Chia sẻ

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện & Những lưu ý quan trọng khi ship hàng

Gửi hàng qua bưu điện là một trong những hình thức được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Các cá nhân/tổ chức thường sử dụng hình thức này vì nó tiệm kiệm và đảm bảo an toàn. Nếu bạn đang muốn sử dụng cách thức vận chuyển hàng này làm phương thức chính cho shop của bạn, nhưng hiện tại vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, thì với bài viết dưới đây, TPos sẽ hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện và lưu ý cho bạn các yếu tố quan trọng khi ship hàng để bạn có thể áp dụng hiệu quả nhất. 

Gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ (Ship COD bưu điện) là gì? 

Ship COD bưu điện là gì

Hình thức ship COD bưu điện là một trong những cách được người bán hàng sử dụng nhiều nhất để vận chuyển sản phẩm của họ đến với khách hàng. Khi người mua nhận được món hàng này thì họ sẽ trả tiền cho đơn vị vận chuyển, sau đó số tiền này sẽ được đưa lại cho người bán. 

Tại sao hình thức này lại trở nên phổ biến? 

Với cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ, người mua hàng sẽ có quyền kiểm tra sản phẩm trước khi thanh toán, nếu đúng như cam kết thì họ sẽ nhận hàng, còn không thì có thể hoàn trả lại cho shop, người bán sẽ chịu chi phí ship hàng. Điều này giúp đảm bảo lợi ích của người mua khi hiện tại trên thị trường có rất nhiều cá nhân dựa vào sơ hở khi mua sắm online để trục lợi cho bản thân. 

Đối với người bán, họ dễ dàng tạo được sự tin tưởng với khách hàng, vì thế quá trình đưa ra quyết định mua hàng của khách cũng diễn ra nhanh chóng hơn. Với việc đem lại lợi ích cho cả 2 bên thì cách ship COD hàng qua bưu điện đang được áp dụng cực kỳ rộng rãi trong các giao dịch mua sắm online. 

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu?

Về cơ bản, sau khi hoàn tất các thủ tục để gửi hàng thì với hình thức chuyển hàng thông thường sẽ mất khoảng 5 - 7 ngày tùy vào địa chỉ nhận xa hay gần. Ngoài ra, ở những vùng xa xôi và giao thông không được thuận tiện thì có thể mất thêm 2 - 3 ngày nữa. 

Nếu khách hàng cần gấp, bạn có thể lựa chọn hình thức chuyển phát nhanh EMS. Với cách gửi đồ qua bưu điện này sẽ chỉ mất 6h - 12h nếu trong cùng tỉnh/thành phố và 12h - 48h đối với đơn hàng gửi đi tỉnh. Tuy nhiên đi kèm với việc này chính là chi phí sẽ cao hơn so với bình thường. 

Làm sao để nhận tiền ship COD bưu điện?

Sau khi hoàn tất các giấy tờ cần thiết, bạn sẽ chi trả tiền gửi hàng trên hóa đơn trước. Sau khi họ giao hàng thành công, tiền sẽ được chuyển lại sau. Lưu ý, trên hóa đơn gửi hàng sẽ có mã số vận chuyển. Bạn sẽ sử dụng cái này để tra cứu tình trạng đơn hàng. Hóa đơn cần phải được giữ lại vì nó sẽ được dùng để đối chiếu khi nhận tiền hàng. Sau khi khách hàng đã nhận được sản phẩm, bạn sẽ cầm hóa đơn và chứng minh tới bưu điện, sau khi nhân viên kiểm tra, đối chiếu thông tin thì bạn có thể nhận tiền. 

Có những cách ship COD bưu điện nào?

Có những cách ship COD bưu điện nào

3 hình thức ship hàng qua bưu điện được sử dụng nhiều nhất hiện nay là: 

Bưu phẩm đảm bảo: dịch vụ vận chuyển, phát bưu phẩm trong nước và quốc tế. Mỗi bưu phẩm sẽ có một số hiệu riêng để theo dõi trong quá trình vận chuyển. Thông thường mã bưu phẩm đảm bảo sẽ bắt đầu bằng chữ R, ví dụ như RM111111VN. Người ta thường sử dụng hình thức này để chuyển phát các giấy tờ, công văn quan trọng. 

