Kinh doanh khách sạn và cách quản lý - những điều cần biết để thành công

Bạn đang mơ ước tự mình kinh doanh một khách sạn nhỏ? Bạn đang tìm cách lên kế hoạch và mong muốn thực hiện hóa ước mơ của mình? Tuy nhiên, công việc này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu thật kỹ lưỡng, lập kế hoạch tài chính và quản lý để đạt hiệu quả tốt nhất trong kinh doanh. Vì vậy, một số kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng và cách quản lý hiệu quả mà TPos chia sẻ dưới đây sẽ rất hữu ích với bạn. Thông qua những chia sẻ này, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quát và sâu sắc hơn về toàn bộ những gì cần lưu ý trong quá trình kinh doanh dịch vụ khách sạn. Từ đó, xây dựng một nền tảng phát triển bền vững. Cùng tham khảo nhé!

Vì sao kinh doanh khách sạn luôn là ngành hấp dẫn ở Việt Nam?

Kinh doanh khách sạn là gì?

Kinh doanh khách sạn là ngành dịch vụ đặc thù mang lợi nhuận cao, vì vậy, có rất nhiều người đầu tư phát triển trong lĩnh vực này. Việt Nam là một điểm du lịch với nhiều địa điểm, danh lam thắng cảnh, văn hóa, ẩm thực đặc trưng thu hút hàng chục triệu lượt khách mỗi năm. Nguồn khách hàng du lịch trong và ngoài nước càng nhiều sẽ kéo theo nhiều dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí phát triển.

Bên cạnh đó, khách du lịch ngày nay thường có xu hướng hưởng thụ, nền kinh tế càng phát triển thì mức độ sử dụng dịch vụ càng cao. Họ sẽ không ngần ngại chi các khoản tiền cho việc sử dụng dịch vụ chất lượng trong khách hàng sạn.

Cùng với việc mở cửa nền kinh tế với nước ngoài, kết nối nhiều quốc gia giao lưu, hợp tác, đẩy mạnh các dịch vụ du lịch, lưu trú, ăn uống,... 

Dựa vào các yếu tố trên, kinh doanh khách sạn là mô hình đúng đắn khi nhu cầu du lịch tăng cao. Khi nhiều khách sạn được xây dựng họ sẽ ưu tiên lựa chọn những nơi có chất lượng phục vụ tốt, tiện nghi. Vì vậy, để cạnh tranh hiệu quả bạn cần đẩy mạnh chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng và chương trình hậu mãi tốt.

Đặc điểm kinh doanh khách sạn

Phụ thuộc vào tài nguyên du lịch ở địa phương: Khách hàng chủ yếu là khách du lịch. Do đó, ở địa phương nào có nhiều tài nguyên du lịch thì ở đó các hoạt động kinh doanh khách sạn sẽ phát triển.

Do tính chất của ngành kinh doanh nhà hàng, khách sạn là phục vụ. Mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn cần sử dụng nhiều lao động trực tiếp. Vì đặc điểm này nên các nhà quản lý khách sạn luôn phải đối mặt với nhiều vấn đề quản lý nhân sự và chi phí lao động cao nhưng lại khó cắt giảm do có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

Như đã nói ở trên, hoạt động kinh doanh khách sạn gắn chặt với các hoạt động du lịch, mà du lịch lại mang tính thời vụ. Vì thế, hoạt động kinh doanh nhà hàng, khách sạn thường mang tính thời vụ và được chia thành hai mùa chính là cao điểm và thấp điểm. 

Các loại hình kinh doanh khách sạn phổ biến ở nước ta

Khách sạn thương mại (Commercial Hotel)

Loại khách sạn này thường dành cho những đối tượng là doanh nhân đi công tác xa trong và ngoài nước, có thời gian lưu trú ngắn. Tập trung ở các thành phố lớn hay trung tâm thương mại.

Khách sạn nghỉ dưỡng (Resort Hotel)

Đây là loại hình khá phổ biến ở nước ta, thường được xây dựng ở những địa điểm có nhiều điểm du lịch như bãi biển, hải đảo, rừng núi,... 

Với thời gian lưu trú khá dài, thường dành cho những đối tượng khách hàng có nhu cầu nghỉ ngơi, thư giãn tận hưởng kỳ nghỉ.

