Bật mí kinh nghiệm quản lý nhân sự trong nhà hàng tối ưu chi phí hiệu quả

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, điều quan trọng nhất mà các nhà hàng cần làm đó là cải thiện chất lượng phục vụ, nói chính xác hơn là đào tạo, quản lý đội ngũ nhân viên nhà hàng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đào tạo và quản lý nhân lực chưa bao giờ là việc dễ dàng, hơn nữa còn là quản lý nhân sự trong nhà hàng, khách sạn. Làm sao để cân đối nhân sự trong các hoạt động của nhà hàng mà không làm giảm chất lượng phục vụ? Làm sao để quản lý được thời gian, phát huy hết khả năng của nhân viên? Việc này đòi hỏi người quản lý phải trang bị cho mình những kỹ năng nhất định. Sau đây TPos sẽ mang đến cho các bạn các kinh nghiệm quản lý nhân sự trong nhà hàng hiệu quả nhất, giúp bạn tối ưu chi phí mà vẫn giữ được chất lượng dịch vụ. Cùng tìm hiểu nhé!

>>Các bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng hiệu quả dành cho người mới bắt đầu.

Khó khăn khi quản lý nhân viên trong nhà hàng

Để quản lý nhân viên nhà hàng đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm dày dặn và cần cẩn trọng trong từng thao tác vì nếu không thực hiện tốt bạn sẽ rất dễ gặp các rắc rối ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu, thậm chí là uy tín của nhà hàng. Nếu bạn quản lý không tốt, thái độ nhân viên phục vụ cáu gắt, không nhiệt tình với khách hàng thì thực khách sẽ không có thiện cảm tốt với nhà hàng của bạn và chắc chắn sẽ không trở lại nhà của bạn hay thậm chí họ có thể review xấu nhà hàng của bạn trên các diễn đàn ăn uống. 

Một số khó khăn thường gặp khi quản lý nhân viên trong nhà hàng:

Nhân viên trốn tránh trách nhiệm

Đa phần các nhân viên trong lúc bàn giao công việc thì rất hăng hái nhưng khi làm việc thì thường có không hoàn thành hết công việc được giao. Và họ thường có xu hướng đùn đẩy trách nhiệm cho người khác, tìm những lý do để bao biện cho việc lười biếng của mình. 

Khó quản lý hết tất cả nhân viên trong từng bộ phận

Do trong nhà hàng tất nhiên sẽ có nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận phục vụ, bộ phận bếp, kế toán, thu ngân, bộ phận quản lý kho hay đội giao hàng,... nên rất khó khăn cho việc quản lý, sắp xếp từng bộ phận.

Nhân viên gian lận về tiền bạc

Chắc chắn khi kinh doanh nhà hàng nhiều chủ nhà hàng rất đau đầu để quản lý và tìm ra được tiền bạc bị mất do nhân viên gian lận. Việc quản lý nhân viên sẽ gặp rất nhiều trở ngại, không có thời gian quản lý hết mọi thứ, nếu nghi ngờ lẫn nhau sẽ gây mất lòng nhân viên và có thể khiến họ nghỉ việc. 

Hoặc tệ hơn nếu người quản lý nhà hàng của bạn thông đồng cùng nhân viên gian lận tiền của nhà hàng, điều này càng khiến cho việc quản lý gặp nhiều khó khăn.

Bất đồng trong nội bộ nhân viên

Một tập thể không thể nào làm việc hiệu quả nếu có những bất đồng xảy ra. Điều này đòi hỏi nhiều chủ nhà hàng, người quản lý theo dõi quản lý nhân viên sát sao hơn và giải quyết các vấn đề nhanh chóng.

Nếu các bất đồng không được giải quyết kịp thời thì các nhân viên có thể xảy ra “chiến tranh” làm cho công việc bị trì trệ, môi trường làm việc nặng nề hơn.

Và còn rất nhiều các vấn đề khó khăn khi quản lý nhân viên trong nhà hàng cần bạn phải có hướng giải quyết tỉ mỉ để việc kinh doanh tốt hơn.