Bưu kiện: hình thức gửi hàng hóa thông thường. Hàng hóa khi được gửi sẽ được cấp một số hiệu để theo dõi tình trạng trong suốt quá trình vận chuyển. Người gửi có thể sử dụng dãy ký hiệu này để biết được hàng hóa mình gửi đang ở đâu. Mã bưu kiện sẽ có dạng CM111111VN với chữ C đầu tiên cố định. Hình thức chuyển hàng này được sử dụng khi không bị bó hẹp bởi thời gian vì nó sẽ giúp tiết kiệm được chi phí. 

Chuyển phát nhanh EMS: với dịch vụ này, bạn có thể gửi nhanh tài liệu, hàng hóa đến bất cứ nơi nào ở Việt Nam và các nước trên thế giới (các nước nằm trong Liên minh Bưu chính Thế giới (UPU). Đúng với cái tên là “chuyển phát nhanh”, khi sử dụng hình thức này thì hàng hóa được gửi đi sẽ đến tay người nhận trong khoảng thời gian ngắn hơn rất nhiều, thích hợp những ai có công việc gấp. Mã chuyển phát lúc này sẽ có dạng EM111111VN, với chứ E là cố định.

Tính chi phí gửi hàng bưu điện như thế nào?

Tính chi phí gửi hàng bưu điện như thế nào

Nếu vẫn còn băn khoăn về tiền gửi hàng bưu điện có cắt không thì sau đây TPos sẽ chỉ cho bạn cách tra cứu phí ship COD một cách nhanh nhất. Đầu tiên, cần truy cập vào đường dẫn: 

http://www.vnpost.vn/vi-vn/tra-cuu-gia-cuoc, sau đó nhập các thông tin về bưu kiện mình muốn gửi. Ví dụ, bạn muốn gửi hàng từ thành phố Hồ Chí Minh ra Hà Nội, khối lượng là 1kg. Bạn hãy điền thông tin như hình bên dưới.  

Sau khi điền toàn bộ chỗ trống, bạn nhấn chọn ô tra cứu. Lúc này thì giá tiền sẽ được hiển thị để bạn có thể tham khảo. Để có được giá chuyển hàng chính xác nhất vì bạn nên đến bưu cục gần nhất. Số tiền này sẽ không cố định mà nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tuy nhiên giá tối thiểu để gửi hàng là 13.000 đồng. 

Bảng giá gửi hàng tại bưu điện sẽ bao gồm:

Cước dịch vụ gửi hàng mà bạn lựa chọn (EMS, bưu phẩm,..)

Phí thu hộ

Phí chuyển tiền

Phí chuyển hoàn (nếu người nhận trả hàng)

Phí hàng cồng kềnh (nếu có) và các phí dịch vụ khác

Nếu không ship COD bưu điện thì còn cách nào khác để gửi hàng không?

Ngày nay, khi muốn gửi hàng đi xa, ngoài việc sử dụng dịch vụ ship COD bưu điện, bạn cũng có thể sử dụng cách gửi hàng qua các đơn vị vận chuyển khác. Trên thị trường hiện tại có rất nhiều đơn vị nhận chuyển hàng, một vài cái tên có thể kể đến như GHN, J&T, Ninja Van,... Nếu không muốn gửi hàng qua bưu điện thì những cái tên vừa kể trên có thể giúp bạn vận chuyển hàng hóa một cách an toàn.

Nếu không ship COD bưu điện thì còn cách nào khác để gửi hàng không

Vậy, nên chọn các đơn vị vận chuyển hay ship COD qua bưu điện?

Mỗi nhà vận chuyển sẽ có các ưu, nhược điểm riêng của họ. Vì thế, trước khi đi ship hàng, hãy tìm hiểu xem chọn đơn vị vận chuyển nào phù hợp nhất, từ đó lựa chọn để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo được thời gian giao hàng cũng như hàng hóa không bị hư hỏng. 