Khách sạn bình dân (Hostel)

Loại hình này dành cho những khách hàng bình dân, có mức giá phục vụ vừa phải, đối tượng chủ yếu là cho dân du lịch phượt, các bạn trẻ sinh viên,... và những người có nhu cầu nghỉ qua đêm. 

Thông thường các khách sạn này nằm ở trung tâm thành phố, gần các bến xe, nhà ga hay trong những con hẻm.

Khách sạn ven đường (Motel)

Cùng gần giống như khách sạn bình dân và thường dành cho những đối tượng muốn dừng chân qua đêm như tài xế ô tô, xe tải,...

Khách sạn căn hộ 

Là mô hình căn hộ với đầy đủ tiện nghi và có các phòng như phòng ngủ, phòng khách, phòng bếp được cho thuê và kinh doanh như khách sạn.

Đối tượng chủ yếu là nhóm khách hàng với số lượng nhiều như nhóm bạn bè, gia đình hoặc khách có nhu cầu lưu trú dài hạn.

Khách sạn sân bay (Airport Hotel)

Mô hình khách sạn này sẽ nằm gần sân bay. Khách hàng chủ yếu phục vụ cho khách vừa xuống máy bay cần tìm chỗ nghỉ ngơi hoặc các phi công, tiếp viên hàng không cần qua đêm.

Khách sạn nổi (Floating Hotel)

Là loại hình được xây dựng trên những con tàu lớn với giá khá đắt. Khách sạn loại thường sẽ không cố định một chỗ mà di chuyển ở nhiều nơi từng vùng này sang vùng khác hoặc di chuyển giữa các nước.

Kế hoạch kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị gì?

Để kinh doanh khách sạn thành công, bạn cần chuẩn bị:

1. Phân tích thị trường

Hãy tìm hiểu thị trường bằng cách nghiên cứu đối thủ cạnh tranh để tìm ra được điểm mạnh, điểm yếu và cách kinh doanh của họ. Từ đó, có được cơ hội mục tiêu và lên kế hoạch kinh doanh hoàn hảo cho mô hình của mình.

Bạn cần tìm hiểu rõ về những cạnh tranh mà mình phải đối mặt và cách để tạo ra thị trường riêng của mình. Bạn cần:

• Tìm hiểu giá cả ở các khách sạn khác trong vùng. Và cũng cần lưu ý không phải giá cả làm nên tất cả, nếu một khách sạn có giá phòng rẻ nhưng nhận được đánh giá tệ từ khách hàng thì bạn không nên cố hạ giá để cạnh tranh với họ.

• Đọc hết các đánh giá, nhận xét của khách hàng trên diễn đàn, hội nhóm liên quan đến review khách sạn. Từ đó, bạn có thể đúc kết được nhiều kinh nghiệm qua những lời khen, chê của khách từng sử dụng dịch vụ khách sạn khác. Bằng cách này bạn sẽ biết được nhu cầu khách hàng để đáp ứng cho hợp lý.

• Tìm hiểu các dịch vụ phục vụ của khách sạn khác: hồ bơi, nhà hàng, phòng tập thể dục hay phục vụ bữa sáng cho khách hàng không?

• Bạn cũng có thể tự mình đi trải nghiệm thử dịch vụ khách sạn của đối thủ để có cái nhìn rõ hơn và đưa ra được những ý tưởng hay cho khách sạn của mình.

2. Xác định mô hình khách sạn muốn kinh doanh

Để bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực này bạn cần có kiến thức, cái nhìn rõ ràng và nhất quán về mô hình khách sạn, cách trang trí và quy trình dịch vụ tiêu chuẩn.

Để xác định chính xác những gì bạn có thể cung cấp hãy phân tích dựa trên nhu cầu của khách hàng. Bạn có thể tận dụng các nguồn tài nguyên mà internet mang lại để tìm hiểu về tâm lý của khách hàng tiềm năng. Từ đó mới lựa chọn được mô hình kinh doanh khách sạn phù hợp cũng như phong cách trang trí chủ đạo cho khách sạn.

