Những khó khăn khi kinh doanh và quản lý tiệm tạp hóa - Đâu là giải pháp hiệu quả?

Làm sao để quản lý bán hàng? Làm thế nào để in hóa đơn? Quản lý kho hàng sao cho hiệu quả? Làm sao để tránh được tình trạng thất thoát hàng hóa?,... Đều là những câu hỏi mà các chủ cửa hàng tạp hóa phải đối mặt trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Nếu chỉ kinh doanh cửa hàng tạp hóa theo kiểu truyền thống chắc chắn bạn sẽ gặp nhiều khó khăn và không thể cạnh tranh nổi với hàng trăm nghìn cửa hàng tạp hóa hiện đại, chuỗi cửa hàng tiện lợi hay siêu thị mini. 

Cách quản lý cửa hàng tạp hóa hiệu quả nhất chính là phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ tiệm tối ưu hóa các hoạt động và thu hút nhiều khách hàng hơn. Cùng tìm hiểu chi tiết giải pháp hiệu quả kinh doanh và quản lý tiệm tạp hóa hiệu quả mà TPos chia sẻ dưới đây nhé.

>>Tham khảo thêm kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hóa “bán một mùa, lời cả năm”, mang đến những kinh nghiệm kinh doanh hiệu quả dành cho những bạn mới bắt đầu tham gia thị trường này. 

Làm thế nào quản lý hết tất cả các mặt hàng trong cửa hàng tạp hóa?

Có quá nhiều hàng hóa khó kiểm soát

Trong khi các mô hình kinh doanh chỉ tập trung vào một vào nhóm sản phẩm nhất định thì khi kinh doanh tạp hóa sẽ có rất nhiều hàng hóa, mỗi cửa hàng có đến hàng trăm mặt hàng khác nhau. Liệt kê số lượng sản phẩm sương sương có thể lên đến hàng nghìn với đủ mẫu mã, thương hiệu, công dụng,... Chưa kể đến giá cả không cố định, tăng giảm thường xuyên, thậm chí nhiều chủ tiệm lâu năm cũng có khi quên giá, thì chủ tiệm mới kinh doanh sẽ càng gặp nhiều khó khăn hơn.

Nếu chỉ quản lý hàng hóa đơn giản bằng cách ghi chép sổ sách hay bảng tính excel chắc chắn bạn sẽ không thể kiểm soát chính xác được số lượng hàng hóa, giá cả, thông tin, mẫu mã, hạn sử dụng,... dễ gây thất thoát hàng hóa do nhân viên lấy cắp hay do quá hạn sử dụng. Vậy làm sao bạn có thể nhớ hết được tất cả các sản phẩm?

Giải pháp quản lý hàng hóa trong tiệm tạp hóa hiệu quả

Theo kinh nghiệm kinh doanh tạp hóa được tổng hợp, bạn cần có quy trình quản lý khoa học bằng các phân loại sản phẩm thành từng nhóm. Sau đó, trưng bày ở khu vực mặc định nào đó. Việc này sẽ giúp bạn dễ nhớ khu vực để hàng và nhớ giá đúng hơn.

Để đảm bảo chính xác và thực hiện đơn giản, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề về quản lý hàng hóa.

• Với những sản phẩm có mã vạch: Bạn có thể dùng máy quét mã vạch kết nối với phần mềm để đọc mã và nhập thông tin sản phẩm. Hệ thống sẽ giúp lưu trữ toàn bộ thông tin chi tiết sản phẩm. Khi bán hàng bạn chỉ cần quét mã vạch thông tin sản phẩm sẽ hiển thị trên màn hình máy bán hàng.

• Với những sản phẩm không có mã vạch: bạn có thể tự tạo mã in ra rồi dán lên. Ngoài ra bạn cũng có thể quản lý theo kiểu mã SKU bằng cách đặt mỗi sản phẩm 1 mã quản lý tùy thuộc vào sự thống nhất trong nội bộ cửa hàng. Khi bán hàng chỉ cần nhập mã, thông tin sản phẩm sẽ hiện ra.