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện

Các bước gửi hàng qua bưu điện, bao gồm:

Bước 1: Đóng gói hàng hóa cẩn thận

Đây là một công đoạn cực kỳ quan trọng trước khi gửi hàng đi nơi khác. Đóng gói bưu kiện cần thận sẽ giúp bạn giảm tỷ lệ thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Có rất nhiều người vì chủ quan nên khi đơn hàng đến tay người nhận thì lại bị thiếu, bị hư hại. Vì thế hãy đóng gói bưu kiện cẩn thận, đặc biệt với các mặt hàng quan trọng hoặc các sản phẩm dễ vỡ như thủy tinh, gốm, sứ, máy móc,... Hãy nhớ rằng, khi ship COD, khách hàng có thể kiểm tra hàng hóa, vì vậy trong quá trình vận chuyển bị hư hại thì họ có thể không nhận đơn và người bị thiệt hại cuối cùng sẽ là bạn. Đừng lơ là bước này nhé. Một số yếu tố có thể giúp bạn bảo vệ hàng hóa tốt hơn bao gồm: 

Vật liệu sử dụng để gói hàng: tùy thuộc vào sản phẩm bạn muốn vận chuyển sẽ có những vật liệu phù hợp. Tuy nhiên, chung quy lại thì bạn nên sử dụng các vật liệu mềm, xốp để bao xung quanh kiện hàng của mình. Đừng quá lạm dụng vì nó sẽ ảnh hưởng tới cân nặng của kiện hàng và đẩy phí ship lên cao hơn rất nhiều. Còn đối với những giấy tờ quan trọng như văn kiện, hóa đơn, hợp đồng,... thì bạn nên niêm phong lại để đảm bảo mức độ bảo mật thông tin. 

Kỹ thuật gói hàng: việc sắp xếp, đóng gói hàng cũng cần phải hết sức cẩn thận. Chẳng hạn như bạn phải luôn tìm cách làm sao cho kiện hàng được gọn gàng, giảm thiểu tối đa ảnh hưởng từ bên ngoài. Bên cạnh đó, đối với những mặt hàng dễ vỡ, cách tốt nhất để giữ chúng được nguyên vẹn là ghi chú ở bên ngoài kiện hàng với dòng chữ “Xin nhẹ tay, hàng hóa dễ vỡ”. Bạn cũng có thể sử dụng cách này để ghi lại một số thông tin quan trọng như người nhận, địa chỉ,... để tránh bị thất lạc đơn hàng. 

Lưu ý khác trong quá trình đóng gói hàng gửi bưu điện: 

  • Các giấy tờ đi kèm theo sản phẩm như phiếu thông tin, sách hướng dẫn sử dụng nên được đặt vào phía bên trong thùng hàng.

  • Trong khi gói hàng, hãy cố gắng để một bề mặt phẳng, điều này sẽ giúp bạn có thể dán thêm được thông tin về người gửi, người nhận lên hàng hóa, giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị thất lạc. 

  • Dựa vào sản phẩm cần gửi mà chọn một chất liệu buộc hàng cho phù hợp. Không nên sử dụng dây thừng hoặc dây vải để buộc hàng hóa. 

  • Kích thước thùng hàng của phải vừa đúng với kích cỡ của sản phẩm cần gửi. Đừng sử dụng một cái thùng quá to so với hàng hàng hóa. Có quá nhiều khoảng trống sẽ làm các món hàng bị xê dịch liên tục trong lúc vận chuyển, dẫn đến hư hỏng. 

  • Có thể sử dụng băng dính để dán bên ngoài để bảo vệ kiện hàng. 

Bước 2: Tìm một bưu điện thuận tiện nhất để gửi hàng

Bạn nên tìm kiếm một bưu cục gần mình nhất để có thể mang hàng ra đó gửi. Điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian đi gửi hàng, khách hàng cũng sẽ nhanh chóng nhận được món hàng mà họ yêu thích. Hơn nữa, khi có vấn đề gì phát sinh, bạn cũng không cần mất nhiều thời gian di chuyển để đến bưu điện giải quyết vấn đề. Việc tìm kiếm một bưu điện gần nhất để gửi hàng cũng không quá phức tạp, chỉ cần truy cập lên website của họ là bạn sẽ biết địa chỉ bưu cục gần nhất là ở đâu. Bạn có thể vào đường dẫn này để xem chi tiết hơn: http://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem.

