Đối chiếu công nợ là gì? Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 2022

Đối chiếu công nợ là một thuật ngữ rất thường gặp trong kinh doanh, đặc biệt là trong quá trình quản lý doanh thu, hạch toán sổ sách. Đồng thời, giúp nhà quản lý tính toán được dòng tiền ra vào được chính xác. Vậy, nếu vẫn chưa biết đối chiếu công nợ là gì, cách đối chiếu công nợ ra sao thì cùng với TPos tìm hiểu ngay sau đây.

Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ là quá trình so sánh các khoản tiền nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng và số liệu thực tế khi thực hiện các giao dịch. Khi thực hiện việc đối chiếu, mọi giấy tờ liên quan đều cần phải được thu thập để làm bằng chứng xác thực các số liệu ghi trên sổ sách khớp với các khoản thu chi thực tế. 

Công nợ ở đây được hiểu là số tiền doanh nghiệp con nợ lại chưa thanh toán khi phát sinh giao dịch mua bán sản phẩm/dịch vụ với các cá nhân, tổ chức. Người có trách nhiệm chính trong việc đối chiếu công nợ gọi là kế toán công nợ. 

Có 2 loại công nợ chính mà các kế toán cần quan tâm là: công nợ phải trả và công nợ phải thu.

Công nợ phải thu là gì?

Công nợ phải thu là các khoản tiền bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đối tác nhưng chưa thu tiền ngay tại thời điểm giao dịch. Đối với khoản tiền này, các kế toán công nợ cần thực hiện các bước sau:

• Hạch toán chi tiết theo từng khách hàng và từng lần giao dịch để tránh sai sót.

• Theo dõi lịch thanh toán để gửi giấy thông báo thanh toán cho khách hàng.

• Để tránh những phát sinh nằm ngoài tầm kiểm soát của 2 bên, đặc biệt là tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì kế toán công nợ cần lưu trữ giấy tờ và các chứng từ liên quan có sự xác nhận của cả 2 bên. 

• Đối với các khoản nợ quá hạn thì cần xin ý kiến từ cấp trên để có phương án xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến sự luân chuyển dòng tiền gây tổn thất cho doanh nghiệp. 

• Ngoài những khoản tiền ở trên thì kế toán viên còn cần kiểm soát các khoản phát sinh khác như: thu hộ nộ bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường,...

Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là khoản tiền doanh nghiệp cần phải thanh toán cho khách hàng, đối tác vì đã mua các nguyên vật liệu, hàng hóa nhưng tại thời điểm giao dịch chưa trả tiền cho người bán. Đối với công nợ phải trả, kế toán công nợ cần lưu ý những điều sau:

• Hạch toán chi tiết theo từng khách hàng và từng lần giao dịch để tránh sai sót.

• Theo dõi lịch thanh toán để tiến hành chi trả đúng hạn, đảm bảo uy tín với nhà cung cấp và tiến hành khai thuế đầy đủ theo quy định pháp luật.

• Khi chưa có hóa đơn thì những người có trách nhiệm vẫn phải theo dõi để có thể cập nhật vào sổ sách kịp thời. 

• Ngoài những khoản tiền ở trên thì kế toán viên còn cần kiểm soát các khoản phát sinh khác như: phải trả nội bộ, lương thưởng, trợ cấp, các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước,...

>> Xem thêm: Công thức tính hệ số vòng quay hàng tồn kho hiệu quả!

Nguyên tắc đối chiếu công nợ là gì?

Để các số liệu được chính xác, minh bạch, các kế toán viên cần tuân thủ một số nguyên tắc đối chiếu công nợ sau:

• Nôi dung khi đối chiếu công nợ phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, không vi phạm chuẩn mực đạo đức xã hội.

• Chủ thể đối chiếu công nợ phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định hiện hành. 

• Các bên thống nhất với nhau trên tinh thần tự nguyện, không bắt buộc và tôn trọng lẫn nhau. 

• Nguyên tác đối chiếu công nợ là phải có văn bản xác nhận, thường gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản này có thể ở dạng văn bản hoặc một số hình thức tương đương, xác lập trách nhiệm của các chủ thể trong giao dịch. Biên bản đối chiếu công nợ đóng vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng rất nhiều đến quyền và nghĩa vụ kê khai thuế của doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước.  

Cách đối chiếu công nợ nhanh chóng và chính xác

Cách đối chiếu công nợ phải thu

Để không gặp bất cứ sai sót nào khi đối chiếu công nợ phải thu thì kế toán viên cần in các chứng từ liên quan để gửi cho khách hàng, đối tác xác nhận. Một số giấy tờ cần thiết là:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Khách hàng sẽ đối chiếu và xác thực số tiền nợ của họ với doanh nghiệp.

• Sổ chi tiết công nợ/Giấy thông báo: Khách hàng sẽ đối chiếu và phản hồi nếu có chênh lệch. 

Khi có sai số xảy ra trong khi thống kê công nợ phải thu thì cần điều chỉnh lại cho chính xác. 

Việc cuối cùng cần làm là lưu lại biên bản đối chiếu công nợ phải thu có sự xác nhận của khách hàng để có thể hợp lệ khi quyết toán báo cáo tài chính doanh nghiệp. 