Giải pháp này thường được các chủ cửa hàng lựa chọn sử dụng, với các tính năng thông minh giúp tiết kiệm thời gian, công sức, công việc quản lý cửa hàng vừa nhàn vừa mang lại hiệu quả cao.

Thanh toán chậm mất nhiều thời gian khi khách đông

Khó khăn

Không chỉ đa dạng về mẫu mã, mà mỗi sản phẩm đều có giá cả khác nhau, nếu không quản lý chính xác và tính toán chính xác dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, sai sót làm thất thoát doanh thu.

Nếu nhiều khách hàng cùng lúc mua nhiều loại hàng hóa thì chỉ tính toán sổ sách sẽ không đảm bảo chính xác. Sổ sách không thể ghi chép chính xác các giao dịch với nhiều khách hàng cùng lúc, chưa kể đến những khách hàng mua sỉ. Khi nhầm lẫn mà phải tính đi tính lại nhiều lần sẽ rất mất thời gian của bạn và khiến khách hàng cảm thấy khó chịu.

Bên cạnh đó, việc khách hàng quá đông, phải xếp hàng lâu chờ thanh toán, khiến họ mất kiên nhẫn và bạn lại rất dễ tính toán sai, nhầm lẫn giá cả, thối sai tiền. Như vậy việc kinh doanh doanh sẽ bị thâm hụt, bạn cần tìm ngay giải pháp mới hiệu quả.

Giải pháp hiệu quả

Để khắc phục vấn đề này, phần mềm quản lý bán hàng là lựa chọn hợp lý, giúp quản lý tiệm tạp hóa hiệu quả hơn. Lúc này, hàng hóa của bạn được lưu trữ dưới dạng mã vạch với các thông tin cơ bản, bạn chỉ cần quét mã bằng máy quét mã vạch là có thể bán hàng, giá tiền chính xác trên từng sản phẩm và in hóa đơn như trong siêu thị.

Phần mềm không những giúp bạn liệt kê giá và tính toán chính xác mà còn hỗ trợ tính toán các chương trình khuyến mãi kèm theo hay chiết khấu trên từng hóa đơn. Nhờ đó khách hàng không cần phải chờ đợi lâu nữa.

Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tính giá riêng biệt cho từng khách hàng mua sỉ và lẻ, bạn có thể sử dụng tính năng áp đặt giá riêng đối với khách hàng mua sỉ.

Không biết hàng hóa còn hay hết

Những khó khăn chính

Do tính chất của tiệm tạp hóa là có quá nhiều mặt hàng nên việc nắm hết được số lượng hàng là rất khó khăn trong việc xác định hàng tồn kho và hàng trên kệ. Đa phần nhiều chủ cửa hàng thường chờ khi hàng hết mới nhập mới về, nếu khách hỏi mua thì hứa hẹn ngày sau. Điều này gây cản trở rất lớn nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh. 

Không quản lý được chính xác số lượng tồn kho sẽ khiến bạn mất rất nhiều khách hàng, tổn thất doanh thu lớn. Nếu ghi chép đơn giản bằng sổ sách thì nó chỉ hỗ trợ bạn được phần nào đó trong thống kê hàng tồn kho. Bạn không thể ngày nào cũng vào kho đếm đi đếm lại số lượng của cả trăm mặt hàng khác nhau. Như vậy sẽ rất mất thời gian và chắc chắn con số không thể chính xác 100% được.

Do có quá nhiều hàng hóa nên việc nắm được số lượng tồn kho của mỗi mặt hàng thực sự là một bài toán khó cho các chủ tiệm tạp hóa. Không những vậy, nhiều mặt hàng trong tiệm thất thoát do gián, chuột gặm, khách hàng tiện tay bỏ túi riêng hay nhân viên lấy dùng,... bạn cũng rất khó kiểm soát.