Top các cách quản lý nhân viên nhà hàng nhân đôi doanh thu

1. Kiểm tra thường xuyên lịch làm việc của nhân viên

Nhân viên sẽ làm việc trơn tru và hiệu quả hơn khi lịch làm việc được thiết lập cho khoảng thời gian nhất định thường là một tháng. Để đánh giá được mức độ hiệu quả công việc của từng nhân viên, bạn cần kiểm tra thường xuyên lịch và thời gian làm việc thực tế cũng như doanh thu nhà hàng đạt được. 

Nếu nhân viên đông hơn lượng khách trong những khung giờ nhất định thì chắc chắn rằng bạn đang lãng phí tiền bạc của mình. Vì vậy, việc sắp xếp lịch làm việc là điều rất quan trọng, giúp bạn kiểm soát được khối lượng nhân viên phù hợp trong những giờ thường và giờ cao điểm. Đồng thời, cũng giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả và dễ kiểm soát được tiền độ làm việc của bản thân .

Ngoài ra, bạn cũng cần xác định nhu cầu nhân sự thực sự của nhà hàng trong suốt cả năm làm việc để có kế hoạch tuyển dụng chính xác nhất, Bạn có thể căn cứ vào tình hình kinh doanh của nhà hàng trong năm cũ rồi dự đoán. 

Ví dụ: Kiểm tra báo cáo doanh thu theo tháng nhận định trong năm lượng thực khách tăng nhanh đột biến vào khoảng tháng 7-10. Bạn có thể lên kế hoạch tuyển thêm nhân viên phục vụ part-time để đáp ứng nhu cầu.

2. Xét tiêu chuẩn để đánh giá nhân viên chính xác nhất

Bạn nên đặt ra những mục tiêu cụ thể đối với từng bộ phận nhân viên trong thời gian nhất định theo tuần, theo tháng,... để đưa ra những đánh giá định kỳ. Sau đó có thể lập ra các tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng về công việc, mức độ hoàn thành của từng nhân viên để có những điều chỉnh hợp lý. 

Nếu nhân viên có năng suất làm việc tốt, bạn cần đề ra chính sách khen thưởng, khen ngợi khích lệ tinh thần làm việc. Điều này cũng giúp cho nhà hàng tìm ra được những vị trí phù hợp cho nhân viên và giữ được năng lực vốn có thực sự.

Với trường hợp nhân viên phạm sai lầm, ngoài những biện pháp nhắc nhở, cũng cần có những chính sách kỷ luật và đào tạo nghiêm túc để công việc được tiến triển tốt hơn.

3. Thực hiện training, trao đổi công việc thường xuyên

Cách quản lý nhân sự nhà hàng thông qua đào tạo và trao đổi thường xuyên sẽ góp phần củng cố và nâng cao được năng lực làm việc của từng nhân viên, đồng thời giúp người quản lý nhà hàng nắm rõ được công việc của từng bộ phận.

Trong vai trò là người quản lý nhà hàng, bạn nên tổ chức các buổi họp trao đổi, training định kỳ để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của từng nhân viên. Có thể tổ chức đào tạo cho từng bộ phận, bổ sung thêm kiến thức mới về vấn đề phục vụ, làm mới thực đơn, phổ biến những kiến thức mới về dinh dưỡng để tư vấn cho khách hàng,... 

4. Lắng nghe và giải quyết xung đột giữa các nhân viên

Trường hợp thường xuyên có những xung đột, cãi vã giữa các nhân viên sẽ làm ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến nhà hàng nếu người quản lý không biết cách giải quyết. Vì khi khách hàng phải chịu trận lắng nghe những tiếng cãi vã từ nhân viên của nhà hàng thì chắc chắn khách sẽ cảm thấy khó chịu. 

Để xử lý vấn đề này khôn ngoan và khéo léo, bạn cần phải biết lắng nghe từ cả hai phía, có các nhìn công bằng, khách quan nhất. Khéo léo đưa những đối tượng đang xung đột vào phía trong, khu vực sau nhà hàng và hỏi rõ ràng về mọi chuyện xảy ra. Bạn cũng có thể tách riêng họ ra và đưa ra những câu hỏi để nghe họ giãi bày sự thật. 

