Nội dung
Quản lý đơn hàng bằng excel là phương pháp được nhiều chủ shop kinh doanh sử dụng hiện nay, để có thể quản lý tốt hàng hóa, doanh thu của cửa hàng mình. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách quản lý đơn hàng bằng excel đúng cách, mang lại hiệu quả cao.
Hiểu được khó khăn trên, trong bài viết này TPos xin chia sẻ với quý bạn đọc các mẫu file cách quản lý đơn hàng bằng excel chi tiết và đơn giản nhất. Cùng khám phá ngay bạn nhé!
Vì sao nên quản lý đơn hàng bằng excel
Lúc khi chưa có excel nhiều người vẫn lựa chọn phương pháp ghi chép bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, cách ghi bằng sổ sách này rất tốn thời gian, phức tạp và rất dễ bị nhầm lẫn, khó kiểm soát được. Vì vậy, khi excel ra đời nó giúp những chủ shop rất nhiều trong việc quản lý bán hàng online, những thông tin quan trọng như đơn vận chuyển, thông tin hàng hóa, khách hàng sẽ được quản lý nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Cụ thể cách quản lý đơn hàng trên excel sẽ có những công dụng sau:
Giúp thống kê chi tiết thông tin
Thông thường khi bạn dùng cách thủ công ghi chép sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm lại các thông tin cũ quan trọng đã ghi, đối với việc bán hàng đây là điều thường xuyên xảy ra khiến nhiều người cảm thấy khó chịu. Cho dù là một người tỉ mỉ đến đâu đối việc phân chia thông tin và ghi chép sạch đẹp có hệ thống rõ ràng, bạn cũng mất nhiều công sức lẫn thời gian để tìm kiếm.
Như bạn đã biết excel là công cụ được thể hiện dưới dạng bảng tính, nên đối với việc quản lý bán hàng nó có thể thống kê hàng cột, phân chia thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Ví dụ như bạn muốn quản lý hàng hóa của mình và lưu những thông tin cần thiết như: Tên sản phẩm, số lượng, thời gian bán, mã hàng, trạng thái đơn hàng, giá bán, khách hàng,.. Có rất nhiều thông tin bạn có thể lưu và việc tìm kiếm lại rất nhanh chóng và chính xác, bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản mà thôi.
Tiết kiệm được nhiều thời gian nhờ những hàm tính excel
Ngoài việc giúp bạn kiểm soát thông tin chính xác, tìm kiếm nhanh chóng. Excel còn có những hàm tính hỗ trợ người sử dụng tính toán doanh số, doanh thu của các đơn hàng ngay trên file.
Cho nên chỉ cần vài thao tác nhập dữ liệu từ Excel, các hàm tính sẽ tự động làm việc, con số được tính toán ra rất chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên, khi dùng cách quản lý đơn hàng bằng excel bạn cần sử dụng đúng các hàm và nhập đúng dữ liệu, như vậy nó mới cho ra dữ liệu chính xác được.
Miễn phí và dễ sử dụng
Excel dễ sử dụng, có giao diện quen thuộc và hoàn toàn miễn phí, điều này làm cho mọi người yêu thích nó. Ngoài dùng cho kinh doanh bán hàng excel còn được dùng cho nhiều ngành nghề khác.
Để có thể sử dụng excel rất đơn giản, bạn chỉ cần dùng máy tính hay điện thoại thông minh của mình rồi tải excel về là có thể sử dụng được ngay, do việc cài đặt rất nhanh không tốn nhiều thời gian. Nếu bạn chưa sẵn sàng để sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, bạn có thể dùng cách quản lý đơn hàng trên excel này.
Không bị mất mát thất lạc
Khi bạn dùng sổ sách quản lý đơn hàng thì nếu không bảo quản kỹ rất dễ bị thất lạc, hoặc vô tình làm rách mất đi. Từ đó dẫn đến việc những thông tin quan trọng sẽ mất hết đi. Còn khi bạn dùng excel mọi dữ liệu sẽ được lưu trên máy tính, bạn sẽ không cần phải lo chúng bị hư hại hay thất lạc đi nữa
Tiếp theo trong bài viết chúng ta sẽ tìm hiểu về những mẫu file quản lý đơn hàng trên excel bạn nhé.