Vậy đâu là giải pháp?

Đừng lo lắng với TPos POS thì việc kiểm soát hàng tồn kho trong tiệm vô cùng dễ dàng. Số lượng hàng tồn kho của từng sản phẩm sẽ được cập nhật vào hệ thống. Khi nhập hàng hay xuất hàng, số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật liên tục vào số lượng tồn kho trên hệ thống. 

Và với tính năng kiểm hàng sẽ giúp bạn nắm được nhanh chóng số lượng hàng hóa chênh lệch, đồng thời quản lý lý được những nguyên nhân gây thất thoát để đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.

Gặp khó khăn về nguồn hàng

Một vấn đề nan giải mà người mới mở tiệm tạp hóa thường gặp phải đó chính là tìm nhà cung cấp hàng hóa chất lượng, giá rẻ. Cách giải “bài toán” khó này chính là bạn xem xét khả năng tài chính và quy mô cửa hàng để tìm nguồn hàng phù hợp. Bạn có thể nhập hàng từ các nguồn hàng như:

• Nhập trực tiếp từ các nhãn hàng lớn: Bạn có thể đăng ký làm đại lý bán hàng của các nhãn hàng này. Với hình thức này sản phẩm bạn bán đã có sẵn thương hiệu, chất lượng đảm bảo, ưu đãi chiết khấu tốt, giao hàng tận nơi. Tuy nhiên, bạn phải nhập hàng với số lượng lớn. Vì vậy, bạn cần phải cân nhắc về quy mô và nguồn vốn của mình trước khi trở thành đại lý bán lẻ, còn phải kiểm tra thị trường, xu hướng hiện tại để chọn mặt hàng phù hợp, tránh tình trạng ôm hàng quá nhiều mà không bán được.

• Nhập hàng từ chợ đầu mối: đây là nơi có đa dạng các hàng hóa từ mẫu mã đến giá thành. Số lượng hàng nhập cũng không cần quá lớn. Bạn có thể chủ động hoàn toàn trong việc chuẩn bị vốn nhập hàng. Tuy nhiên, chợ đầu mối cũng là nơi tập trung nhiều loại hàng hóa không có nguồn gốc rõ ràng và chất lượng không đảm bảo. Vì vậy, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng, có thể tham khảo thêm nhiều ý kiến của người có kinh nghiệm để lựa chọn chính xác nhất.

• Nhập hàng từ các siêu thị lớn: các siêu thị lớn không những bán lẻ mà còn cung cấp hàng sỉ cho khách. Ở đây thì mức giá sẽ cao hơn so với chợ đầu mối, nhưng chất lượng được đảm bảo hơn.

• Nhập hàng từ nước ngoài: với xu hướng sính ngoại của người Việt mình thì hàng nhập khẩu là lựa chọn phù hợp. Bạn có thể nhập thêm hàng nước ngoài để đa dạng nguồn hàng, có nhiều sự lựa chọn cho khách hàng.

Giải pháp quản lý doanh thu, lãi lỗ chính xác

Bản chất của bán hàng tạp hóa thường tập trung vào bán lẻ, giá trị các món hàng không lớn nên nếu không tính toán kỹ lưỡng bạn sẽ khó biết được lãi lỗ trong ngày, trong tháng,... là bao nhiêu, mặt hàng nào bán chạy nhất,... Việc tính toán doanh thu bằng sổ sách dễ bị sai sót, nhầm lẫn vì bạn có thể bỏ sót một số mặt hàng khi cửa hàng quá đông khách. Vừa không kiểm soát được hàng hóa, giá cả lại khó trong việc thống kế doanh thu lãi lỗ trong ngày.

Đầu tư ngay một phần mềm quản lý với hơn 20 mẫu báo cáo cực kỳ chi tiết giúp bạn nắm được hết mọi tình hình bán hàng, doanh thu, lãi lỗ của cửa hàng. Bạn không cần phải suốt ngày ngồi ghi ghi chép chép tính toán từng mặt hàng.