Sau khi truy cập link bên trên, bạn nhập thông tin của bản thân để có tìm kiếm được bưu điện phù hợp nhất với bạn. Ví dụ: nếu muốn gửi hàng ở Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh, hình thức chuyển phát nhanh EMS thì bạn nhập thông tin như hình dưới đây, danh sách các cửa hàng phù hợp sẽ hiện ra để bạn lựa chọn. 

Tìm một bưu điện thuận tiện nhất để gửi hàng

Bước 3: Làm thủ tục ship hàng qua bưu điện

“Cần phải làm những gì để có thể ship COD bưu điện” là thắc mắc của rất nhiều người. Rất đơn giản, khi mang hàng gửi đến bưu điện, bạn sẽ được các nhân viên ở đó tư vấn để chọn dịch vụ, sau đó bạn sẽ quyết định là chuyển phát nhanh, gửi bưu kiện hay bưu phẩm đảm bảo. Khi có bất kỳ vướng mắc nào về việc ship hàng hay nhận thanh toán, hãy hỏi trực tiếp nhân viên ở đó để được hỗ trợ tốt nhất. 

Lúc này sẽ có người kiểm tra kiện hàng của bạn, từ kích lượng, khối lượng, phân loại hàng hóa và cuối cùng là báo phí vận chuyển. Sau đó, bạn sẽ được phát một tờ khai thông tin khi gửi hàng. Hãy điền đầy đủ thông tin vào phiếu thông tin này nhé, nhớ là đừng bỏ sót các thông tin quan trọng của người nhận như địa chỉ, số điện thoại liên hệ, họ và tên,... Khi điền xong phiếu gửi hàng này thì bạn sẽ được giữ 1 bản sao để sau này cần đối chiếu lại và nhận tiền COD. 

Tra cứu tình trạng hàng gửi ở đâu?

Tra cứu tình trạng hàng gửi bưu điện ở đâu

Một thời gian sau khi gửi hàng, nếu muốn biết đơn hàng đang ở đâu thì bạn có thể truy cập vào http://www.vnpost.vn/vi-vn/dinh-vi/buu-pham?key=, sau đó nhập mã bưu phẩm đã được cấp lúc trước, toàn bộ thông tin về kiện hàng của bạn sẽ được hiển thị. Nếu đã giao thành công thì bạn có thể cầm các giấy tờ cần thiết rồi ra bưu điện nhận tiền hàng. 

Nếu không có internet thì bạn có thể kiểm tra đơn hàng bưu điện bằng cách gửi tin nhắn đến tổng đài theo cú pháp:

EMS <Mã vận đơn> gửi 8176 

Với phương pháp này thì mỗi lần bạn có thể kiểm tra 1 mã vận chuyển và cước phí phải chịu là 1000 đồng/tin. Cách này sẽ khá tốn kém nếu bạn có quá nhiều đơn hàng cần kiểm tra. 

Ngoài 2 cách truyền thống ở trên, nếu là một nhà bán hàng chuyên nghiệp với rất nhiều đơn hàng mỗi hàng thì cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian chính là sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng. Công cụ này cung cấp tính năng đối soát với đơn vị vận chuyển. Lúc này, dù là dùng cách gửi hàng qua bưu điện hay qua các đơn vị vận chuyển thì bạn đều có thể tra cứu tình trạng của tất cả đơn hàng cùng một lúc. Điều này vừa giúp bạn tiết kiệm công sức quản lý đơn hàng, vừa biết được chính xác tình trạng vận đơn để có hướng xử lý kịp thời. 