Mẫu quản lý đơn hàng bằng excel tốt nhất
Việc tạo file excel rất dễ dàng không hề phức tạp như bạn tưởng, chỉ cần bạn làm đúng theo những hướng dẫn ở bài viết là được. Ngay bây giờ, TPos sẽ chia sẻ với các bạn những mẫu file quản lý đơn hàng chi tiết nhất mà nhiều chủ shop thường sử dụng cho quá trình quản lý đơn hàng. Nó gồm những file như sau:
1. Quản lý trạng thái của đơn hàng
Để nắm được trạng thái đơn hàng xem khách hàng đã được nhận chưa, đã được thanh toán chưa thì đầu tiên bạn phải thành thạo trong việc quản lý đơn đặt hàng bằng excel này. Thông thường ở file quản lý trạng thái đơn hàng bằng excel sẽ chứa những cột thông tin sau:
❂Tên hàng hóa
❂ Mã hàng hóa
❂ Đơn vị tính
❂ Trạng thái đơn hàng
❂ Tên nhân viên giao hàng (nếu có)
❂ Tên khách hàng hoặc sđt
Khi bạn quản lý theo từng trạng thái như vậy sẽ có thể dễ dàng quản lý được đơn hàng xuất kho của mình, những thông tin quan trọng bạn sẽ dễ dàng nắm bắt hơn. Có như vậy, bạn mới có thể giải đáp được kịp thời những thắc mắc của khách hàng như là đã giao chưa, nó đang ở đâu. Sẽ không phải mất nhiều thời gian, lúng túng khi khách hàng thắc mắc nữa.
Tải nhanh: File quản lý trạng thái đơn hàng bằng excel
2. Quản lý khi đơn hàng phát sinh
Ngoài file excel liệt kê những thông tin quan trọng về trạng thái của đơn hàng bạn sẽ cần phải có thêm file quản lý khi phát sinh đơn hàng. File excel quản lý này bạn sẽ dùng mỗi khi có nhiều đơn hàng phát sinh trong ngày. Trong đây sẽ có những thông tin quan trọng bạn cần nhập vào như:
❂ Ngày tháng phát sinh đơn hàng
❂ Trạng thái của đơn hàng
❂ Thông tin khách hàng(tên, số điện thoại, địa chỉ)
❂ Số lượng hàng
❂ Số tiền
❂ Thông tin đơn vị vận chuyển
Bạn có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính không cần thiết tùy theo nhu cầu quản lý của cửa hàng bạn.
Tải nhanh: File quản lý đơn hàng phát sinh bằng excel
3. File báo cáo đơn hàng
Cuối cùng phần quan trọng nhất trong việc quản lý đơn hàng đó chính là thống kê báo cáo, đây mà file quan trọng mà bạn không thể thiếu. File excel báo cáo đơn hàng này sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ về thông tin đơn hàng, doanh số mà mình đã có được trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông tin quan trọng gồm có như sau:
❂ Ngày tháng
❂ Doanh số bán hàng
❂ Số lượng đơn hàng
❂ Nhân viên phụ trách đơn hàng
Tải nhanh: File báo cáo đơn hàng bằng excel
Những vấn đề khó khăn khi quản lý bán hàng bằng Excel
Việc quản lý bán hàng bằng Excel mặc dù mang nhiều ưu điểm vượt trội hơn cách quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, đây là phương pháp quản lý vẫn tồn tại nhiều khuyết điểm hạn chế như:
❂ Đối với những cửa hàng có nhiều đơn dồn dập thì không thể quản lý được hết, rất mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.
❂ Cần phải có kiến thức về excel để sử dụng các hàm tính của nó. Nếu bạn không biết sử dụng sẽ không thể nào dùng excel để quản lý hàng hóa được. Rất dễ xảy ra sai sót, mất nhiều thời gian để kiểm tra lại các hàm tính toán.
❂ Bạn sẽ bị mất hết dữ liệu khi máy tính lưu trữ các file quản lý đơn hàng bị hư, vì excel không thể lưu trữ online được, nên rất bất tiện.
❂ Cuối cùng khi bạn dùng excel để quản lý đơn hàng bạn sẽ không thể quản lý online được. Khi có công việc phải đi công tác xa bạn sẽ không thể biết cửa hàng của mình hoạt động như thế nào được, không có tính linh động cao.
Những hạn chế trên cho thấy, đối với công việc kinh doanh xu hướng online hiện nay thì quản lý bằng excel không còn phù hợp nữa. Vì khi kinh doanh online sẽ có rất nhiều đơn hàng, bạn không thể quản lý bằng excel nổi. Vậy đâu mới là giải pháp quản lý đơn hàng tốt nhất, có lưu trữ đầy đủ tất cả thông tin mà một chủ cửa hàng cần? Đáp án sẽ được TPos trình bày ngay dưới phần tiếp theo đây.