3. Chuẩn bị vốn

Đây là điều tiên quyết cần chuẩn bị đối với mọi hoạt động kinh doanh. Kinh doanh khách sạn sẽ đòi hỏi một số vốn khá lớn, tiêu tốn của bạn rất nhiều chi phí bao gồm: 

• Chi phí bằng mặt, xây dựng khách sạn.

• Chi phí đầu tư cho thiết kế.

• Đầu tư cho cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị, nội thất cho khách sạn.

• Tiền thuê nhân viên

• Chi phí cho các giấy phép kinh doanh.

• Và chi phí duy trì hoạt động kinh doanh của khách sạn.

4. Lên chiến lược giá hợp lý và linh hoạt

Giá cả là yếu tố quan trọng, thường được xây dựng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau về chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp. Do đó, bạn cần định vị được khách sạn đang ở đâu? Nhu cầu thị trường như thế nào? Và tham khảo mức giá của đối thủ cạnh tranh hiện tại.

Từ đó, so sánh giá thuê phòng của đối thủ để đưa ra mức giá hợp lý cho khách sạn của mình. Bạn có thể tham khảo giá cả của đối thủ trên các website, ứng dụng đặt phòng. 

Lưu ý, giá cả bao giờ cũng tính theo thời điểm. Cần khảo sát và điều chỉnh mức giá thường xuyên phù hợp với thị trường, áp dụng các mức giá linh hoạt nhân dịp đặc biệt như ưu đãi cho khách hàng cũ ngay ngày sinh nhật, chương trình giảm giá khi đi theo nhóm,...

5. Lựa chọn địa điểm xây dựng và kinh doanh khách sạn

Trong kinh doanh khách sạn, dịch vụ lưu trú bạn nên chọn địa điểm gần những khu du lịch nổi tiếng, gần nhà ga, sân bay,... Đây sẽ là những địa điểm có nhiều người đến.

6. Hoàn thành giấy phép kinh doanh khách sạn

Kinh doanh nhà hàng, khách sạn là ngành kinh doanh có điều kiện, vì vậy, bạn cần hoàn thành hết tất cả các giấy phép theo quy định của Pháp luật.

Bên cạnh giấy phép đăng ký kinh doanh, bạn cần chuẩn bị giấy tờ, đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh khách sạn như sau giấy chứng nhận an ninh, giấy chứng nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy, giấy chứng nhận điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm nếu bạn có phục thêm phần ăn uống,...

7. Tuyển dụng và đào tạo

Trong kinh doanh dịch vụ khách sạn thì yếu tố con người là quan trọng nhất. Bạn cần tuyển chọn nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, có thái độ phục vụ nhiệt tình và kỹ năng xử lý tình huống tốt.

Khi tuyển dụng nhân viên, bạn nên cân nhắc tuyển nhân viên cho các đơn vị như nhân viên dọn phòng, nhân viên tiếp tân, công nhân bảo trì (nhân viên này có thể nhờ đến các công ty dịch vụ sửa chữa), đầu bếp, người quản lý, kế toán,...

Ngoài ra, nếu không thể quản lý khách sạn thì bạn cần thuê người quản lý có kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp vụ tốt với nhiều năm trong nghề.

>>Bạn có thể tham khảo thêm cách lập kế hoạch kinh doanh nhà hàng và quản lý hiệu quả để bổ sung thêm cho khách sạn của mình dịch vụ ăn uống ẩm thực.

Những khó khăn khi kinh doanh khách sạn cần lưu ý

Kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn không phải là điều đơn giản, mà đòi hỏi có sự thay đổi thích ứng cao. Việc đào thải sẽ diễn ra liên tục, nhanh chóng nếu người kinh doanh không nhanh nhạy. Làm sao để cạnh tranh trong mùa vụ và làm sao để kinh doanh trái mùa?

Các vấn đề thị trường

Hiện nay, theo xu hướng phát triển mạnh, người làm khách sạn sẽ phải đối mặt với:

• Sự bùng nổ mạnh mẽ từ các nhà nghỉ, homestay ở các phân khúc khác nhau.

• Nhân sự ngành khách sạn biến động thường xuyên.

• Thách thức về chi phí quản lý nhân lực và thuê lao động.

