Lời giải nào cho bài toán quản lý nhân viên trong kinh doanh thời 4.0?

Trong trường hợp cửa hàng có nhiều nhân viên hoặc nhân viên có nhiều ca khác nhau. Việc theo dõi, đánh giá năng lực làm việc của nhân viên rất cần thiết. Nhưng làm cách nào để bạn có thể vừa quản lý nhân viên tốt, vừa quản lý việc kinh doanh hiệu quả?

Bạn nên nhớ rằng: “người tiếp xúc với khách hàng thường xuyên là đội ngũ nhân viên”. Do đó, quản lý và đào tạo tốt cho nhân viên là cách hiệu quả để bạn có thể giữ chân khách hàng. Và chính điều đó mới là bàn đạp thúc đẩy kinh doanh của bạn.

Tuy nhiên, nhiều người kinh doanh thường tốn nhiều thời gian cho việc quản lý nhân viên. Điều này đặc biệt khó khăn với những người chưa có kinh nghiệm quản lý. Bạn không thể nào dành ra cả ngày chỉ để theo dõi từng nhân viên của mình, hoặc phó thác cho 1 chiếc camera giấu kín trong công ty rồi đợi đến khi nào có chuyện thì mới bất giác xem lại camera.

Những vấn đề thường gặp trong quản lý nhân sự khi bạn bắt đầu kinh doanh:

- Không thể quản lý được hết và minh bạch công việc mà nhân viên đã làm trong giờ làm việc

- Không thể đánh giá tiến độ làm việc của nhân viên một cách rõ ràng

- Không thể quản lý được hết việc nhân viên nào đã giao dịch với khách hàng nào. Phòng trường hợp khi có khiếu nại từ khách hàng, bạn sẽ cần điều tra lại việc ai là người đã giao dịch với khách hàng đó.

Ở đây, chúng ta sẽ không bàn đến thái độ và tinh thần tự giác của mỗi nhân viên được. Vì về cơ bản, con người là không thể quản lý. Trong khi đó, những công việc mang tính “số liệu” thì bạn hoàn toàn có thể giải quyết một cách dễ dàng nhờ vào phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng quản lý nhân viên.

Các kỹ năng quản lý nhân sự mà một nhà quản trị cần có

Biết lắng nghe, thấu hiểu và sẻ chia

Một kỹ năng quản lý nhân sự mà bất cứ nhà quản trị nào cũng cần phải có chính là biết lắng nghe, thấu hiểu và chia sẻ với nhân viên của mình. Đừng chỉ lúc nào cũng ra lệnh và bắt mọi người phải làm theo, điều này sẽ giúp bạn khó gắn kết với nhân viên, từ đó sẽ khó có sự đoàn kết, trung thành, cống hiến hết mình vì công việc. Một tập thể mà thiếu đi những yếu tố này thì không thể trở nên vững mạnh. Người cũ rời đi, người mới lại đến và cũng không được bao lâu lại chia tay nhau. Một doanh nghiệp như vậy thì rất khó để cạnh tranh với những tập thể khác. Vì vậy, bạn cần lắng nghe ý kiến, những đóng góp của nhân viên khi đưa ra một chính sách, quy định mới. Hiểu được họ, cùng nhau chia sẻ niềm vui, nỗi buồn, từ đó nhân viên sẽ có động lực đồng hành cùng bạn trên những chặng đường dù có gặp nhiều khó khăn, thử thách.  

Tinh thần trách nhiệm, hết lòng với công việc

Bạn là người quản lý thì trước hết cần phải làm gương cho nhân viên của mình. Không thể nào bắt nhân viên làm theo những quy định đó, tuy nhiên bạn lại làm những điều hoàn toàn trái ngược. Nếu muốn nhân viên đứng ra chịu trách nhiệm cho những việc họ làm, thì người quản lý cũng phải biết nhận trách nhiệm về bản thân. Lời nói phải đi đôi với hành động thì bạn mới có cơ sở để muốn người khác làm theo. Thông thường nhân viên, đặc biệt là là người mới, họ sẽ nhìn vào sếp của mình hành xử như thế nào để bắt chước như vậy. Cho nên nếu phong cách làm việc không tốt thì đừng nên đòi hỏi những điều đó ở  nhân viên của mình. 

Có tầm nhìn chiến lược

Muốn quản lý nhân viên tốt thì nhà quản lý cần có tầm nhìn chiến lược. Lúc đó bạn sẽ biết nên phân bổ nguồn lực như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Có rất nhiều người ban đầu sở hữu một đội ngũ nhân lực hùng hậu, nhưng do không có kỹ năng quản lý nhân sự vì thế mà không tận dụng hết được lợi thế nào. Không biết cách hoạch định nguồn nhân lực cần thiết cho những công việc phù hợp, từ đó gây lãng phí và ảnh hưởng đến con đường phát triển của doanh nghiệp. 