Quản lý đơn hàng hiệu quả với phần mềm quản lý đơn hàng TPos
Cảm nhận của khách hàng đối với phần mềm TPos
Hiện nay phương pháp có thể khắc phục được cách quản lý đơn hàng bằng excel và mang lại nhiều ưu điểm nhất đó chính là phần mềm quản lý đơn hàng TPos. Phần mềm quản lý bán hàng của TPos mang đến nhiều ưu điểm như:
Tạo được đơn hàng nhanh chóng
Phần mềm tạo sẵn các trường thông tin cần thiết, bạn chỉ cần điền vào thông tin đã có sẵn trên phần mềm là đã có thể nhanh chóng tạo đơn hàng chuyển sang cho đơn vị vận chuyển được
Có thể lưu trữ dữ liệu không giới hạn
Phần mềm bán hàng TPos có thể được sử dụng để lưu trữ không giới hạn số lượng dữ liệu giao dịch hoặc lưu trữ thông tin. Các mục dữ liệu mà bạn có thể lưu trữ thậm chí có thể lên tới hàng nghìn mục. Với ứng dụng này, dữ liệu có thể được truy cập và mở bất cứ lúc nào miễn là nó chưa bị xóa.
Việc tìm kiếm các mục chỉ mất vài giây. Bạn không cần phải thực hiện các phép tính với máy tính hoặc các công thức excel phức tạp khác. Phần mềm quản lý đơn hàng TPos được thiết kế phù hợp với nhiều ngành hàng kinh doanh, giúp khách hàng dễ dàng trong việc sử dụng.
Theo dõi đơn hàng một cách nhanh chóng
Khi bạn sử dụng phần mềm bán hàng này, dữ liệu từ các sản phẩm trong cửa hàng sẽ được xử lý và lưu trữ trong phần mềm. Điều này giúp bạn không cần phải theo dõi dữ liệu theo cách thủ công, vì mọi thứ đã có sẵn trong kho phần mềm. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi các mặt hàng cụ thể, lọc doanh số và giảm giá từ các mặt hàng được bán.
Giảm thiểu nhiều sai sót
Nếu cửa hàng của bạn chỉ dựa vào nhân viên để ghi nhớ và kiểm soát tất cả các mặt hàng trong kho thì tất nhiên sẽ thường xuyên xảy ra sơ suất. Nhân viên làm việc trong cửa hàng của bạn có thể bị hạn chế, trong khi bạn yêu cầu họ ghi nhớ tất cả dữ liệu về hàng hóa đã bán.
Với phần mềm quản lý đơn hàng của TPos bạn sẽ có thể quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên, công nợ, một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Tránh được nhiều tình trạng sai sót ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu của cửa hàng.
Đặc biệt, báo cáo còn được tạo tự động, đầy đủ những thông tin quan trọng. Bạn sẽ không cần mất nhiều thời gian để dùng excel tạo báo cáo như trước nữa
Tích hợp sẵn các đơn vị vận chuyển
Việc chọn các đơn vị vận chuyển uy tín phù hợp với mình là một điều không mấy dễ dàng. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng phần mềm bán hàng TPos, sau quá trình tạo đơn hàng xong, bạn sẽ có thể chuyển ngay qua đơn vị vận chuyển uy tín có sẵn trong TPos.
Ở TPos có rất nhiều đơn vị vận chuyển uy tín, bạn sẽ so sánh được chi phí ship cod của các đơn vị vận chuyển này với nhau, rồi thông qua đó chọn và ký hợp động với đơn vị vận chuyển mà mình cảm thấy phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, khi bạn thông qua TPos sử dụng các đơn vị vận chuyển này, bạn sẽ thường xuyên nhận được các khuyến mãi, giảm giá hấp dẫn. Tiết kiệm được rất nhiều chi phí ship cod.
Xem thêm: Phí ship cod của các đơn vị vận chuyển
Quản lý đơn hàng mọi lúc mọi nơi
Chỉ với một chiếc điện thoại thông minh bạn có thể quản lý đơn hàng của mình dù ở bất cứ nơi đâu. Không phải kém linh hoạt như cách quản lý đơn hàng trên excel nữa.
Những ưu điểm kể trên của phần mềm quản lý đơn hàng TPos thật tuyệt vời phải không nào, hãy nhanh chóng trải nghiệm ngay để cảm nhận được sự khác biệt bạn nhé.
Trên là bài viết về cách quản lý đơn hàng bằng excel và quản lý đơn hàng bằng phần mềm. Tùy vào nhu cầu mà bạn có thể chọn cách quản lý phù hợp và mang lại hiệu quả cao với mình. Hy vọng những kiến thức hữu ích mà bài viết chia sẻ có thể giúp quý bạn đọc thành công trên con đường kinh doanh của mình.
