Chia sẻ

Ship COD là gì? Quy trình giao hàng thu tiền hộ và quản lý đơn hàng hiệu quả

Giao hàng là một hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh bán hàng online. Bên cạnh các phương thức gửi hàng thông thường thì giao hàng COD đang là cách được nhiều người sử dụng nhất vì nó đảm bảo được lợi ích của cả 2 bên gửi và nhận hàng. Hãy cùng TPos tìm hiểu xem ship COD là gì? Quy trình gửi hàng ra sao và kinh nghiệm quản lý đơn hàng COD hiệu quả nhất nhé!

Ship COD là gì?

Ship COD là gì?

COD viết tắt của từ Cash On Delivery, vậy ship COD là dịch vụ giao hàng thu tiền họ, người nhận hàng sẽ không thanh toán trực tiếp cho người gửi mà sẽ đưa cho shipper (nhân viên giao hàng). Có 2 cách để người gửi có thể nhận được tiền:

  • Khi shipper nhận hàng từ người gửi, họ sẽ ứng tiền của mình ra để đưa cho bạn, sau đó sẽ thu lại của người nhận. Cách này sẽ được áp dụng với những đơn hàng có quãng đường vận chuyển ngắn, chẳng hạn từ quận này sang quận khác, và sử dụng đơn vị vận chuyển Grab Express.

  • Đối với một số đơn vị vận chuyển khác thì sau khi nhân viên giao hàng thành công thì số tiền sẽ được ghi nhận trên ứng dụng gửi hàng và bạn có thể rút tiền về tài khoản ngân hàng của mình. Cách này thường được sử dụng với những đơn hàng vận chuyển đường dài hoặc khi bán hàng trên các sàn thương mại điện tử. 

Ở nước ta thì dịch vụ này còn hay được mọi người gọi là chuyển phát nhanh COD, gửi bưu kiện COD,... Các đơn vị có nhận gửi hàng thu tiền hộ hiện nay là: Viettel Post, Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), Bưu điện Việt Nam (VNPost), J&T Express, Giao Hàng Nhanh, Ninja Van,...

>> So sánh bảng giá ship COD của các đơn vị vận chuyển!

Quy trình ship COD các nhà bán hàng cần nắm

Quy trình ship COD độc lập không qua trung gian 

Quy trình ship COD độc lập không qua trung gian

Bước 1: Thoả thuận với người mua về đơn hàng

Bạn với khách hàng sẽ tự thoả thuận với nhau về giá trị đơn hàng và ai sẽ là người chịu phí gửi hàng, phương thức thanh toán ra sao. 

Bước 2: Tạo đơn và gửi hàng

Sau khi 2 bên đã thống nhất với nhau thì chủ shop sẽ mở app giao hàng của mình để tạo đơn hoặc mang gói hàng ra trực tiếp bưu cục để gửi hàng. TPos khuyên bạn nên đăng ký một tài khoản gửi hàng để thuận tiện hơn cho việc gửi và nhận thanh toán sau này.  Riêng đối với bưu điện hiện tại chưa có app để shop giao dịch trực tuyến, còn các đơn vị vận chuyển đa số đã có app để lên đơn hàng.

Bước 3: Vận chuyển và thanh toán

Sau khi đơn hàng được giao thành công thì tiền sẽ được chuyển cho nhà bán hàng và giao dịch hoàn tất. 

Quy trình ship COD khi bán hàng trên các sàn thương mại điện tử

Bước 1: Người mua đặt hàng trên sàn thương mại điện tử

Người mua chọn lựa sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiến hành thành toán. Ở bước thanh toán sẽ lựa chọn hình thức “Thanh toán khi nhận hàng” và chọn đơn vị vận chuyển. 

Bước 2: Đơn hàng sẽ được hệ thống ghi nhận và yêu cầu về cho người bán

Sau khi hệ thống nhận được đơn đặt hàng thì sẽ tiến hành xét duyệt trong vòng 30 phút và trả kết quả lại cho nhà bán hàng. Lúc này shop sẽ cần đóng gói hàng hóa đúng hạn và đưa cho nhân viên giao nhận. 

Bước 3: Shipper giao hàng và nhận tiền từ người mua

Sau khi giao hàng và nhận tiền thanh toán COD thành công thì các nhân viên giao hàng sẽ báo về hệ thống. Các sàn thương mại điện tử có chính sách hoàn trả hàng nên số tiền chưa được ghi nhận ngay lập tức mà phải đợi đến hết thời gian hoàn trả hoặc khách hàng đồng ý thì khoản tiền sẽ được gửi vào ví của shop. 

Bước 4: Rút tiền về tài khoản ngân hàng

Sau khi đã được ghi nhận số dư thì các chủ shop có thể tạo lệnh để rút về tài khoản ngân hàng của mình hoặc sử dụng số tiền trên ví đó để mua hàng, chạy quảng cáo sản phẩm của mình trên sàn thương mại điện tử này. 

Ưu nhược điểm của ship COD là gì?