Biết định hướng công việc và định hướng phát triển cho nhân viên

Đa số những nhân viên nghỉ việc với lý do là môi trường không phù hợp, họ không có khả năng phát triển bản thân. Để tránh trường hợp này xảy ra với doanh nghiệp thì các nhà quản trị cần đảm bảo quản lý nhân viên ở mức mỗi các nhân phải nhận thức rõ ràng về công việc được giao, giúp họ hiểu được vị trí, vai trò của mình và từ đó làm việc hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc. 

Biết điểm mạnh, điểm yếu của họ rồi từ đó có định hướng phát triển cho nhân viên sẽ giúp họ cảm thấy yêu công việc hơn, tránh tình trạng nghỉ ngang ảnh hưởng đến hoạt động công ty. 

Nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu

Có được mục tiêu, phương hướng hoạt động rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong mọi hoạt động. Xác định được đúng mục tiêu sẽ giúp điều phối nguồn lực hiệu quả, nhân viên làm việc cũng đạt năng suất cao hơn. Còn nếu không khả thi sẽ biến các nỗ lực của nhân viên trở thành mây khói. Hoặc khi không xác định rõ ràng sẽ khiến nhân viên không biết được bản thân nên làm gì, công việc trì trệ, lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Vì vậy, ngay từ bây giờ bạn cần xác định mục tiêu cho từng bộ phận, từng phòng ban để mọi người xác định được đâu là những công việc thuộc trách nhiệm của họ để có kế hoạch làm việc đúng đắn. 

Công cụ làm việc

Để tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên thì bạn cần cung cấp cho họ những công cụ làm việc thích hợp. chẳng hạn như những công cụ, dụng cụ, không gian làm việc thích hợp, thời gian làm việc hợp lý, sự ủng hộ của người quản lý (điều này rất quan trọng vì nó sẽ giúp nhân viên không bị giới hạn trong suy nghĩ, thoải mái sáng tạo), và các cơ hội để tiếp cận công nghệ mới, thuận lợi trong quá trình làm việc. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc hơn. 

Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Ngoài những yếu tố vừa nêu thì bạn cũng cần phải biết cách đánh giá hiệu quả làm việc của từng người. Ở đây không phải là toàn bộ nhân viên công ty, mà bạn có thể trao quyền cho các người quản lý của từng bộ phận để đánh giá phong ban của họ. Cần thực hiện công việc này một cách định kỳ để kiểm soát hiệu quả của từng nhân viên. Đôi khi cũng có thể kiểm tra đột xuất để đánh giá tiến độ làm việc. Cách quản lý nhân viên này sẽ tạo được sự công bằng giữa mọi người, thưởng phạt theo hiệu quả làm việc. Đồng thời bạn sẽ biết cách sắp xếp nhân sự và sử dụng sao cho hợp lý cho từng chiến dịch cụ thể. 

Biết sử dụng nghệ thuật khen - chê

Đây sẽ là động lực giúp cho nhân viên của bạn có thể sử dụng nên năng lực làm việc của họ. Các khoản thưởng có thể là hiện kim hay hiện vật sẽ đều có tác dụng thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say, cống hiến và sáng tạo hơn. Hoặc đơn giản chỉ là những lời nói như “bạn làm tốt lắm”, “nhờ bạn công việc mới thuận lợi như vậy”, hoặc những câu tương tự cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của nhân viên. Còn đối với việc chê, bạn không nên thẳng thừng đánh giá họ trước đám đông vì điều đó sẽ khiến họ ấm ức, đôi khi sẽ có xu hướng phòng vệ, không nghe những lời nhận xét của bạn, khi đó mọi việc sẽ bị phản tác dụng. Tốt nhất nên chia sẻ riêng với họ, chỉ nên sử dụng những từ ngữ lịch sử, bạn phải “vừa đấm vừa xoa”, vẫn nêu những điểm tốt của họ và chèn thêm những điểm yếu vào thì họ sẽ dễ dàng tiếp nhận để sửa chữa những thiếu sót đó. Từ đó mối quan hệ của 2 bên vẫn tốt đẹp và công việc thì hiệu quả hơn. 

Quản lý nhân viên tự động – xu hướng mới trong kinh doanh thời 4.0

Trong quyển sách vô cùng nổi tiếng “Người giỏi không phải là người làm tất cả” (của tác giả Donna M. Genett) chỉ ra rằng cách thức đơn giản và hiệu quả nhất để bạn quản lý nhân sự đó chính là: RÕ RÀNG.