Với phần mềm việc quản lý từ doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo thời gian thực, luồng tiền có sẵn tại cửa hàng, mặt hàng bán chạy, hiệu quả làm việc của nhân viên,...

Khó khăn trong khâu quản lý tiền hàng từ nhà cung cấp

Nhập những mặt hàng nào? Số lượng bao nhiêu? Đơn giá nhập hàng như thế nào? Đơn nhập hàng đã thanh toán chưa? Có chiết khấu hay khuyến mãi nào không?,... Đây là những câu hỏi khiến nhiều chủ cửa hàng phải tốn khá nhiều công sức giải quyết. 

Liệu sổ sách bán hàng có phải là giải pháp tốt nhất cho bạn? Để kinh doanh hiệu quả và có quy trình chuyên nghiệp hơn, phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa chính là giải pháp tốt nhất.

Với TPos bạn có thể tạo ra đơn nhập hàng, theo dõi được công nợ với các nhà cung cấp. Bạn có thể xem rõ ràng hơn trên các báo cáo từ hệ thống, tổng hợp công nợ của nhà cung cấp trong kỳ thanh toán.

Khó khăn trong việc lên các chương trình khuyến mãi

Với thị trường bán lẻ cạnh tranh gay gắt, thì các chương trình khuyến mãi là hình thức cạnh tranh hiệu quả, thu hút khách hàng và tạo nên sự khác biệt cho cửa hàng. Tưởng chừng lên các chương trình khuyến mãi là một việc đơn giản, tuy nhiên nó tiềm ẩn nhiều rủi ro và rất dễ thất thoát vốn. 

Làm thế nào để tính toán và lên kế hoạch hoàn hảo đưa ra được chương trình khuyến mãi phù hợp nhất với từng nhóm khách hàng? Làm sao quản lý được chi phí đầu tư cho việc khuyến mãi giảm giá và lợi nhuận thu về?

Trước tiên, bạn cần lên kế hoạch về chi phí, nguồn lực và lựa chọn các mặt hàng khuyến mãi phù hợp. Sau đó, sử dụng phần mềm bán hàng, lên các chiến lược khuyến mãi áp dụng cho từng đối tượng khách hàng. Phần mềm cho phép bạn thiết lập được nhiều chương trình khuyến mãi ở từng thời điểm khác nhau, tạo ra các mã khuyến mãi phù hợp. 

Không thể rời khỏi cửa hàng

Hoạt động kinh doanh cửa hàng tạp hóa phụ thuộc rất nhiều vào người chủ, bạn luôn phải có mặt tại cửa hàng vì bạn là người nhớ rõ giá, biết hàng hóa được sắp xếp ở đâu,... Đa phần những chủ cửa hàng tạp hóa nếu có việc sẽ tạm đóng cửa.

Nếu quy mô cửa hàng lớn, bạn cần thuê nhân viên thì phải dành ra khoảng thời gian khá lâu để đào tạo nhân viên mới nhớ hết tất cả giá cả hàng hóa, vị trí sắp xếp hàng hóa trong cửa hàng.

Phần mềm sẽ thay thế bạn, giúp bạn quản lý cửa hàng ở mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải túc trực ở cửa hàng. Tất cả thông tin chi tiết về sản phẩm, giá bán, số lượng hàng tồn kho,... đều có hết trên hệ thống. 

Tóm lại

Nhận biết được những khó khăn và cách khắc phục khi kinh doanh và quản lý cửa tiệm tạp hóa sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho việc kinh doanh của mình. 

Việc đầu tư sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn bán hàng đơn giản hơn, tạo ra một quy trình bán hàng và quản lý chuyên nghiệp, cạnh tranh hiệu quả với các cửa hàng khác trên thị trường.

Với TPos bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày để có được những trải nghiệm tính năng hữu ích nhất.