Bài toán này không chỉ dừng lại ở các yếu tố môi trường mà còn bắt nguồn từ lượng khách hàng trên thị trường. 

Các vấn để từ khách hàng

Khách hàng của ngành khách sạn không giống như ngành hàng tiêu dùng, việc xây dựng lòng trung thành của khách hàng này rất khó khăn. 

• Thị hiếu của khách hàng với khách sạn luôn thay đổi.

• Mọi người luôn muốn trải nghiệm nhiều khách sạn để so sánh và nhận được những tiện ích dịch vụ chất lượng và khác biệt hơn so với những nơi lưu trú trước đó.

• Yếu tố giá thành cũng các tác động lớn đến hành vi của khách hàng.

Đâu là lời giải cho các vấn đề kinh doanh khách sạn trên? Vấn đề mà người kinh doanh trong lĩnh vực này phải đối mặt đó chính là vấn đề quản trị kinh doanh và thu hút khách hàng. Cùng theo dõi tiếp phần sau để có những giải pháp hiệu quả cho các vấn đề trên nhé.

Kinh nghiệm kinh doanh khách sạn và quy trình quản lý hiệu quả trong thời đại 4.0

1. Đầu tư cải thiện cơ sở hạ tầng, vật chất

Khi kinh doanh và quản lý khách sạn, cơ sở hạ tầng, sự tiện nghi đóng vai trò quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến những trải nghiệm của khách hàng. Dù cho ngân sách không nhiều, bạn vẫn phải chú trọng đầu tư, nâng cấp các tiện nghi cơ bản trong khách sạn bao gồm chăn, ga, gối, đệm, khăn tắm, bàn chải, kem đánh răng,...

Bên cạnh đó, cũng đừng quên nâng cấp đường truyền wifi trong khách sạn. Hãy tưởng tượng khách hàng của bạn sẽ cảm thấy khó chịu thế nào khi không thể truy cập vào Facebook, Instagram,... để đăng tải những bức ảnh chụp trong buổi du lịch. 

2. Nắm bắt xu hướng kinh doanh mở rộng các dịch vụ chuyên nghiệp

Kinh doanh khách sạn ngày càng phát triển và cạnh tranh khốc liệt hơn. Với sự đổi mới của công nghệ, khách hàng ngày càng có kỳ vọng cao hơn, điều này bắt buộc các khách sạn phải theo kịp xu hướng mới nhất. 

Đầu tiên, bạn có thể ứng dụng các công nghệ thực tế ảo để tăng trải nghiệm của du khách khi đến với khách sạn. Thay vì thanh toán trực tiếp, du khách có thể trả tiền phòng qua các ứng dụng di động, quét mã QR,... 

Kết hợp với xu hướng tìm kiếm trải nghiệm du lịch về văn hóa địa phương. Bằng việc cung cấp các trải nghiệm độc đáo cho khách hàng, khách sạn đã tự biến mình thành những cơ sở địa phương, cung cấp thêm các dịch vụ đặc biệt như nghỉ ngơi thư giãn, kỳ nghỉ mạo hiểm, khá phám,... Ngoài ra, việc hợp tác thêm với bên làm du lịch, các hãng hàng không,... để dẫn khách về khách sạn của mình. 

Nắm bắt các xu hướng kinh doanh mới trong ngành khách sạn để tạo ra những dịch vụ chuyên nghiệp hơn đáp ứng nhu cầu và tăng mức độ trải nghiệm của khách hàng.

Khách sạn hiện nay nếu không đổi mới, nâng cấp dịch vụ sẽ khó giữ chân được khách hàng. Do đó, khách sạn cần mở rộng cung cấp các dịch vụ như tổ chức tiệc cưới, spa, gym, cho thuê xe,... Hoặc bạn cũng có thể mở thêm quán cafe, cửa hàng đồ ăn nhẹ,... bên cạnh hoặc ngay bên trong khách sạch. Việc này sẽ giúp bạn gia tăng tiện ích cho khách hàng và tăng được doanh thu bởi các nguồn khác. . 

Để đảm bảo sự phát triển không ngừng, nâng cao trải nghiệm dịch vụ cho khách, bạn cần xây dựng quy trình phục vụ hoàn hảo, từ đặt phòng, dọn phòng đến cung cấp đồ ăn và cách dịch vụ bổ sung.