Ưu nhược điểm của ship COD là gì

Đối với người mua hàng online

Ưu điểm: 

  • Hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng.

  • Có nhiều hình thức để lựa chọn hơn, phù hợp với nhiều đối tượng.

  • Có thể kiểm tra hàng trước khi nhận, tránh hàng hóa kém chất lượng. 

  • Không phải liên kết tài khoản để thanh toán online, tránh việc bị đánh cắp, thất thoát tài sản cá nhân. 

Nhược điểm: 

  • Chi phí gửi hàng cao. Đối với những bưu kiện có kích cỡ lớn thì việc gửi hàng nhận tiền họ sẽ khiến chi phí ship hàng cao hơn rất nhiều. 

  • Khi mua sắm trên các sàn thương mại điện tử, nếu chọn ship COD thì thời gian chờ duyệt sẽ lâu hơn những đơn hàng thanh toán qua thẻ. 

Đối với chủ shop online

Ưu điểm: 

  • Dễ tạo được tin tưởng với người mua, chốt đơn hàng nhanh chóng.

  • Tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng cũng cao hơn. 

  • Phương thức thanh toán đơn giản. 

  • Vận chuyển nhanh chóng.

  • Đa dạng hình thức giao hàng, người mua không bị cản trở, shop dễ bán hàng hơn. 

Nhược điểm: 

  • Mất thêm thời gian để hoàn tiền lại cho người bán. 

  • Dễ bị đối thủ chơi xấu, tạo đơn ảo vào không nhận hàng khiến shop phải chịu phí ship 2 chiều. Ngoài ra, trong quá trình vận chuyển thì có nguy cơ hư hỏng hàng hóa gây tổn thất lớn. 

  • Khách hàng dễ dàng đổi ý, “boom” hàng. 

  • Khó kiểm soát tiền ship COD và tiền đơn hàng. Không biết đối soát đơn hàng thì rất dễ bị sót đơn, từ đó thất thoát doanh thu.

>> Để giải quyết triệt để tình trạng sót đơn khi gửi hàng thu tiền hộ thì hầu hết các nhà bán hàng hiện nay đều sử dụng một phần mềm quản lý ship COD hiệu quả để quản lý đối soát tiền cod, đơn hàng từ nhiều đơn vị vận chuyển về 1 giao diện chung. Nếu như bạn chỉ theo dõi đơn hàng trên các app của đơn vị vận chuyển thì rất khó để nhận biết được sai sót xảy ra. Với một vài đơn thì có thể tra cứu, tuy nhiên, với số lượng đơn hàng lớn thì việc kiểm tra có thiếu hụt đơn hàng hay không dường như là điều không thể. Nếu không làm tốt việc này thì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. 

Bên cạnh đó, công cụ này còn cho phép so sánh chi phí gửi hàng cửa từng đơn vị vận chuyển, từ đó bạn có thể chọn được một nhà vận chuyển tốt với phí ship rẻ nhất, tiết kiệm chi phí bán hàng. 

Kinh nghiệm sử dụng dịch vụ ship COD hiệu quả

Kinh nghiệm sử dụng dịch vụ ship COD hiệu quả

Quản lý đơn hàng COD hiệu quả đối với nhà bán hàng

Để có thể tận dụng được những lợi ích từ hình thức giao hàng thu tiền hộ thì các chủ shop online cần lưu ý những vấn đề sau: 

  • Chuẩn bị sản phẩm và dịch vụ tốt nhất là yêu cầu cơ bản nhất trước khi quyết định triển khai hình thức ship COD hàng hóa để tránh việc hoàn trả hàng dẫn đến mất thời gian và tiền bạc.

  • Chủ shop phải luôn theo dõi quá trình vận chuyển của đơn hàng để khi có vấn đề gì phát sinh thì có thể xử lý kịp thời, tránh trường hợp chuyển hoàn đơn hàng. 

  • Để việc giao hàng được thuận lợi, nhà bán hàng cần xin địa chỉ chi tiết của khách hàng. Các shipper từ đó cũng dễ dàng tìm được đúng nhà, không bị lẫn lộn địa chỉ, tiết kiệm thời gian vận chuyển. 

  • Để tránh rủi ro phát sinh ngoài ý muốn, chẳng hạn như mất hàng, không được thanh toán khi giao đơn thành công thì bạn nên chọn các đơn vị vận chuyển uy tín. Bên cạnh đó, hàng hóa cũng sẽ được được bảo quản kỹ càng hơn, hạn chế trường hợp mất hàng. Bạn cũng có thể sử dụng cách ship COD bưu điện vì đây là một trong những nhà vận chuyển uy tín nhất hiện nay.

>> Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện nhanh chóng và đơn giản!

  • Cần lưu ý đến thông tin khách hàng. Trên một số sàn thương mại điện tử hiện nay có hiển thị về tỷ lệ đặt hàng thành công của khách, bạn có thể xem chỉ số này để biết mức độ uy tín của người mua rồi mới quyết định gửi hàng. Trong trường hợp bạn chỉ bán hàng trên website của mình thì nên lưu toàn bộ thông tin của khách hàng lại, đặc biệt là những khách hay “boom” hàng để biết mà tránh. 