Bằng cách phân chia việc rõ ràng, nói rõ mục đích, mục tiêu và những gì (kể cả quyền hạn) mà nhân viên phải/được làm là cách tốt nhất để bạn có thể quản lý được nhân viên của mình. Đó là cách để bạn giao việc cho nhân viên của mình và giúp họ có thể đi theo đúng đường hướng mà bạn đã vạch ra. Thế nhưng, làm thế nào để quản lý mọi việc mà họ đã làm trong thời gian lâu dài, theo tuần, tháng hay theo năm?

Lúc này, điều duy nhất mà bạn cần chính là 1 phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng quản lý nhân viên của TPOS. Với phần mềm của TPOS, bạn có thể:

1. Quản lý thông tin của từng nhân viên và phân quyền cho từng người trên hệ thống phần mềm

Trong kinh doanh có rất nhiều vấn đề, từ việc nhắn tin, comment cho khách hàng, đến việc can thiệp vào kho. Nếu tất cả nhân viên đều có quyền hành kiểm soát toàn bộ vấn đề trên thì bạn sẽ rất khó kiểm soát được nhân viên nào đã làm việc gì hoặc được làm việc gì. Do đó, bạn cần phân quyền rạch ròi giữa từng nhân viên. Điều đó vừa giúp họ làm đúng việc của mình, vừa giúp bạn kiểm tra và đánh giá được năng lực của mỗi người.

2. Theo dõi hoạt động bán hàng của từng nhân viên ngay trên giao diện phần mềm

Đây là 1 tính năng vô cùng hữu ích. Nó giúp bạn nắm được toàn bộ thông tin giao dịch của nhân viên với khách hàng mà họ chăm sóc. Khi biết được điều này, bạn sẽ tránh tối đa được việc nhân viên gian lận, hoặc dễ dàng truy cứu trường hợp nhân viên nào đang nhận feedback tốt từ khách hàng. Để từ đó có chế độ khen thưởng rõ ràng cho nhân viên của mình.

3. Quản lý lương, thưởng và chiết khấu

TPOS có tính năng tự động tổng kết lương, thưởng, chiết khấu của từng nhân viên. Từ đó giúp bạn dễ dàng tính được lợi nhuận cuối cùng mà cửa hàng thu được.

Chủ cửa hàng hoàn toàn có thể yên tâm với tính năng phân quyền của phần mềm. Theo đó, phần mềm cung cấp tính năng phân quyền, chủ cửa hàng dựa vào đó mà có thể biết được từng hoạt động bán hàng của nhân viên. Giới hạn cũng như phân quyền hạn cho từng nhân viên của cửa hàng. Vì vậy, bạn có thể theo dõi rõ nhân viên nào đã bán hàng, chốt đơn hàng cho khách nào, đồng thời dễ dàng xác nhận và quy trách nhiệm cho từng người.

Nhiều tình trạng nhân viên bán hàng của cửa hàng thường xuyên làm việc quá trách nhiệm của mình cũng xảy ra ở một số cửa hàng. Điều này khiến người chủ không thể quy trách nhiệm cho từng người và khó kiểm soát hoạt động của từng nhân viên. Điều này, sẽ ảnh hưởng nhiều đến những quyết định thăng chức hay đào thải nhân viên của chủ cửa hàng. Việc nhân viên vượt quyền, làm việc chưa đúng chức trách, nhiệm vụ của mình sẽ không còn diễn ra với việc sử dụng phần mềm. Nhân viên chỉ có thể làm việc đúng với trách nhiệm của mình, càng không thể thấy được nhiệm vụ của nhân viên khác.

Bên cạnh đó, tính năng phân quyền của phần mềm cũng chính là cách hiệu quả nhất giúp chủ cửa hàng thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên nhanh chóng nhất!

Thực chất, cách quản lý nhân viên của cửa hàng không hề khó khăn, phức tạp như mọi người vẫn thường nghĩ. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ nhanh chóng và đơn giản hơn bao giờ hết. Theo đó, khách hàng có nhu cầu có thể đăng ký ngay bên dưới để được dùng thử MIỄN PHÍ trong 7 ngày. Đội ngũ tư vấn trách nhiệm, nhiệt tình, am hiểu chuyên sâu về phần mềm TPOS luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ thông tin chi tiết tại số hotline 1900 2852 hoặc 0908075455. Hoặc bạn có thể để lại số điện thoại bên dưới bài viết này để nhận hỗ trợ miễn phí từ TPOS nhé!