Đừng vội đánh giá tiêu cực những nhân viên gây ra xung đột. Vì có thể nguyên nhân là do họ quá căng thẳng trong công việc hoặc bị trêu chọc quá đáng.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tổ chức một vài buổi họp mặt nhẹ để mọi người chia sẻ những vấn đề khó khăn họ gặp phải, những vấn đề khuất mắt giữa các nhân viên. Sau đó, đưa ra các lời khuyên để họ bọc bạch và giải quyết vấn đề trong êm đẹp. 

5. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Muốn xây dựng được môi trường làm việc chuyên nghiệp, bạn cần tạo nên bộ quy tắc ứng xử chung cho giữa những nhân viên trong nhà hàng với nhau và giữa nhân viên với khách hàng. Đồng thời tạo ra môi trường làm việc thân thiện, bình đẳng giữa mọi người, để nhân viên luôn cảm thấy được tôn trọng và gắn bó lâu dài hơn với nhà hàng của bạn.

Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện còn giúp nhân viên gắn kết hơn, nâng cao tinh thần đồng đội và đóng góp xây dựng thương hiệu đầy ý nghĩa cho nhà hàng.

6. Quản lý nhân viên nhà hàng theo từ bộ phận

Điều quan trọng khi kinh doanh nhà hàng đó là lên kế hoạch quản lý và phân công công việc cụ thể cho các nhân viên theo từng bộ phận.

Quản lý nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ có thể nói là lực lượng đông đảo nhất ở mỗi nhà hàng. Họ chính là những gương mặt đại diện tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Tùy vào quy mô của nhà hàng và số lượng thực khách trung bình đến với nhà hàng mà bạn đưa ra quyết định tuyển số lượng nhân viên phục vụ cho phù hợp. Tiếp đến lên kế hoạch phân công công việc cụ thể cho từng người, phân công vị trí khu vực đảm nhiệm, mức lương hàng tháng tính theo ca,... Đây là cách quản lý nhân viên phục vụ nhà hàng hiệu quả.

Quản lý nhân viên ở bếp

Nhân viên phục vụ là bộ mặt thì đầu bếp chính là “trái tim” của nhà hàng. Bởi tay nghề của họ chính là yếu tố quyết định lượng thực khách đến với nhà hàng và là sức mạnh thuyết phục khách hàng qua lại. Vì vậy, người quản lý nhà hàng cần lựa chọn những người có đủ kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm vào vị trí bếp trưởng, bếp chính và phụ bếp. Mỗi người cần được giao đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau để tránh gây mâu thuẫn. 

Khi phân công công việc cho người phụ bếp, bạn cần đưa ra nhiệm vụ rõ ràng cho họ, việc này bạn nên thảo luận với bếp trưởng để đưa ra chính xác nhiệm vụ của từng người. Phụ bếp thường sẽ thực hiện công việc như chuẩn bị nguyên liệu, sơ chế thực phẩm. Nhân viên trong bếp có nhiệm vụ dọn dẹp, chạy việc vặt, rửa chén,...  Từ đó, nhân viên sẽ biết chính xác công việc cần làm mà không tị nạnh ai.

Quản lý nhân viên kế toán và quản kho

Kế toán và quản lý kho là công việc đòi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có nghiệp vụ cao. Bạn cần phải theo dõi cẩn thận và đưa ra nhiệm vụ phải gửi báo cáo bán hàng mỗi ngày, mỗi tuần để có thể gửi báo cáo thông tin bán hàng mỗi ngày, mỗi tuần,... để có thể theo dõi tỉ mỉ chính xác được các hoạt động thu chi, nguồn hàng xuất nhập.

Đây là bộ phận bạn cần quản lý sát sao vì nếu có sai sót, gian lận sẽ làm tổn thất đến lợi nhuận của nhà hàng.

7. Cơ chế lương thưởng trong nhà hàng tạo động lực cho nhân viên

Để đưa ra một mức lương hợp lý cho từng nhân viên, bạn cần nắm rõ chính xác công việc của từng người ở từng bộ phận. Nắm bắt được giá trị công việc, thông tin về khung lương cho mỗi công việc để phác thảo một chính sách lương phù hợp. Tiền lương đưa ra phải đảm bảo công bằng với từng người dựa trên kỹ năng làm việc, kinh nghiệm và kiến thức của họ đối với công việc trong nhà hàng của bạn.