Một số lưu ý quan trọng khi gửi hàng qua bưu điện

lưu ý quan trọng khi gửi hàng qua bưu điện

Thời gian bưu điện làm việc

Có rất nhiều người gặp phải tình trạng vất vả chở một bưu kiện lớn đến bưu điện để gửi hàng, tuy nhiên lại đúng ngay vào giờ họ không làm việc, khiến mọi thứ trở nên công cốc. Vì thế, để không rơi vào tình trạng như trên, bạn cần nắm được thời gian hoạt động của bưu điện để chủ động sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất. 

Lưu ý về khung giờ làm việc của bưu điện, cụ thể: 

Sáng: Từ 7h30 – 12h00.

Chiều: Từ 13h00 – 19h00

Đa số các bưu điện đều làm việc từ sáng thứ 2 đến sáng thứ 7, chiều thứ 7 và cả ngày chủ nhật sẽ không làm việc. Tuy nhiên, sẽ có một số bưu điện có giờ hoạt động khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố tác động bên ngoài như điểm giao dịch lớn, nằm ở trung tâm thì có thể bắt đầu sớm hơn từ 6h30 và đóng cửa muộn hơn vào khoảng 20h. Bạn chỉ cần nắm rõ khung giờ hoạt động của bưu điện mà bạn thường xuyên giao dịch nhất là được. Hãy hỏi thêm nhân viên làm việc tại đó để biết được chính xác thời gian làm việc của họ. 

Cách giảm thiểu tỷ lệ hoàn trả hàng

Hàng hóa bị chuyển hoàn là điều mà những người gửi hàng cực kỳ không mong muốn. Một số nguyên nhân chính dẫn đến việc hàng hóa bị chuyển hoàn là:

- Shipper không gọi được cho người nhận quá nhiều lần.

- Người nhận đổi ý không muốn lấy hàng. 

- Hàng hóa trong quá trình vận chuyển bị hư hại khiến người nhận không hài lòng. 

- Do bạn gửi nhầm đơn hàng. 

- Đối thủ chơi xấu, cố tình đặt hàng rồi không nhận.

-... 

Mặc dù không thể hạn chế tuyệt đối việc hoàn trả hàng, tuy nhiên nếu làm theo “tips” sau đây, bạn sẽ giảm được tỷ lệ chuyển hoàn: 

- Thứ nhất, người giao hàng sẽ có nhiệm vụ gọi cho người nhận với số lần nhất định. Lúc này, bạn cần theo dõi tình trạng đơn hàng sát sao, nếu thấy đơn hàng chưa được giao với lý do không liên lạc được với người nhận, bạn cần tìm cách gọi cho khách hàng kêu họ để ý hơn. 

- Thứ hai, để tránh tình trạng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hãy đóng gói sản phẩm thật cẩn thận. Đối với những món hàng dễ vỡ thì cần ghi chú lại vào lưu ý với đơn vị vận chuyển.

- Thứ ba, với những bạn đóng gói và vận chuyển nhiều đơn hàng cùng lúc sẽ rất dễ bị nhầm lẫn bưu kiện này với bưu kiện khác. Vì vậy bạn có thể in thông tin khách hàng và sản phẩm lên bề mặt ưu kiện để tránh sai sót xảy ra. Giá cả của một chiếc máy in hóa đơn cũng rất rẻ, hãy mua về sử dụng để tránh được nhầm lẫn khi gói hàng. 

- Thứ tư, khi bị đối thủ chơi xấu, bạn có thể lập một danh sách những khách không nhận hàng (blacklist). Nếu những người này tiếp tục đặt hàng thì bạn có thể nhờ họ đặt cọc tiền rồi mới chuyển đơn đi để tránh tình trạng boom hàng. 

Khiếu nại và bồi thường khi có sự cố xảy ra

1. Thời hạn khiếu nại

- 6 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian toàn trình đối với khiếu nại về việc mất bưu gửi, chuyển phát bưu gửi chậm so với thời gian toàn trình đã công bố; trường hợp thời gian toàn trình của dịch vụ chưa được công bố thì thời hiệu này được tính từ ngày bưu gửi được chấp nhận.