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý, mỗi một dịch vụ cộng thêm đều tăng chi phí bao gồm cả chi phí xây dựng và chi phí duy trì. Vì vậy, cần cân nhắc ngân sách kỹ lưỡng để tránh mất tiền vào những khoản đầu tư này.

3. Tham gia các diễn đàn, ứng dụng đặt phòng

Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều các ứng dụng, trang web hỗ trợ đặt phòng online như traveloka, booking.com, agoda,... và thanh toán trực tiếp trên đó để giữ phòng. Bạn có thể đăng ký tham gia trên các ứng dụng này để đăng các loại phòng kèm hình ảnh và giá chính xác.

Tham gia các diễn đàn để đăng review các hình ảnh, đánh giá chất lượng về khách sạn của bạn để thu hút nhiều người hơn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đưa ra các mã khuyến mãi, giảm giá theo nhóm, miễn phí bữa sáng, giảm giá nếu khách đặt nhiều ngày,....  những ưu đãi tốt này sẽ thu hút được nhiều khách đặt phòng hơn.

4. Xây dựng kênh quảng bá online

Làm sao để nhiều du khách biết đến khách sạn của bạn để đặt phòng? Hãy tận dụng triệt để các kênh online hiện như Facebook, Instagram,... để quảng những địa điểm du lịch đẹp ở nơi bạn đang kinh doanh khách sạn, chia sẻ những hình ảnh “sống ảo” lung linh các du khách đã từng đến đây hay những đánh giá tốt về khách sạn của bạn.

Tạo một website riêng không những nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn, mà còn cho phép khách đặt phòng trực tiếp với bạn. Tích hợp thêm công cụ đặt phòng trực tuyến để khách hàng có thể đặt phòng và thanh toán nhanh chóng.

5. Chăm sóc khách hàng thân thiết

Các vị khách hàng từng hài lòng khi đến với khách sạn của bạn là một thị trường tiềm năng vô cùng tuyệt vời. Ngoài việc cung cấp những dịch vụ tốt nhất trong thời gian họ ở lại khách sạn, bạn có thể dùng nhiều phương pháp lôi kéo họ trở lại khách sạn lần nữa như:

• Thông báo cho khách hàng cũ qua mail, SMS hay Messenger,... về những ưu đãi mới mà khách sạn bạn đang áp dụng. 

• Cung cấp các khuyến mãi đặc biệt cho khách quen: giảm giá ngày thứ hai khi lưu lại khách sạn, tặng một đêm miễn phí sau một số ngày nhất định,...

• Trả lời tất cả những phản hồi của khách hàng, điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy được coi trọng ý kiến và tăng khả năng họ quay lại khách sạn lần nữa.

6. Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Hiện nay, để kinh doanh và cạnh tranh hiệu quả, nhiều chủ khách sạn đã và đang ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động quản lý khách sạn. 

Một phần mềm quản lý bán hàng, quản lý khách sạn chuyên nghiệp sẽ giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên như thực hiện các thao tác check in, check out,... nhanh chóng hơn. Điều đó sẽ mang đến cho khách hàng sự hàng lòng và nâng cao tính chuyên nghiệp của khách sạn.

Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn này còn có nhiều tính năng nổi bật như quản lý buồng phòng, báo cáo doanh thu, hỗ trợ lưu trữ thông tin và chăm sóc khách hàng, quản lý quy trình làm việc của nhân viên,... giúp việc kinh doanh và quản lý khách sạn trở nên đơn giản, hiệu quả và dễ dàng cạnh tranh với các đối thủ ngoài kia.

Không chỉ mang lại sự chuyên nghiệp trong quy trình vận hành khách sạn, phần mềm còn giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian quản lý khách sạn, từ đó khách hàng của bạn sẽ được trải nghiệm dịch vụ lưu trú tốt nhất.

Kết luận

Trên đây, TPos đã chia sẻ cho các bạn các bước lập kế hoạch kinh doanh khách sạn và quản lý hiệu quả, chia sẻ những kinh nghiệm kinh doanh thành công. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trên con đường gây dựng sự nghiệp làm giàu của mình.