Cách đối chiếu công nợ phải trả

Để không gặp bất cứ sai sót nào khi đối chiếu công nợ phải trả thì kế toán viên cần in các chứng từ liên quan để gửi cho nhà cung cấp để xác nhận. Một số giấy tờ cần thiết là:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp sẽ đối chiếu và xác thực số tiền doanh nghiệp phải trả cho họ.

• Sổ chi tiết công nợ/Giấy thông báo: Nhà cung cấp sẽ đối chiếu và phản hồi nếu có chênh lệch. 

Khi có sai số xảy ra trong khi thống kê công nợ phải trả thì cần điều chỉnh lại cho chính xác. 

Và các kế toán viên cần lưu lại biên bản đối chiếu công nợ phải trả có xác nhận từ các nhà cung cấp để hợp lệ khi quyết toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 

Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản được tạo ra để bên bán và bên mua có thể xác định chính xác quá trình thanh toán của nhau. Dựa vào văn bản này, các bên sẽ năm bắt tình hình thu chi của mình, những người có trách nhiệm sẽ biết các khoản thu và các khoản phải trả trong kỳ hạn, từ đó có kế hoạch sử dụng dòng tiền cho phù hợp. 

Mục đích khi lập biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Bên bản đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi doanh nghiệp quyết toán thuế. Dựa vào những văn bản này mà các cơ quan có thẩm quyền sẽ xác định tình trạng thanh toán tiền hàng của các bên, những hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên có được xuất và kê khai đúng quy định chưa.  

Ngoài ra, các kế toán viên sẽ dựa vào biên bản đối chiếu công nợ để theo dõi tình trạng công nợ phải thu và công nợ phải trả xem có đúng với những gì các bên đã thỏa thuận hay không, từ đó có phương án giải quyết kịp thời.

Khách hàng không chịu đối chiếu công nợ thì nên xử lý như thế nào? 

Để không chịu thiệt trong trường hợp khách hàng không chịu xác nhận đối chiếu công nợ thì các bạn cần biết cách xử lý phù hợp. Một số công việc quan trọng cần thực hiện:

• Trong quá trình gửi biên bản đối chiếu công nợ, cần biết là đã gửi ở đúng người. Khi nhờ bên vận chuyển thì cần chuyển phát có đảm bảo để bên vận chuyển chứng nhận bạn đã gửi cho đúng người nhận. 

• Sau một thời gian vẫn chưa nhận được phản hồi thì trách nhiệm của bạn nhắc nợ với những người có trách nhiệm bên đối tác. Và tiếp tục liên hệ với những người có thẩm quyền cao hơn để thương lượng về sự việc.

• Nếu vẫn không nhận được phản hồi thì các kế toán viên có trách nhiệm làm công văn nhắc nợ 2 lần và giao nhiệm vụ cho nhân viên chuyên thu hồi nợ của công ty gửi đi. Khi nhân viên thu nợ đi cần mang theo biên bản làm việc để làm việc để xác nhận ngày trả nợ từ khách hàng. 

• Khi đã quá hạn quá lâu mà vẫn không có bất cứ phản hồi nào từ khách hàng thì bạn cần cân nhắc đến phương án có sự hỗ trợ từ bên thứ 3 (các cơ quan chức năng có thẩm quyền hoặc các bên đòi nợ chuyên nghiệp).

• Sau 1 tháng mà tiền vẫn chưa được chi trả thì biện pháp cuối cùng là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tiến hành khởi nghiệp ra tòa. 

Quản lý và đối chiếu công nợ bằng phần mềm TPos

Quá trình đối chiếu công nợ có diễn ra hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc quản lý và cách đối chiếu công nợ của bạn. Theo dõi được công nợ đầy đủ và chính xác sẽ giúp tránh được những sai sót không cần thiết, chủ động được dòng tiền của mình. 

Phần mềm hỗ trợ bán hàng TPos được tính hợp tính năng quản lý, theo dõi công nợ của khách hàng và đối tác. Chỉ với một số thao tác cơ bản thì người kinh doanh có thể biết được ai còn đang thiếu tiền của mình, khoản tiền là bao nhiều và mình đang còn những khoản nào cần phải chi. 

Với tính năng hữu ích này, việc kinh doanh của mọi người sẽ được chuyên nghiệp hóa. Tạo được uy tín với khách hàng và đối tác. Từ đó công việc kinh doanh ngày càng phát đạt. Vì vậy, khi tham gia kinh doanh, phần mềm quản lý bán hàng TPos là một công cụ không thể thiếu. 

>> Tìm hiểu thêm về phần mềm hỗ trợ bán hàng TPos và những tính năng quản lý ưu việt!

Hy vọng qua những kiến thức mà TPos vừa chia sẻ, các bạn đã hiểu được đối chiếu công nợ là gì, nắm được các nguyên tắc đối chiếu công nợ và cách quản lý hiệu quả nhất. Nếu còn bất cứ câu hỏi nào thì đừng ngần ngại chia sẻ, TPos sẽ giải đáp cho bạn. Chúc bạn thành công!