bạn thu thập dữ liệu và không sử dụng nó để đưa ra quyết định, thì điều đó sẽ vô ích. Với Excel, bạn sẽ có sẵn nhiều loại dữ liệu. Sử dụng thông tin này để thông báo kết quả ra quyết định và dự báo của bạn.
Một trong những mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là có thể dự đoán xu hướng và kết quả. Sử dụng thông tin này để hỗ trợ bạn trong quá trình này.
Tóm lại
Cho dù một công ty, cửa hàng chọn sử dụng Excel hay hệ thống phần mềm quản lý kho, sẽ rất hữu ích nếu bạn biết các phương pháp chính để quản lý dữ liệu hàng tồn kho của mình.
Hy vọng với các cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel ở trên đã giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi dữ liệu hàng tồn kho và tìm ra được giải pháp phần mềm được tối ưu phù hợp