Với mức lương thưởng xứng đáng, bạn sẽ tạo cho nhân viên động lực hoàn thành mục tiêu, công việc đề ra, nhân viên sẽ hết lòng vì nhà hàng của bạn. Ngoài ra, chế độ thưởng thêm cho nhân viên cũng rất quan trọng, nhân viên hoàn thành tốt công việc, hoàn thành vượt chỉ tiêu hay nhà hàng kinh doanh doanh thu vượt chỉ tiêu, bạn nên có những phần thưởng khích lệ nhân viên để họ nỗ lực hoàn thành tốt hơn công việc được giao. Chế độ thưởng lễ, tết cũng cần xem xét cho phù hợp.

Để đánh giá được mức lương thưởng phù hợp, đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên để tính toán đưa ra cho họ một mức lương hợp lý đúng với năng lực và không thiên vị. 

8. Có quy trình quản lý nhân viên khoa học bằng phần mềm

Theo các nguyên tắc quản lý nhân viên nhà hàng được tổng hợp, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tại nhà hàng sẽ giúp nâng cao hiệu quả, góp phần quản lý nhân viên trong nhà hàng, nâng cao năng suất làm việc và cắt giảm được tối đa các chi phí không cần thiết. 

Đối với ngành nghề đặc thù như nhà hàng, công cụ này mang đến cho người quản lý cái nhìn rõ ràng và chính xác, tiết kiệm được khá nhiều thời gian so với việc quản lý bằng sổ sách và giám sát nhân viên theo kiểu thủ công. 

Khi sử dụng phần mềm, mọi hoạt động của từng nhân viên trong nhà hàng sẽ được ghi nhận trên hệ thống như thời gian làm việc, chấm công, lịch làm việc, xuất nhập hàng, thay đổi thông tin nhân viên, xuất hóa đơn,... Việc này giúp người quản lý có thể dễ dàng theo dõi nhân viên hơn. 

TPos được xem là một trong những phần mềm quản lý với đầy đủ những đặc tính nổi bật hỗ trợ chủ nhà hàng quản lý nhân viên hiệu quả.

• Phân quyền cho từng nhân viên chi tiết theo các bộ phận. Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản riêng biệt, có quyền hạn theo tác đúng với chức vụ hiện tại của mình. Người quản lý sẽ nắm được thao tác của từng nhân viên.

• Tất cả các thao tác, số liệu từng nhân viên nhập vào đều được lưu lại trong lịch sử của hệ thống. Chỉ cần một vài thao tác đơn giản, bạn dễ dàng nắm bắt được nhân viên đang làm gì, kiểm soát được hóa đơn, đơn hàng, góp phần nâng cao ý thức của từng nhân viên.

• Hỗ trợ chấm công, quản lý lương thường của từng nhân viên giúp chủ nhà hàng yên tâm về việc tính toán lương mỗi tháng mà không sợ sai sót.

• Tùy vào từng chức vụ mà nhân viên có thể truy cập vào cách chức năng khác nhau trên phần mềm phù hợp với vai trò của từng người. Tránh trường hợp nhân viên vượt quyền, làm việc không đúng chức trách. Việc này giúp bạn quản lý nhân viên dễ dàng lại còn bảo mật được những thông tin quan trọng.

• Ngoài, còn tích hợp dùng trên thiết bị di động, laptop kết nối internet, bạn có thể theo dõi nhân viên sát sao ngay cả khi không có mặt ở nhà hàng.  

Tổng kết

Với những kinh nghiệm quản lý nhân sự trong nhà hàng mà TPos chia sẻ trên đây sẽ vô cùng hữu ích để bạn thực hành áp dụng ngay vào công việc quản lý hàng ngày của mình. 

Có rất nhiều cách để quản lý nhân sự tốt, bạn cần trau dồi kinh nghiệm, kiến thức thực tế để xử lý nhanh chóng, hiệu quả các tình huống phát sinh gây bất lợi cho nhà hàng. Chúc các bạn thành công.