- 1 tháng kể từ ngày bưu gửi đã được chuyển tới người nhận với những khiếu nại liên quan đến bưu gửi bị hư hỏng, các vấn đề về giá cước và các nội dung khác có liên quan trực tiếp đến bưu gửi.

2. Thời hạn giải quyết khiếu nại

- Tối đa 2 tháng kể từ ngày khiếu nại được tiếp nhận đối với dịch vụ trong nước.

- Tối đa 3 tháng kể từ ngày khiếu nại được tiếp nhận đối với dịch vụ quốc tế.

3. Chính sách bồi thường

- Với những trường hợp bị mất, hư hỏng hoặc bị tráo đổi toàn bộ được xác định theo mức giới hạn trách nhiệm bồi thường thiệt hại toàn bộ đối với dịch vụ mà khách hàng sử dụng.

- Việc bồi thường trong trường hợp bưu gửi bị mất, hư hỏng hoặc tráo đổi một phần được xác định trên cơ sở thiệt hại thực tế, nhưng không cao hơn mức giới hạn trách nhiệm bồi thường thiệt hại toàn bộ đối với dịch vụ mà khách hàng sử dụng, trừ trường hợp Bưu điện và khách hàng có thỏa thuận khác.

- Mức giới hạn trách nhiệm bồi thường do Bưu điện ban hành trên cơ sở mức bồi thường do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

- Tiền bồi thường được thanh toán bằng đồng Việt Nam, việc chi trả được thực hiện một lần trừ trường hợp Bưu điện Việt Nam và khách hàng có thỏa thuận khác.

- Tiền bồi thường được trả cho người gửi, trừ trường hợp có thỏa thuận khác; trường hợp bưu gửi bị hư hỏng, mất một phần mà người nhận đồng ý nhận phần còn lại thì tiền bồi thường được trả cho người nhận.

- Việc bồi thường thiệt hại trực tiếp được thực hiện trên cơ sở hợp đồng cung ứng và sử dụng dịch vụ bưu chính. Không bồi thường thiệt hại gián tiếp ngoài hợp đồng hoặc các nguồn lợi không thu được do việc cung ứng dịch vụ bưu chính không bảo đảm chất lượng mà hai bên đã thỏa thuận.

4. Mức bồi thường

- Trường hợp bưu phẩm bị mất hoặc hư hại hoàn toàn: mức bồi thường bằng bốn (04) lần cước dịch vụ khách hàng đã thanh toán (có bao gồm thuế GTGT).

- Trường hợp bưu phẩm bị mất hoặc hư hại một phần: Mức bồi thường tối đa như sau: số tiền bồi thường = (tỷ lệ % khối lượng bưu phẩm bị mất hoặc hư hại) x (mức bồi thường trong trường hợp bị mất hoặc hư hại hoàn toàn).

Ghi chú: tỷ lệ % khối lượng bưu gửi bị mất hoặc hư hại được xác định căn cứ vào biên bản lập có xác nhận của người gửi.

- Trường hợp bưu phẩm bị chuyển hoàn sai do lỗi của Bưu điện: miễn cước chuyển hoàn và bồi thường bằng cước dịch vụ khách hàng đã thanh toán (có bao gồm thuế GTGT).

Nguồn: http://www.vnpost.vn/

Hy vọng với chủ đề “Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện & Những lưu ý quan trọng khi ship hàng” TPos vừa chia sẻ, các bạn đã biết cách ship COD bưu điện là như thế nào và cần chuẩn bị những gì. Nếu còn bất cứ câu hỏi nào thì bạn có thể để lại bình luận bên dưới, TPos sẽ giải đáp miễn phí. Cùng theo dõi TPos để nhận thêm những kiến thức kinh doanh hữu ích khác nhé!

Chuyên mục: Blog , Chia sẻ
Đánh giá bài viết:

Bài viết liên quan

Tận hưởng trải nghiệm bán hàng không cần lo lắng

Miễn phí tạo tên miền cho khách hàng mới với tất cả các gói

Hỗ trợ tận nơi 24/7

Hoàn tiền 100% nếu khách hàng không hài lòng

Dùng thử