  • Đóng gói hàng hóa cẩn thận. Vì khi vận chuyển, không chỉ có duy nhất 1 bưu kiện của bạn mà còn rất nhiều đơn hàng khác, vì thế nhà vận chuyển khó lòng để tâm đến gói hàng của bạn. Vì vậy, để an toàn thì nên đóng gói cẩn thận để tránh hư hại xảy ra trong quá trình vận chuyển. 

Ngoài ra các nhà bán hàng cần lưu ý các điều sau:

  • Phục vụ quý khách hàng bằng thái độ cởi mở, thu hút, tận tâm tư vấn cho người mua trong mọi đơn hàng.

  • Học cách xin lỗi, nâng cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng khi có vấn đề sai sót xảy ra.

  • Cố gắng thấu hiểu khách hàng để đưa ra được những dịch vụ khiến người mua hài lòng nhất. 

Đối với người mua hàng online

  • Nên chọn mua hàng online ở các shop, sàn thương mại điện tử lớn và có uy tín. Điều này sẽ giúp đảm bảo chất lượng của sản phẩm, tránh mất thời gian chờ đợi mà sản phẩm không được như ý. 

  • Nên thỏa thuận với người bán để được áp dụng hình thức đồng kiểm, tức là khi shipper giao hàng, bạn sẽ được quyền mở hàng ra xem trước sự chứng kiến của nhân viên giao hàng. Sau đó mới quyết định có nhận hàng hay không. Đối với các trường hợp cửa hàng và sàn thương mại điện tử không chấp nhận đồng kiểm, hay bạn không phải là người trực tiếp nhận hàng, bạn nên quay lại toàn bộ quá trình mở hàng để làm bằng chứng bảo vệ quyền lợi của bản thân, tránh trường hợp bị tráo hay giao nhầm hàng, ảnh hưởng đến lợi ích của bạn. 

Nếu tình trạng mất hàng, hư hại xảy ra khi ship COD thì có được đền bù không?

hư hại xảy ra khi ship COD thì có được đền bù không

Khi sử dụng dịch vụ của các đơn vị chuyển hàng uy tín thì khi có sự cố phát sinh thì sẽ dựa theo chính sách của họ để có phương án phù hợp. Tuy nhiên, để dễ dàng trong quá trình đòi bồi thường thì bạn cần phải làm những điều sau:

Nắm rõ chính sách của từng hãng vận chuyển

Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển bạn nên so sánh chính sách vận chuyển của các hãng để có sự lựa chọn phù hợp nhất với hàng hoá, sản phẩm của bạn. Ví dụ, một số đơn vị vận chuyển đồng ý bồi thường cho những hàng hóa dễ vỡ, một số hãng khác thì không, vì vậy, hãy tìm một dịch vụ phù hợp, từ đó hạn chế rủi ro khi gửi hàng. 

Lưu lại hình ảnh khi gói hàng và lúc gửi đi

Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng đối chiếu hình ảnh trước và sau của gói hàng. Nếu các đơn vị vận chuyển yêu cầu bằng chứng thì bạn cũng có cái để đưa cho họ xem, từ đó khiếu nại bồi thường của bạn dễ dàng được chấp nhận. 

Luôn giữ lại chứng từ để làm bằng chứng

Khi giao hàng cho người vận chuyển bạn hãy yêu cầu họ xuất trình biên lai. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp bạn cần khiếu nại đơn hàng sau này. Giấy tờ chính là những bằng chứng có tính pháp lý nhất và không ai có thể chối cãi. Vì vậy, đừng lãng quên chúng khi đơn hàng chưa được hoàn thành nhé. 

Theo dõi yêu cầu đòi bồi thường

Có nhiều đơn vị đồng ý bồi thường đơn hàng cho bạn, tuy nhiên vì quy trình xử lý khá lâu nên sẽ bất một chút thời gian. Lúc này, bạn vẫn cần theo dõi xem yêu cầu của bạn đã được giải quyết hay chưa, nếu chưa thì nên hối thúc họ, tránh trường hợp bạn quên và các đơn vị khác cũng “quên” thì người thiệt hại chính là bạn. 

Hy vọng với chủ đề mà TPos vừa chia sẻ, bạn đọc đã hiểu hơn về hình thức ship COD là gì và biết được quy trình gửi hàng thu tiền hộ vận hành như thế nào, từ đó có thể sử dụng hiệu quả nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc về kinh nghiệm ship COD hay quy trình thanh toán nhận tiền thì hãy để lại câu hỏi, chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn. Chúc bạn thành công!

Chuyên mục: Blog , Chia sẻ
Đánh giá bài viết:

Bài viết liên quan

Tận hưởng trải nghiệm bán hàng không cần lo lắng

Miễn phí tạo tên miền cho khách hàng mới với tất cả các gói

Hỗ trợ tận nơi 24/7

Hoàn tiền 100% nếu khách hàng không hài lòng

Dùng thử